Top-Themen

Aktuelle Themen (A bis Z)

Administrator.de FeedbackApache ServerAppleAssemblerAudioAusbildungAuslandBackupBasicBatch & ShellBenchmarksBibliotheken & ToolkitsBlogsCloud-DiensteClusterCMSCPU, RAM, MainboardsCSSC und C++DatenbankenDatenschutzDebianDigitiales FernsehenDNSDrucker und ScannerDSL, VDSLE-BooksE-BusinessE-MailEntwicklungErkennung und -AbwehrExchange ServerFestplatten, SSD, RaidFirewallFlatratesGoogle AndroidGrafikGrafikkarten & MonitoreGroupwareHardwareHosting & HousingHTMLHumor (lol)Hyper-VIconsIDE & EditorenInformationsdiensteInstallationInstant MessagingInternetInternet DomäneniOSISDN & AnaloganschlüsseiTunesJavaJavaScriptKiXtartKVMLAN, WAN, WirelessLinuxLinux DesktopLinux NetzwerkLinux ToolsLinux UserverwaltungLizenzierungMac OS XMicrosoftMicrosoft OfficeMikroTik RouterOSMonitoringMultimediaMultimedia & ZubehörNetzwerkeNetzwerkgrundlagenNetzwerkmanagementNetzwerkprotokolleNotebook & ZubehörNovell NetwareOff TopicOpenOffice, LibreOfficeOutlook & MailPapierkorbPascal und DelphiPeripheriegerätePerlPHPPythonRechtliche FragenRedHat, CentOS, FedoraRouter & RoutingSambaSAN, NAS, DASSchriftartenSchulung & TrainingSEOServerServer-HardwareSicherheitSicherheits-ToolsSicherheitsgrundlagenSolarisSonstige SystemeSoziale NetzwerkeSpeicherkartenStudentenjobs & PraktikumSuche ProjektpartnerSuseSwitche und HubsTipps & TricksTK-Netze & GeräteUbuntuUMTS, EDGE & GPRSUtilitiesVB for ApplicationsVerschlüsselung & ZertifikateVideo & StreamingViren und TrojanerVirtualisierungVisual StudioVmwareVoice over IPWebbrowserWebentwicklungWeiterbildungWindows 7Windows 8Windows 10Windows InstallationWindows MobileWindows NetzwerkWindows ServerWindows SystemdateienWindows ToolsWindows UpdateWindows UserverwaltungWindows VistaWindows XPXenserverXMLZusammenarbeit

EMails archivieren (Aufbewahrungspflicht) - einige Fragen

Frage Sicherheit Rechtliche Fragen

Mitglied: creyzee

creyzee (Level 1) - Jetzt verbinden

07.03.2006, aktualisiert 19.04.2006, 14970 Aufrufe, 6 Kommentare

Hallo,

in unserer Firma werden die EMail-Postfächer der Benutzer jeden Monat von mir auf DVD archiviert. Bisher habe ich dabei nur einem Datenverlust vorbeugen wollen. Jetzt möchte ich auch sicherstellen, dass die EMails so archiviert sind, dass sie auch als rechtsgültige Dokumente anerkannt werden. Doch dabei sind einige Fragen offen:

1) Wir bekommen sehr oft Planungsunterlagen als Anhang. Können diese aus der EMail entfernt werden (um Platz zu sparen - die Anhänge werden separat abgespeichert) oder muß man den Anhang aufheben?

2) Wie lange sollten EMails (Daten allgemein?) aufgehoben werden?

3) Spielt das Speicherformat eine Rolle? Wir verwenden Postfächer im *.box- Format (alle Mails in einem Postfach werden in einer *.box- Datei gespeichert). Sollten wir besser jede EMail einzeln als msg- Datei ablegen?

4) Sind weitere Aspekte zu beachten, die ich bisher nicht bedacht habe?

Für hilfreiche Dialoge und Antworten bin ich euch sehr dankbar.

creyzee
Mitglied: TobiasNYC
07.03.2006 um 16:37 Uhr
zu 2.
Bei uns im Büro müssen Planungsunterlagen sowie der Schriftverkehr bis zu 30 Jahre Aufgehoben werden (gesetzlich vorgeschrieben für Architekturbüros)
Würde mich nicht wundern, wenn der elektronische Datenverkehr auch darunter fällt.

