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Emails archivieren über Software

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: Jimbow

Jimbow (Level 1) - Jetzt verbinden

10.09.2012 um 15:54 Uhr, 3728 Aufrufe, 16 Kommentare

Hallo zusammen,

wir setzen Outlook 2007/2010 gemischt ein und verwenden die Software OLX TeamOutlook.

Nun haben wir das Problem, dass unsere Emailanzahl sehr stark wächst und dadurch das Synchronisieren immer länger dauert. Zu dem kommt noch hinzu, dass alle wichtigen Emails immer noch zusätzlich ausgedruckt werden.

Um dies zu optimieren, suchen wir eine Archivierungssoftware für unsere Emails. Diese Software soll einen einfachen Suchmechanismus besitzen, in der wir wie in Outlook nach den entsprechenden Betreffen etc. suchen können. Am Besten wäre es, wenn die Software direkt in Outlook integrierbar wäre.

Jetzt habe ich einfach mal nach so Softwares gegoogelt und natürlich viele gefunden. Jetzt suche ich Euren Rat oder Empfehlung, welche Software gut dafür geeignet wäre. MailStore ist mir positiv aufgefallen. Was meint ihr?
Mitglied: d4shoerncheN
10.09.2012 um 16:03 Uhr
Hallo,

habe seit geraumer Zeit auch den MailStore Server im Einsatz und bin sowohl mit dem Produkt und auch mit dem Support mehr als zufrieden.

Die Installations und Konfiguration bereitet keine großen Schwierigkeiten. Ein Add-On für Outlook lässt sich runterladen und wirklich jedem Mitarbeiter erklären. Die Suche darüber ist einfach und man hat sämtliche Möglichkeiten.

Ich empfehle dir die Testversion herunterzuladen und das Produkt einfach ausgiebig zu testen. Ich bin mir sicher, du wirst begeistert sein.

Gruß
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Mitglied: nikoatit
10.09.2012 um 16:05 Uhr
Moin,

bei MailStore kann ich dir zustimmen...Höre auch nur positives darüber!
Es bietet dir die Möglichkeit eine Suche direkt im Outlook zu integrieren oder ohne client den Zugang via Webaccess.
Auch per Smartphone ist eine Suche möglich.
Die Daten können aus verschiedenen Quellen abgerufen werden und sogar kombiniert (Exchange, Outlook, Thunderbird, IMAP-Konto, usw...)
Die Suche selbst läuft sehr flüssig und ein Wiederherstellen von E-Mails geht per wenigen Klicks.
Ich schreib dir mal eine Privatnachricht hier im Forum.

Gruß
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Mitglied: Dobby
10.09.2012 um 16:11 Uhr
Hallo Jimbow,

für wie viele Klienten benötigt Ihr denn eine Email Archivierung?

Es kam jetzt leider nicht so ganz rüber, wollt Ihr die Software OLX TeamOutlook absetzen und durch MailStore ersetzen oder OLX TeamOutlook weiter verwenden und zusätzlich MailStore benutzen?

Wie sichert Ihr Eure Email denn bis jetzt und mit was?

Alle wichtigen Emails ausdrucken werden auch weiterhin sehr viele Betriebe und Sie bei den dazugehörigen Vorgängen mit ablegen.

Gruß
Dobby
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Mitglied: wiesi200
10.09.2012 um 16:16 Uhr
Hallo,

ist zwar keine "Software" aber wenn ihr einen Exchange einsetzt.
http://www.com2.de/netorchestra/email-archivierung.html
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Mitglied: Jimbow
10.09.2012 um 22:36 Uhr
Wäre für 10 User direkt, obwohl nicht alle das Archiv benötigen aber egal.

Die Sicherung erfolgt über Olx selber. Die Daten liegen dank Olx so oder so auf dem Server und diese Daten werden dann gesichert. Wir wollen Olx behalten, damit posteingänge, kalender etc. Von anderen eingesehen werden können und dann bsp. Mailstore für das Archiv verwenden und ggf. Backup.

Steht hinter Mailstore eine richtige Datenbank oder ist das eine reine filebased Applikation?
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Mitglied: Dobby
11.09.2012 um 08:10 Uhr
Hallo Jimbow,

ich habe das nur aus folgendem Grund wissen wollen:

- 10 user = 340 Euro + ca.~80 Euro im Jahr für Update- und Support-Service.
- OLX und MailStore Verträglichkeit oder eben auch nicht!

