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Ereignis oder Termin für IT-Wartung im Outlook-Kalender aller Benutzer anzeigen

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: marsmars

marsmars (Level 1) - Jetzt verbinden

04.04.2014, aktualisiert 11:20 Uhr, 1630 Aufrufe, 3 Kommentare, 1 Danke

Hallo zusammen,

aktuell veröffentlichen wir die geplanten IT-Wartungsarbeiten im Intranet. Da das offensichtlich nicht ausreicht, versenden wir dann 3 Tage vorher und am Tag der Wartung eine Info-Mail, in der wir wir die Benutzer auffordern den PC bis zum Beginn der Wartung auszuschalten. Falls ein Wartungstermin nicht wahrgenommen wird, teilen wir dies ebenfalls per E-Mail mit. Die Wartung beginnt immer zu einer festen Uhrzeit an einem Freitag und ein Ende gibt es offiziell nicht.

Jetzt gab den Vorschlag, dies per Outlookkalender zumachen.
Da die Termine mit der Leitung ein Jahr im Vorraus geplant wurden möchten wir eigentlich nicht, dass der Benutzer diesem zustimmen muss usw, sondern diese festeingetragen bekommt und er einfach daran erinnert wird. Ist der Beginn der Wartung um mehr als 4 Stunden verstrichen soll er nicht mehr erinnert werden. Auf der anderen Seite hat der Kollege theoretisch noch Zeit und hat natürlich keinen Termin, während in der IT die Wartung durchgeführt wird...

Spannender wird es, wenn man alle Wartungsarbeiten betrachtet, die auch die Fachanwendungen, bestimmte Thinclients usw. berücksichtigen und nicht auf den Zeitpunkt, der allegemeinen Wartung (Infrastruktur, u.a. Netzwerk, Patche, usw.) fallen kann. Diese werden werden individuellen mit den (Anwendungs-) Betreuern und der (Anwendungs-) Nutzer ausgehandelt.

Was habt Ihr für Vorschläge? Wie wird so etwas bei euch gemacht?
Software: Exchange 2007 (noch); Sharepoint 2007 (Ablösung innerhalb eines Jahres geplant); Outlook 2007; ca. 110 verschiedene Fachanwendungen.
Mitglied: sk-it83
04.04.2014 um 11:21 Uhr
Hi,

hier gibts eine E-Mail, zu Wartungsarbeiten oder Ausfällen. Lesen oder nicht-lesen, ganz einfach. Klappt prima.

Extra nen Kalender, halt ich für übertrieben.

VG
Bitte warten ..
Mitglied: Matze208
04.04.2014 um 12:37 Uhr
Hi,

du kannst die versandte E-Mail bei den jeweiligen Usern mit "zur Kenntnisnahme" kennzeichnen, dann erhalten diese noch eine extra Benachrichtigung. Außerdem wird dann der Termin als Aufgabe eingetragen.

Gruß

Matze
Bitte warten ..
Mitglied: marsmars
16.04.2014 um 19:13 Uhr
Hi, danke für den Tipp.
Erster Test ist jetzt endlich in einer ruhigen Minute erfolgt - folgende Konstellation:
~ Nachricht mit Erinnerung verschickt (wird aber bei mir nicht in den Aufgaben angezeigt.)
~ Nachricht läuft ab am ... um ...(Damit Abwesende nicht mit soetwas bombadiert werden = Spam ... )

Mh woran liegt es jetzt, dass es nicht in den Aufgaben erscheint... Denn wenn die Aufgaben im Kalender unter dem Tag angezeigt werden, halte ich das schon für sehr praktisch ... und entspricht eigentlich dem gesuchten

Danke schonmal für die Antwort
Bitte warten ..
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