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GELÖST

Exchange 2010 - Mehrere Benutzer sollen selbe Absender-E-Mail Adresse haben

Frage Microsoft Exchange Server

Mitglied: ITinfrastruktur

ITinfrastruktur (Level 1) - Jetzt verbinden

23.08.2011, aktualisiert 24.08.2011, 17582 Aufrufe, 15 Kommentare

Das schon lange diskutierte Thema, für das es eigentlich noch immer keine richtige Lösung mit Exchange selbst gibt! Ich habe ein paar Ideen wie man das umsetzen könnte, und vielleicht gibt's auch noch einigen neuen sinnvollen Input von euch.

Aufgabe:
Mehrere Benutzer eines AD 2008 R2 sollen mit ihren Exchange 2010 Postfächern nach außen unter der gleichen E-Mail Adresse versenden. Es darf auch der gleiche Absendername aufscheinen.


Mögliche Lösungswege:

Weg 1: Jeder Benutzer hat ein eigenes Exchange Postach. Zusätzlich erhält er das "Senden als"-Recht auf beispielsweise support@firma.de. Er versendet alle E-Mails eigenverantwortlich mit support@firma.de im Von-Feld.
=> Funktioniert technisch, ist allerdings total unzuverlässig, da die Mitarbeiter unzuverlässig sind und den Von-Eintrag teilweise vergessen.

Weg 2: Gleich wie Weg 1, allerdings wird den Benutzern das Recht genommen unter dem eigenen Exchange Postfach nach extern zu versenden. Sie können nur noch senden, wenn im Von-Feld das Postfach eingetragen ist, für das sie "Senden als"-Rechte haben.
=> "Sende als"-Recht vergeben ist kein Problem, allerdings weiß ich nicht ob man verhindern kann, dass der Benutzer mit dem eigenen Postfach nach außen sendet und trotzdem das "Senden als" noch geht. Wer hat Erfahrung? Gut/Schlecht? Wie wird das umgesetzt?

Weg 3: Wie ich es früher aus Outlook Express kannte, konnte man dort beim Einrichten eines E-Mail Kontos eine andere Rückantwortadresse eintragen. Also Wenn der Empfänger auf "Antworten" klickt, wird an eine andere E-Mail Adresse zurück gesendet als für den Versand verwendet wurde.
=> Gibt's sowas unter Exchange? Schon jemand Erfahrungen damit gemacht? Wäre für meine Lösung auch okay.

Weg 4: Bei mehreren Benutzern die gleiche SMTP-Adresse eintragen.
=> Das geht leider auf normalem Weg nicht. Kennt jemand eine Lösung die in diese Richtung geht?

Weg 5: Bei jedem Benutzer im Outlook ein VBA Script einpflegen, dass beim Versand einer E-Mail automatisch getriggert wird und das Von-Feld automatisch ausfüllt.
=> Hatten wir bisher im Einsatz und funktioniert aus unerklärlichen Gründen die Hälfte von der Zeit nicht.

Weg 6: Hat sonst noch jemand einen anderen Lösungsansatz wie es funktionieren könnte ohne teure Drittanbieter Software zu nutzen (die es klarerweise für solche Fälle gibt)?


Update vom Mittwoch, 24. August 2011 um 12:24 Uhr

Weg 7: Mittels Transportregel wird verhindert, dass Mitglieder einer bestimmten Gruppe (z.B. "keine_ausgehenden_emails"), E-Mails mit ihrem eigenen Postfach nach extern versenden dürfen (nur intern). Weiters wird das "Senden als"-Recht des Postfachs einer anderen Gruppe (z.B. "sendenals_postfachxy") gewährt. Je nachdem bei welchen Benutzern man dieses Verhalten wünscht, werden sie in beide Gruppen eingetragen. Danach sind sie gezwungen im VON-Feld immer das bestimmte Postfach auszuwählen, da sie ansonsten eine Fehlermeldung erhalten, dass ihr E-Mail mit der eigenen E-Mail Adresse nicht nach extern gesendet werden kann.