Den Rest würde ich bei MailStore direkt per Email anfragen, die werben damit in ca. 3 Stunden zu antworten
und das mit der Datenbank wäre mir persönlich eher egal bis zweitrangig, da mehrere Leute hier damit guten Erfahrungen gemacht haben und die Software auch einsetzen, denn die rechts sichere Speicherung oder das rechts sichere Backup der Emails wäre da wohl eher vorrangig und natürlich die Kosten.

Aber ich denke das Preismodell scheint wirklich fair zu sein!

Gruß
Dobby
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Mitglied: toku56412
11.09.2012 um 18:50 Uhr
Hi @ all,

ich kann mich Euren Empfehlungen nur anschliessen. MailStore Server ist m.E. die beste Software zur Mailarchivierung.
Ich selbst setze Mailstore mit dem MDaemon Blackberry Server von Alt-N ein. Passt wunderbar zusammen (mit Outlook 2007) und ist wahnsinnig schnell im Finden von E-Mails.

Torsten Kunoth
IT-Service Kunoth
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Mitglied: Jimbow
13.09.2012 um 15:24 Uhr
So ich habe die 30 Tage Testversion mal installiert und sieht alles soweit gut aus.

Nur jetzt kommt ein ABER:

In Outlook habe ich das Addin eingebunden und kann da wunderbar im Archiv suchen und Emails öffnen/wiederherstellen aber ich habe noch keine Funktion gefunden, wo ich eine Email einzelnt ins Archiv verschieben kann, weil das geht ja bei der normalen Outlookarchivlösung. Ist das irgendwie in Mailstore möglich oder kann ich nur zu bestimmten Zeitpunkten über Task in der mailstore Adminkonsole das einrichten?

Und ich habe auch keine Möglichkeit über Outlook in dem Archivordner eine eigene Ordnerstruktur anzulegen oder? In dem Mailstoreclient konnte ich eigene Ordner anlegen aber schöner wäre es, wenn ich alles über den Outlookclient machen könnte, wie bei der normalen outlookarchivfunktion
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Mitglied: d4shoerncheN
13.09.2012, aktualisiert um 15:33 Uhr
Hallo, Jimbow.

Das wird so auch nicht funktionieren, bei der Software ist es eigentlich auch nicht gewollt das jeder Benutzer dort etwas ändern / anlegen kann.

Bei einer Archivierungssoftware muss sichergestellt sein, dass die Benutzer dort keinen Zugriff drauf haben, bzw. nichts ändern und löschen können.

Auch bietet er dies bzgl. dann keine Ordnerstruktur, da er generell nur unter ein- und ausgehende Mails unterscheidet.

Generell solltest du den MailStore Server so einstellen, dass er über das Exchange-Journal alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt abfängt und archiviert. Hat einfach auch rechtliche Hintergründe.

Gruß
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Mitglied: Jimbow
13.09.2012 um 16:17 Uhr
Das wäre ja quatsch, wenn alle Emails direkt automatisch archiviert werden würden, da ja auch Werbung etc. mit archiviert werden würde.

Wir suchen eine Software, die ausgewählte Emails archiviert mit Ordnerstruktur.

Beispiel:

Eine Elektrofirma schreibt eine Rechnung für Obj. A, B, C, D ..x^10 . Diese werden alle archiviert. Nun benötigt User X die Rechnung M und weiß leider nicht mehr genau wann die Rechnung per Email kam und was im Betreff stand. Deshalb sucht er nach der Elektrofirma und bekommt tausend Treffer. Dies wäre nun sehr unvorteilhaft und würde viel Zeit in Anspruch nehmen.

Deshalb ist es so wichtig, dass die Emails nach Kategorieren bzw. Ordnern einfach archiviert werden.

Gibt es nun so ein Programm?
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Mitglied: d4shoerncheN
13.09.2012 um 16:23 Uhr
Hallo,

Das wäre ja quatsch, wenn alle Emails direkt automatisch archiviert werden würden, da ja auch Werbung etc. mit archiviert werden würde.
Darüber lässt sich streiten.

Wir suchen eine Software, die ausgewählte Emails archiviert mit Ordnerstruktur.
Das ging aus deiner Fragestellung aber nicht hervor.