Das ist aber von Branche zu Branche unterschiedlich mit der Aufbewahrungsdauer.
Bitte warten ..
Mitglied: potatoe
07.03.2006 um 16:46 Uhr
hallo, nehme an es geht um die gdpdu
also: es gibt ne schoene seite im netz, die erklaert so ziemlich alles zu dem thema:
http://www.contentmanager.de/magazin/artikel_405-115_gdpdu_archivierung ...
und dann noch:
http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung#Zehn_Merks.C3.A ...
allerdings sollte angemerkt werden das fuer dokumente steuerrchtliche relevanz nur besteht, wenn z.b. rechnungen originaer auf einem rechnersystem erstellt werden - also ne rechnung die einfach nur (auf nem pc) geschrieben wird, anschliessend ausgedruckt und abgelegt wird - die muss nicht elektronisch fuer >idea (ich glaube so heisst die FA-sw)< aufbewahrt werden.
ne firma kann einen brief ans bundesfinanzministerium schreiben und bezueglich dessen nachfragen: die antworten dann bspw. das wenn keine steuerrechtlich rel. daten nur edv-gestuetzt verwendet werden man auf diese art der aufbewahrung prinzipiell verzichten kann

gruss jaN
Bitte warten ..
Mitglied: yetti
04.04.2006 um 15:42 Uhr
Hi zusammen.

Die Mails müssen sofort, unverändert, unveränderbar gespeichert werden,
die Firma GFI bietet ein Programm für Exchange an.
Es müssen alle Mails archiviert werden, nicht nur die Steuerlich relevanten,
neben Maileingang auch der Ausgang, selbst interne Mails.
Einfaches archivieren auf DVD reicht nicht aus.

Die Aufbewahrungsfristen sind gleich mit denen in Papierform.
Wenn Dokumente in Papierform vorhanden sind, und Daten elektronisch
verarbeitet werden, müssen die elektronischen Daten ebenso archiviert werden.

so long yeTTi
Bitte warten ..
Mitglied: creyzee
05.04.2006 um 15:51 Uhr
Hallo,

danke für deinen Hinweis. Aber wo bekommt man diese Informationen her bzw. wer schreibt einem die Verfahren vor?

Wieso reicht eine Sicherung auf DVD nicht aus? Wenn die DVD nicht wiederbeschreibbar ist und die Disk abgeschlossen wird, kann man doch nichts mehr verändern. Und die Datums- und Zeitwerte der Daten (erstellt, letzter Zugriff) beweisen doch den Zeitraum, da diese mit fixiert werden, oder?

Gibt es auch andere Tools? Wir verwenden kein Exchange, sondern eine Kombi aus "Hamster" und "Foxmail"...

Fragen über Fragen - nur der Bürokratie wegen ...

Also bis dann sagt creyzee
Bitte warten ..
Mitglied: McBert
12.04.2006 um 15:24 Uhr
Es müssen alle Mails archiviert werden,
nicht nur die Steuerlich relevanten,
Wie kommst Du darauf?
Auf welcher rechtlichen Grundlage soll das geregelt sein?

Alle Regelungen hinsichtlich Finanzbuchhaltung (also auch GDPDU) betreffen nur "Geschäfts- bzw. Handelsbriefe", keinesfalls jedoch Werbung oder sonstigen kaufmännisch unrelevanten Kram.
Wenn man *alle* Mails aufbewahren müsste, müsste man ja analog auch alle Spam-Papierpost oder Spam-Faxe aufbewahren (und über alle Spam-Telefonate einen Beleg erzeugen...).
Bitte warten ..
Mitglied: yetti
19.04.2006 um 17:26 Uhr
> Es müssen alle Mails archiviert
werden,
> nicht nur die Steuerlich relevanten,
Wie kommst Du darauf?
Auf welcher rechtlichen Grundlage soll das
geregelt sein?

Da sonst nicht sicher gestellt ist das nicht ausversehen halt Steuerlich relevante Mails gelöscht wurden.
Weder Software noch Mitarbeiter dürfen Mails selektiv löschen können.


Alle Regelungen hinsichtlich
Finanzbuchhaltung (also auch GDPDU)
betreffen nur "Geschäfts- bzw.
Handelsbriefe", keinesfalls jedoch
Werbung oder sonstigen kaufmännisch
unrelevanten Kram.
Wenn man *alle* Mails aufbewahren
müsste, müsste man ja analog auch
alle Spam-Papierpost oder Spam-Faxe
aufbewahren (und über alle
Spam-Telefonate einen Beleg erzeugen...).

