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GELÖST

Excel Verknüpfung mit anderen Dateien

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: gamer0815

gamer0815 (Level 1) - Jetzt verbinden

16.06.2007, aktualisiert 19.06.2007, 29508 Aufrufe, 10 Kommentare

Hallo ich hoffe, dass mir jemand bei dieser Sache helfen kann:

Ich habe eine Excel Tabelle mit 12 Datenblättern eine pro Monat in jedem Datenblatt sind die selben SVERWEISE, welche auf eine Datei mit dem Namen Saldenliste.xls zugreifen. Die ausgegebene Spalte ändert sich pro Datenblatt.
Die Datei Saldenliste.xls ist ursprünglich eine Textdatei, exportiert aus einem anderen Programm.

Mein Probelm:

Wenn ich die Saldenliste exportiere, in Excel einfüge, so importiere dass sie richtig angezeigt wird und dann mit dem Namen Saldenliste.xls speichere, dann ändert sich nur der Name, nicht aber der Dateityp --> es ist immernoch eine Textdatei.
Wenn ich jetzt die andere Exceldatei öffne, können die Daten nicht aktualisiert werden, da Excel diese scheinbar nicht aus der Textdatei auslesen kann. Wenn ich die Saldenliste dann öffne, werden die Daten erst aktualisiert.

Jetzt habe ich alle Daten aus der Saldenliste kopiert, in eine neue Datei, und sie dann eingefügt, das Datenblatt richtig umbenannt und als .xls Datei gespeichert.

Wenn ich jetzt wieder die andere Datei öffne, dauert es ca. 2 Minuten, bis die Datei offen ist und dann meldet er wieder, dass ich die Datei öffnen muss um die Daten aktualisieren zu können. Wenn ich sie dann öffne braucht es noch mal 1 Minute dann sind die Daten hier.

In dieser Datei sind noch andere Verknüpfungen zu anderen .xls Dateien und diese werden ohne Probleme in 2 Sekunden oder so aktualisiert.

Ich möchte aber nicht bei jedem Start die Saldenliste nebenbei öffnen müssen, da ich diese Datei eigentlich nicht brauche --> nur die Daten daraus.

Hoffentlich kann mir jemand helfen.

--> Die SVERWEISE lauten so: =SVERWEIS(4840;Saldenliste.xls!Z1:Z65536;14)
bzw. ---> =SVERWEIS(4005;'C:\gesamter Pfad\[Saldenliste.xls]Saldenliste'!Z1:Z65536;14)

Also ändert sich eigentlich nichts egal ob es jetzt die .txt Datei ist oder die richtige .xls da beide komplett gleich heißen.

Am liebsten wäre es mir, wenn er einfach aus der .txt Datei richtig auslesen könnte, da es aus einer .xls Datei scheinbar sehr lange braucht.

Es sind ja auch sehr viele Daten:
1. der Dateinbereich von Anfang bis Ende
2. ca. 100 SVERWEISE pro Datenblatt und dann das ganze noch mal 12.
Zudem die internen Rechnungen und anderen Verknüpfungen.

Meldet euch bitte falls ich eine Lösung für dieses Problem habt.

Danke schon mal!
Mitglied: 16568
16.06.2007 um 12:10 Uhr
Hm, ich habe Excel ja schon mal für eine Unternehmens-Planung vergenußwurzelt, von daher denke ich, daß Du manche Sachen in Deiner Excel-Tabelle sicherlich optimieren solltest.

Wenn Du Bock hast, und die Daten nicht zu sensibel sind (ggf. durch Demodaten austauschen), laß mir die Files zukommen, dann guck' ich mal drüber.
Excel hat da ein paar ganz nette "Features", welchen ich nur mit VBA beikommen konnte...


Lonesome Walker
Bitte warten ..
Mitglied: gamer0815
16.06.2007 um 13:53 Uhr
Würde mich freuen!
Wenn mir deine E-Mailadresse schreibst könnt ich dir die Dateien schicken.
Danke schon mal!
Bitte warten ..
Mitglied: Biber
16.06.2007 um 16:50 Uhr
Moin gamer0815,

da klinke ich mich gern mit ein - eine Mailadresse steht in meinem Profil.
Unter der Voraussetzung, dass wir Teile der Lösungsstrategien (vorher/nachher) auch hier forumsöffentlich machen.

Denke schon, dass LSW mit mir klarkommt.

Grüße
Biber
Bitte warten ..
Mitglied: gamer0815
16.06.2007 um 17:12 Uhr
Mit Teilen der Lösungsstrategie habe ich kein Problem.
Solange nicht das gesamte Budgetierungsprogramm zum download angeboten wird.

Ich schick dir einen Downloadlink @Biber mal schauen ob ihr mir da helfen könnt. Ich hoffe schon.
Bitte warten ..
Mitglied: 16568
16.06.2007 um 18:01 Uhr
Boooooaaaah, was is'n das?

