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Exchangeserver 2010 richtig Konfigurieren und Möglichkeiten kombinieren

Frage Microsoft Exchange Server

Mitglied: Mehonidas

Mehonidas (Level 1) - Jetzt verbinden

24.05.2013, aktualisiert 22:03 Uhr, 3116 Aufrufe, 4 Kommentare

Hallo@ all,
ich suche eine Möglichkeit einen Exchange-Server(2010 SP1) zu konfigurieren, nach folgenden Kriterien:

Es darf keine „wichtige“ Mail verloren gehen, auch nicht durch Nutzerfehler oder gar böswilliges Löschen. (Archivieren)

Spam soll gelöscht werden können.

Die Nutzer sollen Mails untereinander Austauschen können.

Das wichtigste und bislang schwierigste:
In einer flachen Ordnerstruktur sollen Mails gefunden werden, die vom selben Absender mit sinnlosen Betreffzeilen in einer geraumen Menge vorhanden sind.

Ich habe Probleme die Möglichkeiten die mir Exchange dabei bietet richtig zu kombinieren.
Beispiel:

Wenn ich einen „öffentlichen Order“ mit entsprechendem Unterordner für alle Nutzer mache, worin alle Mails den Projekten zugeordnet werden, habe ich folgendes Erreicht:
+Nutzer könne Mails austauschen
+Nutzer sind aussagekräftig bei gemeinsamen Projekten, auch wenn man die Mail selber
nicht bekommen hat.
+„Wichtige“ Mails werden von allen Nutzern zentral ohne Spam gesammelt.
- Mailchaos, da in einer flachen Struktur hunderte von Mails mit schlechten
Betreffzeilen herumgammeln und wenn man nach einem Monat mal eine sucht, diese nicht findet
- Wie stell ich sicher das alle Mails in dem Archiv landen und der Nutzer nichts vergisst?


Ich kann zwar eine redundante Datenbank für öffentliche Ordner anlegen, aber kann man einen öffentlichen Ordner auch richtig archivieren?

Durch ein Journal kann ich ja ein Postfach überwachen lassen und alle Mails an ein Archivpostfach weiterleiten, nur wie werde ich die Spammails los?

Ich habe leider noch nicht so viel Erfahrung mit so einem Mailwirrwar. Könnte mir jemand Empfehlungen geben für Filterregelungen und oder die Kombination von den Möglichkeiten eines Exchangeservers.
Ich hba mich schon Mit Archievordner, Journals, Filter und weiterem beschäfftigt, nur seh ich keine Lösung die all meine Sorgen abdeckt.

Danke für euer Antworten.

Gruß Meho
Mitglied: filippg
24.05.2013 um 22:55 Uhr
Hallo,

Es darf keine „wichtige“ Mail verloren gehen, auch nicht durch Nutzerfehler oder gar böswilliges Löschen.
(Archivieren)
Spam soll gelöscht werden können.
Und wer entscheidet, was Spam ist? Gute Systeme (und damit meine ich nicht den Outlook Junkmail-Filter) haben zwar eine sehr geringe False-Positive-Quote (0,1% ist ein vernünftiger Zielwert), aber 0% wird man nie erreichen können (schon weil die Einschätzung, was Spam ist, auch eine subjektive ist).
Wenn du verhindern willst, das Mails gelöscht werden, kannst du dich zu "Litigation Hold" schlau machen. Und Spam am Getway zurückweisen.

Die Nutzer sollen Mails untereinander Austauschen können.
Das gehört zu den Standardfunktionen...

Das wichtigste und bislang schwierigste:
In einer flachen Ordnerstruktur sollen Mails gefunden werden, die vom selben Absender mit sinnlosen Betreffzeilen in einer
geraumen Menge vorhanden sind.
Das ist ja nun das aller einfachste: entweder nach Absender sortieren, oder die Suchfunktion verwenden - die ist ab Outlook 2007 wirklich spitze.


Wenn ich einen „öffentlichen Order“ mit entsprechendem Unterordner für alle Nutzer mache, worin alle Mails
den Projekten zugeordnet werden, habe ich folgendes Erreicht:
Öffentliche Ordner waren noch nie eine gute Idee.

Ich kann zwar eine redundante Datenbank für öffentliche Ordner anlegen, aber kann man einen öffentlichen Ordner
auch richtig archivieren?
Archivieren und archivieren sind sowieso zwei paar Schuhe. Aber bei PF sieht's eher schlecht aus.


