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GELÖST

Exchange Anhänge beim senden automatisch durch Link ersetzen

Frage Microsoft Exchange Server

Mitglied: onkel-ossi

onkel-ossi (Level 1) - Jetzt verbinden

13.07.2014, aktualisiert 13:23 Uhr, 2527 Aufrufe, 12 Kommentare

Hallo,

ich suche nach einer Lösung die für unseren Exchange (aktuell 2010) folgende Aufgabe erledigt:

- Anhänge werden in der Mail erkannt, entfernt und durch einen Link ersetzt
- die Anhänge werden dann auf einer web-Seite abgelegt und sind so problemlos erreichbar
- das ganze möglichst transparent (ohne User-Eingriff)

Kurz zum Hintergrund: Wir versenden hier täglich zahlreiche Mails mit zahlreichen Anhängen an große (interne und externe) Verteiler.
Schön wäre es jetzt die Anhänge auszulagern, damit die Mails kleiner werden und gleichzeitig, die Anhänge weiter direkt erreichbar sind (also nicht erst per FTP oder so) und so dann auch via Smartphone erreichbar bleiben.

Für Lösungsvorschläge freue ich mich auf eure Antworten.
Bitte nichts wie: Ändere die Mailkultur oder "mach einfach eine Größenbeschränkung" - das löst nicht das Problem, sondern verschiebt es auf andere Bereiche.

Danke
Thomas
Mitglied: Pjordorf
13.07.2014, aktualisiert um 13:24 Uhr
Hallo,

Zitat von onkel-ossi:
Für Lösungsvorschläge freue ich mich auf eure Antworten.
Budget?
Anzahl Exchange User?
Hardware oder Software?

Hier mal ein Anfang:
https://techlib.barracuda.com/bma/msxstubbing
http://www.policypatrol.com/email-attachment-management-for-exchange/
http://www.proofpoint.com/products/archive-governance/enterprise-archiv ...
http://exchange-attachment-manager.winsite.com/

Gruß,
Peter
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Mitglied: onkel-ossi
13.07.2014 um 13:27 Uhr
Hallo Peter,

zu deinen Fragen:

Budget: ... sollte günstiger sein als immer neuen Storage bereit zu stellen
Nein, im Ernst machen momentan eher die gigantischen Postfachgrößen Probleme, und ein guter Ansatz darf auch was kosten (und nicht nur 1000Euro)

Exchange-User: aktuell rd. 200 User, langfristig dann etwa 100 User

Hardware oder Software: da bin ich leidenschaftslos

Ich schau mir mal die Links an - Danke
Thomas
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Mitglied: psannz
13.07.2014 um 13:52 Uhr
Sers,

mal so als zwischenfrage: Wäre denn eine E-Mailarchivierung eine Lösung? Bei uns wird z.B. alles was älter als 3 Monate ist ins Archiv gepackt. Die Nutzer kommen immernoch dran, können im Archiv suchen, etc, pp. In deinem Fall wäre dann einfach nur entscheidend dass die eine Deduplizierung durchgeführt wird, also grade eben eine 100MB Mail an 10 MA im Unternehmen "nur 1x im Speicher liegt". Die SuFu wird dir hier jede Menge guter Ergebnisse liefern.
Der Exchange Server selbst bietet seit der Version 2010 ja leider kein Single Instance Storage per DB mehr. Quelle. Wird also auch auf das Exchange Archiv zutreffen.

Bedenke bitte auch dass die URL-Lösungen es den Empängern schwer macht die Kommunikation sauber zu archivieren, da die Anhänge in einem zusätzlichen Arbeitsschritt heruntergeladen werden müssen.

Grüße,
Philip
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Mitglied: onkel-ossi
13.07.2014 um 15:34 Uhr
Hallo Phillip,

eine Archivierungslösung wäre eine Alternative, allerdings nur, wenn ein Zugriff auf die archivierten Mails via Smartphone (IOS und Blackberry) möglich ist. Auch daher scheidet das von dir genannte Exchange-Archiv aus.
Die Lösungen die ich kenne bieten zwar Zugriff via Outlook und OWA, aber nicht mit dem Telefon. Die Dokumente müssen aber laufend und kurzfristig verfügbar sein.