Weg 8: Mittels einer Transportregel wird die Absender-E-Mail Adresse aller ausgehenden E-Mails (nach extern) von Mitgliedern einer bestimmten Gruppe (z.B. "Support_Team") überschrieben. z.B. wird bei allen Mitgliedern vorname.nachname@firma.de mit support@firma.de überschrieben. Hier ist der Knackpunkt, dass dies grundsätzlich gehen sollte, aber nur unter ganz bestimmter Konstellation unterstützt wird (Address Rewrite / Edge Transport Server Role). Ich habe das noch nicht geschafft einzurichten. Vielleicht braucht man da auch zusätzliche Rollen!?

Weg 9: Es gibt (zumindest in Outlook 2010) die Möglichkeit beim Erstellen eines neuen E-Mails unter dem Reiter "Optionen" die Funktion "Direkte Antworten auf" zu verwenden. D.h. alle gesendeten E-Mails (nicht nur solche nach extern!), bekommen eine Antwort-E-Mail Adresse mitgeliefert. Geht nun der Empfänger auf Antworten, wird die E-Mail nicht an die tatsächliche Versand-E-Mail Adresse zurück geschickt, sondern an die zusätzlich mitgeschickte Antwort-E-Mail Adresse. Leider habe ich hierfür noch keine Gruppenrichtlinien gefunden, noch kann man dies nur für externe E-Mails begrenzen.

Besten Dank für eure Hilfe und eure Lösungs- und Denkansätze!
ITinfrastruktur
Mitglied: StefanKittel
23.08.2011 um 23:59 Uhr
Hallo,

eine wirklich tolle Lösung scheint es nicht zu geben.
MS sagt: 1 Person = 1 Email-Adresse = 1 Firma
Solche "typischen" Sachen in kleinen Firmen wie gemeinsam genutze Adressen, mehrere Firmen als Absender, etc. funktionieren nur fummelig mit öffentlichen Ordnern, gemeinsam genutzen Postfächer oder Verteilern.

Das "Beste" was ich anbieten kann ist ein weiteres POP/SMTP Postfach.
Ich richte dazu einen Dummyuser ein mit senden@domain.local.
Dann richte ich ein POP3/SMTP Postfach in Outlook ein mit diesem Postfach. Als Name und Email-Adresse kann man beliebiges eintragen.
Diesen Absender kann man auch einfacher durch ein Dropdown-Box auswählen. Es ist optisch präsenter.

Auch nicht perfekt, ich weiß.

Stefan
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Mitglied: ITinfrastruktur
24.08.2011 um 00:04 Uhr
Hallo Stefan,

danke für deine Hilfe. Da muss man nicht unbedingt ein POP3-Postfach verwenden. Das geht auch wenn jemand 2 Exchange Konten in Outlook hat. Da kommt auch ein Dropdown-Menü und man kann auswählen, über welches man versenden will. Dann muss man nicht einen "fummeligen" POP3-Workaround machen. Wichtig ist nur, dass man die Zugangsdaten im Windows Tresor richtig hinterlegt, damit alles einwandfrei funktioniert.

Deinen Lösungsansatz haben wir auch schon bei Mitarbeitern mit 2 verschiedenen E-Mail Adressen im Einsatz. Allerdings lässt sich dieser Lösungsweg auf mein obiges Problem leider nicht umlegen.

Gruß,
ITinfrastruktur
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Mitglied: StefanKittel
24.08.2011 um 00:10 Uhr
Hallo,

eine bessere Lösung hab ich leider nicht parat.

Das mit den 2 Exchange-Konten ist richtig, aber
- geht nur ab Office 2010
- geht nur mit max. 2 Konten (POP3 unbegrenzt)

Das ganze ist von MS einfach nicht vorgesehen und ist und bleib angeflickt.

Stefan
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Mitglied: ITinfrastruktur
24.08.2011 um 00:14 Uhr
Hallo Stefan,

bei mir funktioniert das (glaube ich zumindest) ab Outlook 2007 und ich habe aktuell 8 Exchange Konten in 1 Outlook Profil drin. Funktioniert ohne Probleme. Allerdings verwende ich seit kurzem Outlook 2010. Ich glaube mich aber stark daran erinnern zu können, dass das unter Outlook 2007 auch schon ging. Beim Dropdown-Menü kann es allerdings sein, dass es das wirklich erst ab Outlook 2010 gibt.

Gruß,
ITinfrastruktur
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Mitglied: GuentherH
24.08.2011 um 01:46 Uhr
Hi.

