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Excel-Datensätze beim Import in Access bearbeiten

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: Aennie

Aennie (Level 1) - Jetzt verbinden

08.10.2007, aktualisiert 03.12.2007, 6930 Aufrufe, 14 Kommentare

Hallöchen,
ich habe folgende Herausforderung (es ist schon eine Herausforderung, es zu beschreiben):
Meine Excel-Tabelle hat Datensätze, die zum Teil redundant sind. Diese Redundanzen sollen bei einem Import in die Access Datenbank bearbeitet und zusammengefasst werden.

Beispiel:
Aus folgenden Datensätzen in Excel
Susi Müller Mannheim 30
Susi Müller Wolfsburg 50
wird in Access
Susi Müller Mannheim,Wolfsburg 80

Ist so etwas mit Access einfach realisierbar, oder müssen für solche Zwecke Makros geschrieben werden?
Mitglied: cim
09.10.2007 um 06:37 Uhr
Moin,
also m.E. ist das beim Standard-Import nicht möglich.
Also ist es nur per Makro (VBA) oder über Abfragen lösbar.
Die Zahlen sind kein Problem (z.B. SQL), aber die Texte zu verknüpfen ... uiuiui ... da habe ich leider keine "einfache" Lösung, evtl. nur möglich über Recordset-Objekte.
(Sorry, ich weiß schon, dass Dir die Antwort nicht weiterhilft, aber vielleicht besser als keine?)
Schöne Grüße!
Bitte warten ..
Mitglied: jato11
09.10.2007 um 23:49 Uhr
Hallo Aennie,
müssen die Daten in Excel anschließend weitergepflegt werden?
Oder ist der Transport nach Access einmalig?
Ich würde mir überlegen die Datenbank anders aufzubauen (wenn möglich).
Dann sollten für Vorname, Name, Ort und Wert einzelne Felder verwendet werden.

Viele grüße
Torsten
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Mitglied: Aennie
10.10.2007 um 08:28 Uhr
Also, es ist ja schonmal so, dass alle diese Datensätze, die von mir als Beispiel genannt wurden, in verschiedenen Zellen stehen. Und umbauen kann ich da an der Struktur leider nichts... Die Excel-Tabelle soll dann am Ende gar nicht mehr existieren, die Daten sollen nur noch über kleine Abfragen in Access eingesehen werden.
Es sollen eben beim Import nur diverse datensätze zusammengefasst werden, wenn bestimmte Attribute übereinstimmen...wenn man das so sagen kann

Aber vielen lieben Dank schonmal für eure Hilfe!
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Mitglied: jato11
10.10.2007 um 08:49 Uhr
Wenn die Werte in einzelnen Zellen stehen, ist das eigentlich kein Problem.
Die Zusammenfassung kannst Du auch nach dem Import durchführen oder in Berichten
zusammen ausgeben.
Zeige doch mal wie Deine Excel-Tabelle aussieht.

Viele Grüße
Torsten
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Mitglied: Aennie
11.10.2007 um 08:11 Uhr
Die Zusammenfassung kannst Du auch nach dem
Import durchführen oder in Berichten
zusammen ausgeben.

Wie kann ich das denn machen? Ich bin ein absoluter Noob, was Access angeht...
Hab mich bisher immer nur mit dem guten phpMyAdmin beschäftigt. Der macht wenigstens, was ich ihm sage
Meine Tabelle umfasst knapp 5000 Datensätze. Hier ein kleiner modifizierter Auszug der wichtigen Zellen:

Kategorie Datum Fahrtennr,Kosten,Abgabeort Empfangsort,Volumen,Gewicht,Ziel
E 20060704 123456 ;438,09;Halamalla Wupsta 12,07 4.248 Rumpeltal
A 20060703 987654 ;247,41;Bumbum Gimmelai 1,94 1.656 Hasulita
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Mitglied: jato11
11.10.2007 um 08:45 Uhr
Kategorie Datum Fahrtennr, Kosten, Abgabeort Empfangsort, Volumen, Gewicht, Ziel
Stehen Kategorie Datum Fahrtennr und Abgabeort Empfangsort wirklich in einer Zelle oder
sind es einzelne Zellen (Komma vergessen?)

Wenn jeder Wert in einer Zelle steht, ist die Übernahme in Access nicht so schlimm.
Welche Access-Version nutzt Du
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Mitglied: Aennie
11.10.2007 um 09:03 Uhr
*seufz* Ich Dummchen! Ich hab die Kommas vergessen... alles in separaten Zellen.
Access-Version 2002
Mein Problem ist ja auch nicht wirklich die Übernahme bzw der Import, sondern dass beispielsweise alle Volumen, Kosten und Gewichtzahlen addiert werden müssen, wenn die Fahrtennr identisch ist. Gleichzeitig müssen verschiedene Ziele in eine Zelle geschoben werden...
bin ich vielleicht einfach nur zu blind, das Einfachste zu sehen???
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Mitglied: jato11
11.10.2007 um 09:34 Uhr
Das ist schon mal gut. Dann erstelle eine neue Access DB mit der Du richtig rumspielen kannst.
Hole die Daten über Import aus Excel.
Mache anschließend eine Kopie der Access-Tabelle als Sicherung.