Wenn ich da eine Datei aufmache, frägt er mich nach Verknüpfungen zu aktualisieren, und schrottet dann die Tabelle.
(und mein Excel 2003 verabschiedet sich auch)

Hast Du hier evtl. eine Struktur?


Lonesome Walker
Bitte warten ..
Mitglied: 13100
16.06.2007 um 19:14 Uhr
hauptsache dat neue excel hat ne schöne gui und ein paar schwule unnötige
features die eigentlich keiner braucht, sich aber gut verkaufen.
sonst gibt's ja auch beim office/excel/windows nix zutun - wieso den auch, die
verkaufszahlen stimmen doch = topprodukt (leider mit vielen mängeln).

versuch's mal mit dem safemode von execl.
damit sollte dat gurkenexcel von microsoft die datei(en) wenigstens
anzeigen können.

excel.exe /safe

ACHTUNG: danach sind, glaub ich, alle symbolleisten und
gegebenenfalls auch anderen individualisierungen permanent
auf standard zurück gesetzt. sprich man müsste sich eventuelle
modifikationen der symbolleisten und soweiter erneut antun.
Bitte warten ..
Mitglied: gamer0815
16.06.2007 um 21:31 Uhr
Eben das ist ein Problem, dass es so ewig zum laden braucht.
Wenn bei aktualisieren auf NEIN gehst, kann er die Datei auf jeden Fall anzeigen.
Das Problem liegt bei der Monats-Ist-Werte.xls

Diese holt sich Daten aus der Budget.xls und aus der Saldenliste.xls

Struktur habe ich keine genaue, da ich das Programm nicht geschrieben habe, sondern nur umbaue für meine Zwecke.
Aber wie es genau funktioniert kann ich erklären falls das hilft:
In der budget.xls gibt es eine Datenstruktur, wo die Kontonummern und Namen, Wirtschaftsjahr und Name der Firma eingegeben werden.
Weiters ein Datenblatt in dem das geplante Jahresbudget aufgeteilt wird.
Ein Datenblatt für die richtige Periodisierung der Jahresplanwerte und ein Datenblatt zum eingeben der Kreditevidenzen.
--> Das macht keine Probleme, weil das alles Daten sind, die händisch eingegeben werden müssen.

Die Auswertungen.xls stellt dann einige Rechnungen an wobei daten aus dem Budget sowie von den IST WERTEN geholt werden.
Die funktioniert auch ohne Probleme.

Die Saldenliste.xls ist eine Textdatei aus dem Buchhaltungsprogramm, wo die Monatsumsätze sowie vorne der derzeitige Stand SOLLNEU und HABENNEU angegeben wird.

Die IStwerte Datei macht probleme.
Sie holt sich die Kontonummern und Namen aus der Budget.xls --> was funktioniert.
Was sie aber noch macht ist: Sie durchsucht die Saldenliste nach den einzelnen Kontonummern z.b. Kontonummer 4200 --> und gibt z.b. im Monat Mai über SVERWEIS die Daten in der Spalte 14 in der Zeile von KtoNr 4200 aus --> was gleichzeitig der Umsatz im Monat Mai für diese Kto Nr ist.
Das macht er von allen Kontonummern die du in der Budget.xls bei Struktur findest.
Anschließend werden diese Daten Jeweils Summiert, weil manche Sachen wie PERSONALAUFWAND Personalaufwand aus mehreren Konten besteht. Dann durch 1000 dividiert, weil die Werte in tausend EURO angegeben werden. Und als nächstes in die Berechnung auf der Linken seite eingefügt.
Und das bei allen 12 Monaten. Du musst zuerst die Saldenliste.xls öffnen, anschließend die IST-Werte. Dann aktualisieren. Dann sollte die Datei geöffnet und auch aktualisiert werden.
Bitte warten ..
Mitglied: 16568
17.06.2007 um 12:43 Uhr
*kicher*

Nach Deiner Erklärung habe ich jetzt erst mal verstanden, wie wann wo was.

Ich kann Dir aber jetzt schon sagen, daß das Problem zum einen an der Dateiversion liegt.
Mit was für einer Excel-Version arbeitest Du?
Ich habe hier mal Excel 97 probiert (VM), da ging das ziemlich zügig, unter Excel 2003 ist mir Excel erst mal abgeschmiert.

Nun, die budget.xls enthält Makros, die für Excel 2003 nicht definierbar/anzeigbar sind.
Ein weiteres Problem...


Und etwas betriebswirtschaftliches am Rande von mir:
viel zu kompliziert gestrickt


Hm, wie schon gesagt, probier's mal mit Excel 97, da ging es bei mir relativ flott.