- geht nur ab Office 2010

Korrekt

- geht nur mit max. 2 Konten (POP3 unbegrenzt)

Nein, es können bis zu 10 Exchange Konten konfiguriert werden

LG Günther
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Mitglied: Gertruede
24.08.2011 um 12:08 Uhr
Hi zusammen,
eine letzte Alternative wäre, dass alle dasselbe Postfach nutzen.

Haken an der Sache ist natürlich, dass dann keiner mehr direkt über das Adressbuch angeschrieben werden kann. dass müsste dann z.B. in der Betreffzeile stehen.

Auf der anderen Seite ist es, je nach Anzahl der Beteiligten, so schlecht nicht. Keine Probleme mehr mit Mailkonten bei Abwesenheit/Krankheit, keine doppelt und dreifach gehorteten Mails mehr, der "Gimmick"-Mailverkehr wird auch ruhiger werden, ...

Grüße
G.
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Mitglied: ITinfrastruktur
24.08.2011 um 12:26 Uhr
Hallo Zusammen,

habe ein Update des ursprünglichen Posts durchgeführt und noch ein paar weitere mögliche Lösungsansätze angehängt. Vielleicht gibts von eurer Seite noch Kommentare oder weitere Ideen dazu.

Gruß,
ITinfrastruktur

PS: Dass alle ein gemeinsames Postfach verwenden ist nicht gewünscht. Die Rückantwort an beispielsweise support@firma.de soll nur an 1 Person zurück kommen und von 1 Person verwaltet werden. Auch nur 1 Person soll zugriff auf das Postfach mit den Rückantworten erhalten. Diese vergibt die Support-Fälle wieder intern weiter.
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Mitglied: Dani
24.08.2011 um 12:30 Uhr
Moin,
vllt. hilft dir das Tool weiter.


Grüße,
Dani
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Mitglied: ITinfrastruktur
24.08.2011 um 12:36 Uhr
Hallo Dani,

hör sich sehr gut an und klingt aufs erste als eine mögliche Lösung der Problematik durch ein Dritthersteller-Tool. Allerdings kostet dieses Tool bei 10 Benutzern bereits mehr als der Exchange Server selbst - und der ist nicht billig Trotzdem vielen Dank für den Hinweis!

Gruß,
ITinfrastruktur
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Mitglied: ITinfrastruktur
24.08.2011 um 12:46 Uhr
Hallo zusammen,

für die die es interessiert, hier das angesprochene VBA Script von Weg 5.

Variante 1 - Alles läuft unbemerkt im Hintergrund
01.
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean) 
02.
On Error GoTo Err001 
03.
 
04.
Dim objItem As Outlook.MailItem 
05.
 
06.
If Item.Class = olMail Then 
07.
        Set objItem = Item.Copy 
08.
        objItem.SentOnBehalfOfName = "buchhaltung@firma.de" 
09.
        objItem.Send 
10.
        Item.Delete 
11.
        Cancel = True 
12.
End If 
13.
 
14.
Exit Sub 
15.
 
16.
Err001: 
17.
 MsgBox "Ein Fehler ist beim E-Mail Versand aufgetreten!" 
18.
 
19.
End Sub
Variante 2 - Der Benutzer wird explizit gefragt, ob er unter der gemeinsamen E-Mail Adresse versenden will
01.
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean) 
02.
On Error GoTo Err001 
03.
 
04.
Dim objItem As Outlook.MailItem 
05.
 
06.
If Item.Class = olMail Then 
07.
    If MsgBox("E-Mail als 'buchhaltung@firma.de' senden?", vbYesNo) = vbYes Then 
08.
        Set objItem = Item.Copy 
09.
        objItem.SentOnBehalfOfName = "buchhaltung@firma.de" 
10.
        objItem.Send 
11.
        Item.Delete 
12.
        Cancel = True 
13.
    End If 
14.
End If 
15.
 
16.
Exit Sub 
17.
 
18.
Err001: 
19.
 MsgBox "Ein Fehler ist beim E-Mail Versand aufgetreten!" 
20.
 
21.
End Sub
Voraussetzung ist natürlich, dass die Benutzer, die das VBA Script nutzen auch die nötigen Berechtigungen (Senden als) haben. Außerdem muss das VBA Script in ThisOutlookSession unter Application / ItemSend eingetragen werden. Ev. müsse es auch unter Application / NewMail funktionieren, habe ich allerdings nicht getestet. Außerdem müssen die Makro Sicherheitseinstellungen (meines Wissens nach) im Sicherheitscenter auf die niedrigste Stufe (alle Makros aktivieren) gestellt werden.