In den Tabelleneigenschaften muss evtl. noch für die Felder das Zahlenformat angepasst werden.
Ob das Datum in ein Datum-Format geändert werden kann muss man ausprobieren. Ist aber wohl
auch zweitrangig.

Erstelle eine Abfrage in der alle Felder eingetragen sind. Der Name dieser Abfrage könnte
"Bericht einzelne Route" sein.
Trage in der Abfrage, unten in der Tabelle, beim Feld "Fahrtennr", unter Kriterien folgendes ein:
[Welche Fahrten Nr soll angezeigt werden?]

Oben in der Symbolleiste kannst Du umschalten zwischen Entwurfsansicht und Datenblattansicht.
Beim umschalten sollte die Frage kommen, welche Fahrten Nr Du sehen willst.

Das Ergebnis sollte in etwas so aussehen wie Deine Excel-Tabelle.

Probier es aus, dann erstellen wir einen Bericht der auch rechnet.

Viele Grüße
Torsten
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Mitglied: Aennie
12.10.2007 um 10:46 Uhr
so so so so soooooooo,
jetzt kam ich endlich mal dazu, meine tabelle zu importieren (ständig war was anderes hier).
habe eine abfrage erstellt, mit der ich alle wichtigen daten herausgezogen habe. also Kategorie, Datum, Fahrtennr, Kosten, Abgabeort, Empfangsort, Volumen, Gewicht und Ziel.

Nun muss folgendes geschehen:
Wenn eine bei Kategorie A (es gibt nur zwei Kategorien) eine Fahrtennr doppelt vor kommt, müssen Kosten, Volumen und Gewicht summiert werden und alle Inhalte der Zellen Datum, Abgabeort, Empfangsort und Ziel in eine Zelle zusammengefasst werden.

Das geht mittels eines sog. Berichts?
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Mitglied: jato11
12.10.2007 um 15:36 Uhr
Schön,
hast Du das Kriterium, wie oben beschrieben mal eingegeben?
Ohne Kriterium müssen alle Datensätze angezeigt werden.

Nun kannst Du einen Bericht erstellen, ich nehme dafür gerne den Assistenten. Ändern kann man später.
Datenquelle ist die Abfrage - nicht die Tabelle.

Ich nutze im Bericht die Bereiche meist so:
Berichtskopf - Überschrift und Kundendaten
Seitenkopf - Überschriften für Tabellen in Bezeichnungsfeldern
Detailbereich - die Daten in Textfeldern
Seitenfuß - Seitenzahl und Datum
Berichtsfuß - für Berechnungen, Gesamtsummen

Empfangsort kannst Du weglassen. Bei Ziel tägst Du bei Steuerelementinhalt folgendes ein:
=[Empfangsort] & " " & [Ziel]

Wie soll Dein Bericht nachher aussehen? Ein Bericht für alle Fahrten oder jede Faht einzeln?

Im Berichtsfuß kannst Du ein neues Textfeld erstellen:
Name ist GesamtSumme_Gewicht
Steuerelementinhalt ist =Summe[Gewicht] (mit Gleichheitszeichen)

Wenn Du alle Fahrten in einen Bericht haben möchtest müssen wir gruppieren

Viele Grüße
Torsten
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Mitglied: Aennie
15.10.2007 um 07:59 Uhr
Einen wunderschönen guten Morgen wünsche ich euch!
Also, irgendwie klappt das alles nicht so, wie ich mir das vorstelle... mein kleines Access erstellt mir zwar nen Bericht, das ist ja auch ganz fein, aber wie bekomm ich es hin, dass der summiert??? Bei mir sortiert er nur.
Und: Wo kann ich Berichtskopf, Seitenkopf, Detailbereich, Seitenfuß und Berichtsfuß einstellen? Bei den Gruppierungsebenen?
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Mitglied: cim
15.10.2007 um 08:13 Uhr
Moin,
bitte öffne in Deinem Datenbankfenster den Bericht in der Entwurfsansicht.
Oder öffne normal den Bericht, rechte Maustaste, Entwurf.
Dort siehst Du die Unterteilung wie in einem Formular mit Kopf, Bereich und Fuß.

Falls Du diese nicht siehst, klicke in der Entwurfsansicht auf das Menu Ansicht und setze die Haken bei Seitenkopf und -fuß und Kopf- und Fußzeile.

Erstelle dann die Summenfelder, wie schon sehr gut von Torsten beschrieben.

Wenn's Dir zu lange dauert, kannst Du 'ne Dummy-Datenbank schicken und wir könnten versuchen, eine Lösung zu finden.

Schöne Grüße!
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Mitglied: jato11
23.11.2007 um 22:10 Uhr
Hallo Aennie,
was machen die Summen?
Erledigt oder aufgegeben?
Bitte warten ..
Mitglied: Aennie
03.12.2007 um 17:11 Uhr
Traurige Geschichte: erst gescheitert und dann dazu gezwungen worden, aufzugeben...
es war dem Arbeitgeber dann plötzlich nicht mehr so wichtig und er erachtete eine andere Aufgabe für mich als wichtiger. Schon schade, da ich gern mal was richtiges mit Access gemacht hätte. Das kommt noch
Aber vielen lieben herzlichen Dank für eure Mühen!
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