Dein Argument mit den externen Empfängern ist allerdings auch nicht von der Hand zu weisen ...

Danke für's mitgrübeln
Thomas
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Mitglied: psannz
13.07.2014 um 16:05 Uhr
Zitat von onkel-ossi:

Hallo Phillip,

eine Archivierungslösung wäre eine Alternative, allerdings nur, wenn ein Zugriff auf die archivierten Mails via
Smartphone (IOS und Blackberry) möglich ist. Auch daher scheidet das von dir genannte Exchange-Archiv aus.
Die Lösungen die ich kenne bieten zwar Zugriff via Outlook und OWA, aber nicht mit dem Telefon. Die Dokumente müssen
aber laufend und kurzfristig verfügbar sein.

Dein Argument mit den externen Empfängern ist allerdings auch nicht von der Hand zu weisen ...

Danke für's mitgrübeln
Thomas

Der Zugriff sollte kein Problem darstellen. Selbst kann ich hier leider nur von Mailstore berichten.
Smartphones & Tablets bekommen die Archive via IMAP präsentiert. Sprich das Archiv ist etwa für das iPhone des Chefs einfach ein weiteres Postfach. Darin kann dann auch gesucht werden, wenn auch nicht so detailliert wie via Webseite oder Clients. Alternativ auch als Webseite.
OWA hat nen Button mit Verknüpfung zum Mailstore Server der von aussen erreichbar ist.
Und intern bzw. via VPN können auf Mailstore Client, Outlook Plugin und abermals Server Webseite auf die Archive zugegriffen werden.
Bin mal gespannt auf die Version 9. Hat sich einiges verbessert was Nutzerkomfort angeht.
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Mitglied: certifiedit.net
13.07.2014 um 16:09 Uhr
Zitat von psannz:

> Zitat von onkel-ossi:
>
> Hallo Phillip,
>
> eine Archivierungslösung wäre eine Alternative, allerdings nur, wenn ein Zugriff auf die archivierten Mails via
> Smartphone (IOS und Blackberry) möglich ist. Auch daher scheidet das von dir genannte Exchange-Archiv aus.
> Die Lösungen die ich kenne bieten zwar Zugriff via Outlook und OWA, aber nicht mit dem Telefon. Die Dokumente
müssen
> aber laufend und kurzfristig verfügbar sein.
>
> Dein Argument mit den externen Empfängern ist allerdings auch nicht von der Hand zu weisen ...
>
> Danke für's mitgrübeln
> Thomas

Der Zugriff sollte kein Problem darstellen. Selbst kann ich hier leider nur von Mailstore berichten.
Smartphones & Tablets bekommen die Archive via IMAP präsentiert. Sprich das Archiv ist etwa für das iPhone des Chefs
einfach ein weiteres Postfach. Darin kann dann auch gesucht werden, wenn auch nicht so detailliert wie via Webseite oder Clients.
Alternativ auch als Webseite.
OWA hat nen Button mit Verknüpfung zum Mailstore Server der von aussen erreichbar ist.
Und intern bzw. via VPN können auf Mailstore Client, Outlook Plugin und abermals Server Webseite auf die Archive zugegriffen
werden.
Bin mal gespannt auf die Version 9. Hat sich einiges verbessert was Nutzerkomfort angeht.

V9 ist, nebenbei erwähnt bereits released und läuft stabil. Wobei die Frage auch ist: Wie groß sind große Mails bei euch? Es soll ja Leute geben, bei denen kleine Mails <100M sind. ;)
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Mitglied: onkel-ossi
13.07.2014 um 16:23 Uhr
zur Mailboxgröße: von den 200 Usern liegt maximal die Hälfte unter 25GB, die größten Mailboxen haben 50GB.
Insgesamt ist die Tendenz stark steigend.

Einzelne Mails die mir aufgefallen sind gehen hoch bis zu 150MB.
Solche Mails mit 150MB gehen dann an Verteiler mit 10-15 Personen, schwupp das nächste GB in allen Postfächern.
Oder nehmen wir die täglichen Rundmails mit wichtigen Infos, geht 3x täglich an 40 Personen und ist jeweils knapp 1MB groß --> 120MB/Tag --> 800MB/Woche
Hier wären die Infos vielleicht nach einer Woche nicht mehr wichtig, aber das kümmert den Anwender nur wenig, also wieder ein paar MB mehr.