Ich würde mir an Deiner Stelle aber auch folgende Lösung überlegen, denn so habe ich es schon manches Mal gemacht:

  • festes Export-Verzeichnis bestimmen (z.B. C:\Import)
  • Makro für den Import der Textdaten schreiben, hierbei den Pfad verwenden, welcher vorher festgelegt wurde
  • Die Monats-Ist-Werte.xls erhält unter

01.
Sub Auto_open() 
02.
 
03.
Application.ScreenUpdating = False 
04.
 
05.
' hier weitere Funktion, um die Daten aus den bestehenden 2 anderen Excel-Dateien zu holen 
06.
' keine Verknüpfungen mehr, weil zu viele Daten!!! 
07.
 
08.
Application.ScreenUpdating = True 
09.
 
10.
End Sub
ein einen Import-Aufruf aller wichtigen Daten, diese werden einmalig importiert, und bei jedem erneuten Öffnen kann man entscheiden, wenn man Makros zuläßt, die alten Daten zu überschreiben.
Kann einem manchmal ganz schön nützlich sein...

Und dann hat die Monats-Ist-Werte.xls wieder mal ganz schön Geschwindigkeit aufgenommen...


Lonesome Walker
Bitte warten ..
Mitglied: gamer0815
17.06.2007 um 14:11 Uhr
Derjenige, der das Programm geschrieben hat hat wohl mit Excel97 gearbeitet, das ist ja auch aus dem Jahre 99 oder so.
Daher die alte Dateiversion.

Die Makros sind glaube ich für die Navigation über die Buttons. Allerdings schaut es so aus als wäre für jeden Button ein eigenes Makro gemacht worden, auch wenn sie genau das selbe machen.

Zudem habe ich Makros gefunden, die keinen Button oder so haben also welche die nicht verwendet werden können.

Also ein festes Export-Verzeichnis für die Saldenliste habe ich schon.
Die anderen 3 Dateien liegen immer im selben Verzeichnis.

Hier kommt allerdings ein weiteres Problem, damit wollte ich erst später anfangen aber gut:

Diese 3 Dateien liegen derzeit im Ordner /Pfad/2007/

Und die Saldenliste liegt im Pfad /anderer Pfad/2007/

Nächstes Jahr allerdings werden die 3 Dateien in einen Ordner 2008 kopiert und die Saldenliste wird auch in einen Ordner 2008 exportiert --> d.h. Hier müssen dann die Verknüpfungen oder Makros auf einen neuen Pfad geändert werden, weil die alten Daten sollten ja nicht verloren gehen.

Ein Makro für den Import der Textdaten schreiben, da muss ich erst mal schauen wie das geht. Von Makros schreiben habe ich leider nicht so die Ahnung.

bezüglich zu kompliziert: inwiefern meinst du das?
Bezogen auf die ganzen Formeln oder auf die Daten?

Also die Daten wie WES, Kosten und Erträge sind wichtig, sonst kann ich ja keinen DB oder kein Betriebsergebnis errechnen.
Die Kreditevidenzen brauche ich derzeit für alle Kosten, die Monatlich gleichbleibend sind.

Die ganze Periodisierung ist sehr wichtig: wir sind ein Saisonsbetrieb, daher muss ich alle Kosten genau aufteilen, sonst passen die Monatsergebnisse überhaupt nicht.
Die Monatsistwerte sind sowieso klar dass man die braucht.VORJAHRESIST zum vergleichen. Und die Auswertungen eben zum Auswerten.

die Gliederung der Erlös- WES- und Aufwandskonten habe ich anhand der Buchhaltung erstellt.

Damit kann ich dann auch eher nachvollziehen wo etwas nicht passt. Ob in der Produktion oder in den Filialen.

Wenn es zu kompliziert wegen den FORMELN findest, das finde ich auch. Ich verstehe nicht warum alles über eine WENN formel gelöst ist.
Allerdings, derjenige der das gemacht hat, hatte damals ein Problem, dass wenn ein Wert NULL war, dieser die andere Formel irgendwie zerstört hat und daher hat er damals mit dem Wissensstand von 1999 alles mit WENN( erstellt.

Naja wenn ich wüsste wie, dann würde ich sowieso alles neu und einfacher machen, vorallem einfacher, wenn man z.b. einen neuen WES einfügen will oder so.
Das ist ja bei dieser Struktur eine Aufgabe von ca. 30 Minuten oder so. WEnn man nur eine einzige Zeile hinzufügen will.

Naja allerdings weiß ich momentan nicht wie man das viel einfacher machen könnte, darum habe ich dieses System reaktiviert.
Eigentlich ist das ja die Aufgabe eines Controllers in unserem Fall einer externen Firma, leider nimmt dieser seine Aufgabe derzeit nicht so richtig ernst und daher haben wir beschlossen uns diese Sache wieder selber zu machen, weil dann weiß man eben dass man es hat.
Und zwar nicht erst irgendwann, wenn es zu spät ist oder nur jeden 2. oder 3. Monat sondern jeden Monat.

Naja genug geschrieben, jetzt seit ihr wieder dran! =)

Grüße
Gamer
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Mitglied: gamer0815
19.06.2007 um 00:24 Uhr
OK danke walker! problem in diesem fall gelöst!
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