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Exchange 2003 konfigurieren - Eine E-Mail Adresse, Weiterverteilung durch Mitarbeiter etc.

Frage Microsoft Exchange Server

Mitglied: zweigelb

zweigelb (Level 1) - Jetzt verbinden

11.02.2009, aktualisiert 13:53 Uhr, 6059 Aufrufe, 3 Kommentare

Zuerst einmal einen herzlichen Dank an die Macher dieser großartigen Seite. Bisher konnte ich mir immer gut durch das lesen der Anleitungen und diverser Forenbeiträge helfen, aber jetzt ist mein Anliegen etwas größer, als daß ich hier fündig werde.

Ich habe einen Neukunden, der einen SBS 2003 Server sein Eigen nennt. Dort herrscht durch einen gigantischen Domainpool bei div. Providern und zig E-Mail Adressen ein gigantisches Durcheinander. Jeder mailt mit seiner eigenen E-Mail Adresse, Mails werden nicht bearbeitet usw. Das ganze soll nun so schnell wie möglich umgestellt werden.

Man hat sich auf eine Domain geeinigt, die von nun an einzig und allein zu Mailzwecken genutzt werden soll. Gewünscht wird eine einzige E-Mail Adresse info@beispiel.de die von einer Sekretärin verwaltet werden soll. Die Dame soll dann die Nachrichten entsprechend der Zuständigkeit weiterverteilen. Hier sehe ich nun aber das Chaos in Perfektion.

Wie wird das in anderen Organisationen gelöst, die nur ein E-Mail Adresse benutzen? Und wie richte ich Exchange etc. ein, damit das ganze auch so funktioniert, daß z.B. bearbeitete Mails als erledigt gekennzeichnet sind etc.

Ich lese hier immer von "gemeinsamen Ordnern". Wäre das nicht die bessere Möglichkeit für diesen Zweck? Versteht mich nicht falsch, aber vor diesem Problem stehe ich nun zum ersten Mal und ich suche wirklich Hilfe.

Gehe ich richtig in der Annahme, daß ich z.B. auf dem PC der Sekretärin einen neuen gemeinsamen Ordner anlegen kann, in den alle E-Mail eingehen, diese dann durch Zugriff der Mitarbeiter abgearbeitet werden und mit diversen Markierungsmöglichkeiten z.B. "Erledigt", "In Bearbeitung" etc. versehen werden können?
Gibt es hier die Möglichkeit eine Art Rückverfolgung einzubauen? Ich meine damit, z.B. das die Mail von Herrn A geöffnet wurde, er diese bearbeitet hat und auch noch an Herrn B weitergeleitet hat?

Wie funktioniert dann der Versand über diese einzige Adresse bei den div. Benutzern? Diese sollen "einfach" auf Antworten und Senden klicken müssen, mehr nicht, falls irgendwie möglich. Bisher hat nämlich jeder User noch mind. fünf weitere E-Mail Konten in seinem Outlook eingerichtet und er muß beim senden oben immer das entsprechende Konto wählen. Ein riesiges Durcheinander eben.

Ich bin um jeden Tipp und jeden Link dankbar, denn ich hätte das Problem gerne so schnell als bald gelöst.

Im voraus vielen, herzlichen Dank
Mitglied: marc-1303
11.02.2009 um 14:24 Uhr
Hallo zweigelb

Ich finde die Lösung mit nur einer einzigen Adresse info@irgendwas.de nicht gut.
Es gibt sicher Lösungsansätze wie die Mails intern bearbeitet oder verteilt werden können. Glücklich wird dein Kunde aber damit nicht, glaube ich. Es wird zu viele Einschränkungen geben. Z.B. kannst Du eine Mail nur generell als gelesen und ungelesen markieren und nicht für jeden User einzeln. Wenn die Mails intern verteilt werden sollen braucht es folglich Mail-Adressen. Warum dann diese nicht gleich für den externen Mail-Verkehr gebrauchen. Das Chaos mit den anderen Postfächern wird sich von selbst lösen, wenn Du per Firewall oder Gruppenrichtlinien das Mailen mit POP oder IMAP verbietest.

Ich selber arbeite mit projektbezogenen Postfächern, welche für die User freigegeben sind. Postfach Stufe 2, Posteingang und Gesendete Objekte Stufe 8. Wenn also ein User an einem Projekt mitarbeitet hängt er sich das entsprechende Postfach in sein Outlook und sieht anschliessend Posteingang und Gesendete Objekte des selben. Er kann anschliessend auch im Auftrag des Projektes Mails versenden.

Ich hoffe, Dir ein wenig geholfen zu haben.
Gruss
Marc
Bitte warten ..
Mitglied: Michael-H
11.02.2009 um 15:42 Uhr
Hallo, wir haben bei uns eine Gruppe angelegt, _Info ,
mit der E-Mail Adresse info@klinik.de,
in der sind 2 Sekretärinnen Mitglied.
Wenn nun von irgendwo eine E-Mail an diese Adresse kommt,
geht sie automatisch an diese beiden Damen.
Diese können die Mail dann weiterleiten und zur Nachverfolgung kennzeichnen.
Bei uns klappt das gut und ich hoffe, ich habe Dich auch richtig verstanden.

Gruß Michael-H
Bitte warten ..
Mitglied: zweigelb
12.02.2009 um 08:10 Uhr
Erst einmal Danke an Marc und an Michael,

ich habe gestern Abend noch ein wenig weiter gestöbert und werde heute das ganze mal angehen. Kurz vor der Mittagspause kann ich loslegen.

Nach Absprache mit dem Kunden soll es eine info@ Adresse geben und vier weitere E-Mail Adressen, die Gruppen zugeordnet sind. Hier kam mir das Argument mit der Nachverfolgung zu Gute. Denn das ist das, was der Betriebsleiter dieser Firma möchte. Da vieles in letzter Zeit unbearbeitet liegen blieb, soll die Nachverfolgung von nun an Klarheit bringen. Ich hoffe nur, daß das ganze so auch funktioniert ;)
Ich habe gesehen, daß auf dem Server zusätzlich noch Popcon installiert ist, um Mails von Servern bei Hosteurope und 1&1 zu holen. Ich werde bei beiden Hostern Weiterleitungen für bisherige E-Mail Adressen einrichten und Popcon werde ich ja wohl nicht mehr brauchen.

Ich melde mich heute Abend wieder und zu berichten, wie es geklappt hat oder ob es noch Probleme gibt.

Vielen herzlichen Dank für die beiden sehr guten Hilfestellungen.
Bitte warten ..
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