Über Mailstore bin ich heute Nachmittag auch schon gestolpert, klingt eigentlich recht gut und werde ich mal testen.

Gruß
Thomas
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Mitglied: psannz
13.07.2014 um 17:08 Uhr
Zitat von certifiedit.net:

V9 ist, nebenbei erwähnt bereits released und läuft stabil. Wobei die Frage auch ist: Wie groß sind große
Mails bei euch? Es soll ja Leute geben, bei denen kleine Mails <100M sind. ;)

Wird aber leider nur schrittweise an die Kunden verteilt. Wir sind wohl zu klein bzw. einfach noch nicht an der Reihe.
Nuja, spätestens im August gibts ja dann das general deployment.

HTML Darstellung vor re-import der Mails wird meine User freuen und die entkopplung von Server- und Clientsoftwaresubversionen machen Verwaltung und Verteilung wesentlich einfacher.
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Mitglied: certifiedit.net
13.07.2014 um 17:10 Uhr
Da ist die Frage: Müssen diese Verteiler wirklich per Mail gehen? (ist das Geschäfts und Archivierungskritisch?)

Ansonsten: MailStore ist eine clevere Lösung auch ohne den Hintergrund.
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Mitglied: certifiedit.net
13.07.2014, aktualisiert um 17:12 Uhr
Zitat von psannz:

> Zitat von certifiedit.net:
>
> V9 ist, nebenbei erwähnt bereits released und läuft stabil. Wobei die Frage auch ist: Wie groß sind
große
> Mails bei euch? Es soll ja Leute geben, bei denen kleine Mails <100M sind. ;)

Wird aber leider nur schrittweise an die Kunden verteilt. Wir sind wohl zu klein bzw. einfach noch nicht an der Reihe.
Nuja, spätestens im August gibts ja dann das general deployment.

HTML Darstellung vor re-import der Mails wird meine User freuen und die entkopplung von Server- und Clientsoftwaresubversionen
machen Verwaltung und Verteilung wesentlich einfacher.

Vertreibt ihr die Software denn oder seit ihr "nur" Kunde? (vielleicht liegt es bei mir am "Partnerstatus")

Ich kann dir ansonsten gerne mal die aktuelle Version zur Verfügung stellen.
Bitte warten ..
Mitglied: psannz
13.07.2014 um 17:26 Uhr
Zitat von certifiedit.net:

Vertreibt ihr die Software denn oder seit ihr "nur" Kunde? (vielleicht liegt es bei mir am "Partnerstatus")

Ich kann dir ansonsten gerne mal die aktuelle Version zur Verfügung stellen.

"Nur" ein kleiner Kunde. Bin um ehrlich zu sein auch nicht wirklich böse dass wir die 9er noch nicht haben. Es finden sich im ersten Monat des Deployments doch noch einige Bugs, wie sich aus dem Changelog lesen lässt. Da warte ich lieber noch ein wenig. Aber danke für das Angebot
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Mitglied: certifiedit.net
13.07.2014 um 17:38 Uhr
Zitat von psannz:

> Zitat von certifiedit.net:
>
> Vertreibt ihr die Software denn oder seit ihr "nur" Kunde? (vielleicht liegt es bei mir am
"Partnerstatus")
>
> Ich kann dir ansonsten gerne mal die aktuelle Version zur Verfügung stellen.

"Nur" ein kleiner Kunde. Bin um ehrlich zu sein auch nicht wirklich böse dass wir die 9er noch nicht haben. Es
finden sich im ersten Monat des Deployments doch noch einige Bugs, wie sich aus dem Changelog lesen lässt. Da warte ich
lieber noch ein wenig. Aber danke für das Angebot

Gerne ;) Also ich setze seit ca einer Woche die 9.0.1 ein. (Davor die 8.2.x wenn ich das noch richtig im Kopf habe). Funktioniert.
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