Gruß,
ITinfrastruktur
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Mitglied: ITinfrastruktur
05.09.2011 um 12:46 Uhr
Hallo zusammen,

wir haben jetzt folgende Lösung bei uns umgesetzt:

Wir haben den einzelnen Benutzer per Transportrichtlinie in Exchange verboten, dass sie unter ihrer eigenen E-Mail Adresse nach außen senden können und haben ihnen das "Senden als" Recht auf eine bestimmte E-Mail Adresse gegeben, mit der sie nach außen senden können. So kann es nicht mehr passieren, dass jemand unter falschen Absender versendet. Macht er dies doch, bekommt er eine Fehlermeldung vom Exchange Server zurück und muss das E-Mail nochmals mit dem richtigen Absender versenden.

Gruß,
ITinfrastruktur
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Mitglied: MatthiasNRW
29.03.2012 um 12:34 Uhr
Hallo ITinfrastruktur!

Ich stehe gerade vor dem gleichen Problem, würde nun auch erstmal deine o. g. Lösung mit der Transportrichtlinie umsetzen.

Welche Aktion genau muss im Assistenten für die Transportrichtlinie ausgewählt werden?

Also wie wird dem Benutzerpostfach verboten, dass sie unter ihrer eigenen E-Mail Adresse nach außen senden können.

Das Recht zum "Senden als" ist bereits richtig eingestellt, möchte nur noch die Transportrichtlinie einrichten. ^^

Für deine Antwort vielen Dank im Voraus!
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Mitglied: ITinfrastruktur
29.03.2012 um 14:08 Uhr
Hallo MatthiasNRW,

wir haben das folgendermaßen gemacht:

1. Domänenkontroller: Gruppe "mailsperre_ausgehend" anlegen

2. Domänenkontroller: Benutzer für die die Mailsperre gelten soll, der Gruppe "mailsperre_ausgehend" zuweisen

3. Domänenkontroller: Gruppe "senden_als" anlegen

4. Domänenkontroller: Benutzer die das Recht "Senden Als" (bestimmte E-Mail Adresse) gelten soll, der Gruppe "senden_als" zuweisen

5. Domänenkontroller: Dem Benutzer mit der bestimmten E-Mail Adresse über die die anderen senden sollen, im Reiter "Sicherheit" die Gruppe "senden_als" hinzufügen und NUR das Recht "Senden als" zulassen

6. Exchange Server: Organisationskonfiguration > Transportregeln > Name vergeben > "von einem Mitglied einer Verteilerliste", "an Benutzer innerhalb oder außerhalb der Organisation gesendet" > ...Mitglied einer: die zuvor angelegte Gruppe "mailsperre_ausgehend" / ...an Benutzer: Außerhalb der Organisation / ...Organisation gesendet: Sie sind nicht berechtigt E-Mails außerhalb Ihrer Organisation zu versenden! / ...mit einem: 5.7.1 > "Unzustellbarkeitsnachricht mit einem erweiterten Statuscode an den Absender senden" > keine Ausnahmen > Fertigstellen

7. Warten bis der Exchange Server das kapiert hat (10 min. bis 6 Stunden)
=> Normalerweise wenn man anschließend gleich testet schaut es so aus, als würden die Einstellungen nicht funktionieren, da die neuen Konfigurationen noch nicht repliziert sind!


Ich hoffe ich konnte dir damit weiterhelfen.

Schöne Grüße
ITinfrastruktur
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Mitglied: MatthiasNRW
29.03.2012 um 14:55 Uhr
Hey vielen Dank für die schnelle Antwort!

Habs so eingestellt, jetzt mal abwarten und Tee trinken...dann morgen früh mal schauen obs klappt!

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Mitglied: MatthiasNRW
30.03.2012 um 10:52 Uhr
Hat alles funktioniert. Ist ne klasse Lösung für die Problematik, wenn es auch einem seitens MS eigentlich etwas einfacher gemacht werden sollte.

Vielen Dank nochmal!
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