Eine Elektrofirma schreibt eine Rechnung für Obj. A, B, C, D ..x^10 . Diese werden alle archiviert. Nun benötigt User X die Rechnung M und weiß leider nicht mehr genau wann die Rechnung per Email kam und was im Betreff stand. Deshalb sucht er nach der Elektrofirma und bekommt tausend Treffer. Dies wäre nun sehr unvorteilhaft und würde viel Zeit in Anspruch nehmen.
Dann gebe ich als Suche (erweiterte Suche) einen ungefähren Zeitraum an, die E-Mail Adresse und wähle zusätzlich noch "Nur E-Mails mit Anhang" und schon habe ich die E-Mail schnell gefunden.

Gruß
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Mitglied: Dobby
13.09.2012 um 17:23 Uhr
Hallo Jimbow,

naja was d4shoerncheN da schreibt ist natürlich nicht ganz ohne!

Die Firma wirbt nämlich auch damit das die EMails rechts konform archiviert werden!!!
Und das was Ihr braucht und die Bieten sind dann eben zweierlei.

Ist schon richtig, wenn das Finanzamt bei Euch eine Prüfung vornehmen will und Ihr lasst eben mal alle Mails zu einem dicken Auftrag verschwinden.................

Oder es geht vor Gericht weil ein Statiker bestätigt hat das die Brücke das zusätzliche Gewicht trägt....

Also dann solltet ihr vielleicht beides machen!
Einmal die Software Benutzen um alles rechts sicher zu archivieren und zum anderen
sollten Eure Mitarbeiter, die ja auch wissen welche Email zu welchem Vorgang gehört sich mal ein paar
Ordner oder gar eine Ordner Struktur in Outlook anlegen.

Kunden / Namen / Aufträge / Ordner mit Auftragsnummer

Wie Sie das Organisieren sollen kann ich Dir von hier aus auch nicht sagen, da ich weder weiß wie Eure Firma organisiert ist Bereiche, Abteilungen, Gruppen usw.

Aber das kann jeder für sich machen, dann einfach einen Archivordner anlegen und die Einstellungen bezüglich der Archive vornehmen. Kann man prima drin herum suchen und alles ist zu den Aufträgen hierarchisch abgelegt!

Sollte das Aufgrund der Fülle von Aufträgen und der Größe der Firma nicht möglich sein, ich rede nicht von der Faulheit der Mitarbeiter so etwas anzulegen, sondern Aufgrund des Drucks und der Größe,
heißt Dein Stichwort eigentlich Dokumentenmanagement die Email und Anhänge mit einschließt.

Die sollten dann aber auch auf einem eigenen Server laufen wenn das so eine große Firma ist und
dann kannst du dort Dokumente jeglicher Art von Office über Emails und pdf´s und was weiß nicht alles
ablegen und immer schnell wiederfinden. Das gibt es für Emails alleine bestimmt auch, aber ob das eben noch rechts konform ist solltest Du auch mit berücksichtigen.

Gruß
Dobby
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Mitglied: Jimbow
16.09.2012 um 01:15 Uhr
Gibt es denn überhaupt so eine software?
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Mitglied: Dobby
16.09.2012 um 08:34 Uhr
Guten Morgen Jimbow,

wie schon gesagt Dein Stichwort sollte Dokumenten Management System (DMS)sein.
Unter Wikipedia gibt es eine gute Erklärung dazu und weiter unten wird freie und kommerzielle Software
benannt vielleicht ist dort ja was für Dich dabei.

Wikipedia


Schönen Sonntag und Gruß
Dobby
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Mitglied: wiesi200
16.09.2012 um 09:23 Uhr
Hallo,

Zwei klassise Vertreter in dem Bereich.
EasyArchive und ELO Office.
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Mitglied: Jimbow
20.09.2012 um 14:43 Uhr
Aber sicher, dass das was ich meine DMS ist? Ich möchte doch nur, dass meine Emails aus Outlook archiviert werden und ich selber eine Ordnerstruktur erstellen kann.

Es muss doch eine Archivierungssoftware geben, die einzelne Emails archivieren kann und man dort noch eine eigene Ordnerstruktur zulässt. Eigentlich genau wie die Outlook Archivierung nur mit einer richtigen Datenbank.

Unter EasyArchiv finde ich leider keine richtigen Ansprechpartner, geschweige denn eine offizielle Homepage.
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