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GELÖST

EDI-Daten (VDA4905, 4906, 4913, etc) archivieren?

Frage Sicherheit Backup

Mitglied: cse

cse (Level 2) - Jetzt verbinden

20.10.2011 um 14:36 Uhr, 5636 Aufrufe, 7 Kommentare

Diese Daten müssen ja wie Papierbelege 10 Jahre aufbewahrt werden.

Hi Leute,

wie macht ihr das bei euch?

Also wir haben einen Dienstleister (sitzt im Ausland, da Mutterkonzern auch im Ausland). Dort kennt man die 10 Jahre-Regeln scheinbar nicht.
Nun gut, das habe ich denen mitgeteilt.

Es kam ein Angebot:

Die wollen uns eine Exceltabelle über jeden Monat schicken, dort steht dann sowas drin

NachrichtID - Datum - Partner - etc -etc (halt relevante Daten)

Die letzten zwei Splaten sollen dann einen Link enthalten 1x zur Originalnachricht und 1x zur übersetzten Nachricht für unser ERP-System (SAP)

Wie die Dateien aussehen (txt, pdf) weiß ich noch nicht. Laut §147, Abs. 1 Abgabenordnung sind die ja unveränderlich zu archivieren. Wie macht ihr das? Wie soll das am besten gemacht werden?
Ich würden dann monatlich diese Daten erhalten und pack die bei uns mit ins BU.


Was sagt ihr dazu?


Viele Grüße,
cse.
Mitglied: CadelPigott
20.10.2011 um 15:31 Uhr
Hallo cse.,

ein heiß diskutiertes Thema hast du dir da ausgesucht.

Wenn ich hier mal die GDPdU Handlungsempfehlung zitieren darf:

"Ist die elektronische Unterlage als steuerrelevant anzusehen, so stellt sich die frage, was mit der EDi-Datei
am EDi-konverter und dem daraus gewonnenen iDoC hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht zu geschehen
hat, soweit die kommunikation nicht direkt zwischen zwei SAP-Systemen ohne EDi erfolgt. hier geht das insti-
tut der wirtschaftsprüfer in Deutschland e. V. (iDw) davon aus, dass beide formate i.S.d. der Gob / GobS
aufzuheben sind82 (vgl. auch bmf-fAQ83). Dagegen vertritt der zVEi in seiner kommentierung des bmf-fAQ die
Auffassung, dass dies zu einer doppelten Datenaufbewahrung führt und nicht in Einklang mit dem Grundsatz
der Verhältnismäßigkeit steht. Es sei von daher abzulehnen.84 letztendlich liegt die Entscheidung bei jedem
Steuerpflichtigen."

Zitat Ende.

Wir sind zum Schluss gekommen, dass die Archivierung der ERP Belege für unsere Belange genügt.

Gruß Cadel
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Mitglied: cse
21.10.2011 um 08:37 Uhr
Hi Cadel,

ja is ein tolles Thema

Das mit der Doppelarchivierung ist sicher richtig, aber bei den Datenträgergrößem heutzutage sehe ich damit erst mal kein Problem.
Mir stellt sich die Frage in welchem Format ihr die Daten archiviert?

Also das Angebot was wir haben sieht vor, die Daten als Dateien zu erhalten die mit Notepad zu öffnen sind.

Wie ist das bei euch?
Ansich ist ja es nicht möglich EDI-Daten zu speichern, die man nicht ändern kann. Öffnen und ändern ist halt immer möglich. Das wiederum macht meinem kaufm. Leiter Bauweh, wegen Finanzamt und Co.

Grüße,
cse.
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Mitglied: CadelPigott
21.10.2011 um 11:00 Uhr
Hallo cse.

also was ich dir noch mit Sicherheit sagen kann, ist, dass die Excel Datei keine gesetzeskonforme Archivierung ist.
Wie gesagt, die EDI Daten werden bei uns nicht archiviert. Erst die SAP IDOC´s werden archiviert. Ich glaube nicht, dass wir uns da rechtlich auf dünnem Eis bewegen.

Der Vorteil der VDA EDI Daten ist in diesem Fall gleichzeitig ein Nachteil. Es handelt sich nunmal in der Regel um "dumme Textdateien", die mit mehr oder weniger Aufwand durch den Administrator veränderbar sind.
Wenn du deinem kaufmännischen Leiter eine für ihn plausible Lösung anbieten willst, müsstest du, bzw. dein Dienstleister sicherstellen, dass das EDI Mapping zunächst
per Script ein PDF von der empfangenen Datei erstellt, bevor sie weiter konvertiert wird.
Aber dann müsste nach meinem Verständnis jeder Konvertierungsschritt archiviert werden und spätestens dann ist keine Verhältnismäßigkeit mehr zu erkennen.

Beim Thema Verhältnismäßigkeit bei einer Doppelarchivierung gehts auch nicht nur um den belegten Speicherplatz, sondern auch um den Mehraufwand der erzeugt wird.

Gruß
Cadel
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Mitglied: cse
24.10.2011 um 13:32 Uhr
Hola Cadel,

ok im Excel sind die Daten glücklicher Weise nicht archiviert.
Es wird nur ein Link im Excel zur Quelldatei angegeben.

mein kaufmän. Leiter sieht nun folgendes vor:

1. EDI muss laufen ohne Probleme.
2. Zusammen mit unserem Anwalt formulieren wir einen Anfrage an das FA (verbindlich) - also wie wir das dann archivieren wollen.
3. das dauert dann Wochen bis Monate.
4. hoffenltich lehnen die das nicht ab.

Das mit dem Script in ein PDF wäre ja schon mal ein Anfang, wobei wir beide wissen, dass man da auch sehr leicht Änderungen durchführen kann.

grüße,
cse.
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Mitglied: CadelPigott
24.10.2011 um 16:44 Uhr
Hallo cse.,

kann klappen, muß aber nicht.
Jedenfalls kann euch keiner Untätigkeit vorwerfen. Wer weiß was der Gesetzgeber in den Wochen und Monaten noch alles ausheckt


bzgl. PDF Manipulation gibt es ja die Möglichkeit, PDF Dateien digital zertifizieren zu lassen.

Gruß
Cadel
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Mitglied: cse
27.10.2011 um 13:42 Uhr
Hi,

ja das wäre ja in der Tat eine Möglichkeit.
Muss das mal prüfen lassen

So würde das dann aussehen:

1. Eingang VDA4906 --> Archiv PDF signiert
2. Mapping Dienstleister --> Archiv PDF signiert
3. IDOC im SAP --> bleibt abrufbar im EDI-Monitor nach Verarbeitung (oder reicht dies nicht?)

Grüße,
cse.
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Mitglied: CadelPigott
27.10.2011 um 15:01 Uhr
Hi,
Schritt 3 wird wohl nicht genügen, weil die IDOC´s über die Transaktion WE19 (kann bei dir eine andere sein) weiterhin veränderbar sind.
Die IDOC´s müssen auch archiviert werden.

Aber ansonsten würde ich das als praktikablen Weg sehen.

Gruß
Cadel
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