Bei Telefonaten muss natürlich kein Beleg erzeugt werden, da Telefonate nicht von der GDPDU nicht betroffen sind.
Spam-Papierpost oder Spam-Faxe werden ja nicht mit einen Index versehen,
und bei Briefen gibt es nicht immer kopien beim Absender.

Deshalb sollte auch der private Mail-Verkehr ausdrücklich untersagt werden, aber das ist wieder ein anderes Thema.
Bitte warten ..
Ähnliche Inhalte
E-Mail
EMails revisionssicher archivieren
Frage von SkyemugenE-Mail9 Kommentare

Aloha zusammen, ich stehe momentan vor der Herausforderung, besonders für die DSGVO, EMails revisionssicher zu archivieren. Da wir keinen ...

Rechtliche Fragen
Aufbewahrungspflicht für Dateien von ehemaligen Mitarbeitern
gelöst Frage von sk-it83Rechtliche Fragen2 Kommentare

Hallo zusammen, ich habe mal wieder eine Frage, die da wäre: Wie haltet ihr es mit dem aufbewahren von ...

Backup
Aufbewahrungspflicht physischer Backupmedien
Frage von CertonBackup3 Kommentare

Liebe Tech Gemeinde Folgende Situation: Ein System Speichert sensible Daten mit einer gesetzlich vorgegeben Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren in ...

Exchange Server
Archivieren von markierten und abgehakten Mails
gelöst Frage von gumpiliExchange Server1 Kommentar

Hallo zusammen, wir haben einen Exchange 2010 Server und auf den Arbeitsplätzen hauptsächlich Office 2007 installiert. Wenn ich im ...

Neue Wissensbeiträge
Internet

EU-DSGVO: WHOIS soll weniger Informationen liefern

Information von sabines vor 10 StundenInternet4 Kommentare

Wegen der europäische Datenschutzgrundverordnung stehen die Prozesse um die Registrierung von Domains auf dem Prüfstand. Sollte die Forderungen umgesetzt ...

Verschlüsselung & Zertifikate

19 Jahre alter Angriff auf TLS funktioniert immer noch

Information von BassFishFox vor 17 StundenVerschlüsselung & Zertifikate1 Kommentar

Interessant zu lesen. Der Bleichenbacher-Angriff gilt unter Kryptographen als Klassiker, trotzdem funktioniert er oft noch. Wie wir herausgefunden haben, ...

Windows 10

Windows 10 Fall Creators Update - Neue Funktion Hyper-V Standardswitch kann ggf. Fehler bei Proxy Configs verursachen

Erfahrungsbericht von rzlbrnft vor 1 TagWindows 104 Kommentare

Hallo Kollegen, Da wir die Gefahr lieben, haben wir bei einigen Usern nun mittlerweile das Creators Update drauf. Einige ...

Sicherheit

TLS-Zertifikat und privater Schlüssel von Microsofts Dynamics 365 geleakt

Information von Penny.Cilin vor 1 TagSicherheit

Microsoft hat versehentlich das TLS-Zertifikat inklusive dem privaten Schlüssel seiner Business-Anwendung Dynamics 365 geleakt. TLS-Zertifikat und privater Schlüssel von ...

Heiß diskutierte Inhalte
LAN, WAN, Wireless
Von rj11 auf rj45
Frage von jensgebkenLAN, WAN, Wireless19 Kommentare

Hallo Gemeinschaft, könnt ihr mir vielleicht bei der anfertigung eines Kabels helfen - habe ein rj 11 stecker und ...

Netzwerkmanagement
Firefox Profieles im Roaming
gelöst Frage von Hendrik2586Netzwerkmanagement17 Kommentare

Hallo liebe Leute. :) Ich hab da ein kleines Problem, welches anscheinend nicht unbekannt ist. Wir nutzen hier in ...

Netzwerkmanagement
NAS über zwei weitere Ethernet Anschlüsse verbinden
gelöst Frage von Sibelius001Netzwerkmanagement17 Kommentare

Sorry - ich bin hier wahrscheinlich als kompetter IT Trottel unterwegs. Aber eventuell kann mir jemand ganz einfach helfen: ...

LAN, WAN, Wireless
Häufig Probleme beim Anmelden in WLAN
Frage von mabue88LAN, WAN, Wireless15 Kommentare

Hallo zusammen, in einem Netzwerk gibt es relativ häufig (1-2 mal pro Woche) Probleme mit der WLAN-Verbindung. Zunächst mal ...