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Email Gruppenmailbox und Email mehrmals Kopieren in Abhängigkeit an versendete Person (Exchange 2010)

Frage Microsoft Exchange Server

Mitglied: KANARYA79

KANARYA79 (Level 1) - Jetzt verbinden

02.02.2012, aktualisiert 17:39 Uhr, 4053 Aufrufe, 2 Kommentare

Hallo zusammen,

wir suchen eine Lösung (Addon, etc.) bzw. Vorschlag für folgendes Problem mit Exchange 2010 SP1

Ausgangslage Firma mit 20 Fussballmanagern.
5 Assistenten
Gruppenmailbox ist bereits angelegt mit den 20 Fussballmanagern.
1 Assistent betreut n Manager



Alle E-Mails der 20 Manager sollen in eine Mailbox so dass die Assistenten alle E-Mails aller Manger in einer E-Mail Box bearbeiten können. Die primären Funktionen ist das Sammeln, Lesen und Ausdrucken der E-Mails und deren Anhänge. Die Assistenten der Manager führen die Arbeit aus. Sie drucken die E-Mails wie auch die Anhänge aus und legen die Hardcopies zu dem entsprechenden Dossier (rechtliche Gründe) ab.


Diese E-Mail geht an die persönliche Mailbox wie auch mit Nennung des betreffenden Manager als Adressaten an die gemeinsame, zentrale „Manager Mailverwaltungs“-Mailbox unabhängig von der Anzahl und Typ der Adressaten (cc, bcc etc.). Ungeöffnete (=ungelesene) E-Mails sind rot hinterlegt.
Auch verschlüsselte E-Mails werden an die Manager Mailverwaltungs-Mailbox weitergeleitet, mit rudimen-tären Angaben (Adressat/Betreff).

--> die Email muss für einen Manager kopiert werden, wenn

- er als Adressat (an, cc, bcc, etc.) genannt ist, aber Drittpersonen müssen ignoriert werden.

Beispiel:

Email1 geht an (an) Manager 1 , (cc) Manager2, (bcc) Manager3 und Ext-Person1.

Dann soll die die Email wie folgt aufgelöst (kopiert) werden:

Email1 für Manager1
Email1 für Manager2
Email1 für Manager3

Ext-Person1 wird ignoriert.

Das gleiche Schema zählt auch für gesendete Emails.

Hoffe jemand hat eine Idee...

Danke im Voraus.
Mitglied: NetWolf
02.02.2012 um 21:41 Uhr
Moin Moin,

sorry, aber wer hat sich denn so was ausgedacht?

Meine Lösung (ohne Addons):

1 persönliches Postfach für jeden Manager = 20 persönliche Postfächer
1 persönliches Postfach für jeden Assistenten = 5 persönliche Postfächer

Jeder Assistent erhält Bearbeitungs- (ggf. Vertretungs-) berechtigung auf den Manager-Postfächern für die er zuständig ist.

Wir schreiben das Jahr 2012 und es gibt immer noch Menschen (in Führungspositionen), die jede Spammail ausgedruckt haben wollen. *grummel*
Die Datensicherung des Exchangeservers und die Archivierungsfunktion von Outlook erspart das Ausdrucken. Emails sind imho nicht rechtsverbindlich, also ist es sch..egal ob ausgedruckt, oder auf einem Speichermedium archiviert. (Bitte dazu einen Rechtsanwalt befragen, der sich damit auskennt)

Die Manager können per OWA und/oder per Handy/Notebook dann auf Ihr Exchange-Postfach zugreifen und die Emails direkt lesen (ohne Ausdruck).
Wenn du unbedingt "Dossiers" haben musst (warum auch immer, erinnert mich so an das 16. Jahrhundert...) erstelle entsprechende Ordner in den öffentlichen Ordnern von Exchange.

Das Verteilen der ein- und ausgehender Emails übernimmt der Exchange Server automatisch, da muss kein Mensch (Assistent) Hand anlegen.
Ein Sammelpostfach für alle eingehenden Emails anzulegen - um sie dann wieder per Hand zu verteilen - ist imho eine ABM-Maßnahme für die armen Assistenten.

btw Bitte tue dir einen Gefallen und lese dich intensiv in den Exchange Server und Outlook ein, oder beauftrage eine Firma mit der Einrichtung der Postfächer und der sonstigen Konfiguration.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: KANARYA79
02.02.2012 um 22:48 Uhr
Guten abend,

erstmal vielen Dank für deine Antwort.

Aber deine "Weltverbesser"-Art kannst du dir sparen, was geht dich an wie die Menschen arbeiten wollen??? Es gibt ein Problem und dazu brauchen wir eine Lösung nicht mehr nicht weniger!

Von Hand anlegen war nie die Rede, darum reden wir ja auch von einer elektronischen Lösung, lediglich das Drucken wird manuell ausgeführt. Die armen Assistenten wollen so arbeiten und verdienen dabei ne Menge Geld...

Bitte tue mir einen Gefallen und beschäftige dich wie man einen Kunden glücklich macht und nicht wie eine Softwareprodukt dich einschränkt.

Grüsse aus Anywhere
Bitte warten ..
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