Könnte mir jemand Empfehlungen geben für
Filterregelungen und oder die Kombination von den Möglichkeiten eines Exchangeservers.
Zu "Filterregelungen" gibt es eine ganz einfache Empfehlung: Finger weg! Und das gilt unabhängig davon, was du mit "Filterregelungen" überhaupt meinst. Oft genug gesehen, dass sich Leute da "was ganz tolles" ausgedacht haben - auf Dauer funktioniert nichts davon, denn je "toller" es wird, desto komplexer & unübersichtlicher wird es...

Gruß

Filipp
Bitte warten ..
Mitglied: ticuta1
25.05.2013, aktualisiert um 17:26 Uhr
Hallo Mehonidas,

mal würden wir einige Eckdaten deiner Exchange -Infrastruktur benötigen um dir helfen zu können.
wie viele Exchengeserver betreibst Du? Wie viele Benutzer greifen darauf? Was verstehest Du unter archivieren? Hast du DAG - Database Availability Groups im Einsatz?

In der Datenbankentwicklung sowie in Datenstrukturen von Programmen gilt es, Redundanzen möglichst vollständig zu vermeiden, da diese zu einem höheren Speicherplatzbedarf und zu Inkonsistenzen führen können. Redundanzen werden daher zu den Anomalien gezählt. Redundanzfreiheit gilt als Grundprinzip für ein logisches Dattenmodell.

Über Mailchaos...sollst Du nicht vor voreillig freuen, wenn offentliche Ordner einsätzen lässt.

LG, ticuta1
Bitte warten ..
Mitglied: keine-ahnung
25.05.2013 um 10:48 Uhr
Zitat von Mehonidas:
Hi,
Es darf keine „wichtige“ Mail verloren gehen, auch nicht durch Nutzerfehler oder gar böswilliges Löschen.
(Archivieren)
Nun, wie Du schon selbst sagst - rechtskonform archivieren. Dies ist IMHO mit Bordmitteln nicht zu erreichen, auch mit enterprise-Funktionalität eher nicht. Schau hier mal bei GFI Software, mailstore.com & Co. vorbei.
Spam soll gelöscht werden können.
Spam sollte möglichst wenig beim Anwender auftauchen. Lösung hier: ein gut konfigurierbarer Spamfilter, versuchsweise auch den des MX.
Die Nutzer sollen Mails untereinander Austauschen können.
Hier wird es schwierig - gibt es das überhaupt schon ?
Das wichtigste und bislang schwierigste:
In einer flachen Ordnerstruktur sollen Mails gefunden werden, die vom selben Absender mit sinnlosen Betreffzeilen in einer
geraumen Menge vorhanden sind.
Wie Filipp schon sagt: die Suchfunktionalität Outlook - MX ist eigentlich ganz in Ordnung.
Ich habe Probleme die Möglichkeiten die mir Exchange dabei bietet richtig zu kombinieren.
Ich sehe jetzt keinen unbedingten Bedarf für wilde Kombinationen - Deine Anforderungen haben ypsenmillionen Firmen weltweit, die können in einer vernünftigen Grundkonfiguration gut abgedeckt werden ...

@Filipp: Öffentlich Ordner sind IMHO eine gute Idee . Ich könnte nicht ohne ...

LG, Thomas
Bitte warten ..
Mitglied: Mehonidas
01.06.2013, aktualisiert 02.06.2013
Hallo Ihr 3,

danke für eure Antworten!

Zitat von filippg:
Wenn du verhindern willst, das Mails gelöscht werden, kannst du dich zu "Litigation Hold" schlau machen.
"Litigation Hold" habe ich so verstanden, dass es ein "Status" eines Ordners/Postfaches ist, welcher das löschen verhindert!?

Das ist ja nun das aller einfachste: entweder nach Absender sortieren, oder die Suchfunktion verwenden - die ist ab Outlook 2007 wirklich spitze.
Hmm ich hätte mich anders ausdrücken sollen! Ich selbst arbeite ja so, nur muss ich Mitarbeitern von dieser Arbeitsweise überzuegen die 50+ sind. Danke für die Antwort, du hast mir damit mein eigentliches Problem in diesem Punkt aufgezeigt.

Öffentliche Ordner waren noch nie eine gute Idee.
Wieso nicht? Kann ich die nicht auch "Litigation Hold" setzen?

Zu "Filterregelungen" gibt es eine ganz einfache Empfehlung: Finger weg! Und das gilt unabhängig davon, >was du mit "Filterregelungen" überhaupt meinst. Oft genug gesehen, dass sich Leute da "was ganz tolles" >ausgedacht haben - auf Dauer funktioniert nichts davon, denn je "toller" es wird, desto komplexer & >unübersichtlicher wird
es...
Guter Rat, danke!
Ich meinete übrigens die Transportregeln!


Zitat von keine-ahnung:
Hier wird es schwierig - gibt es das überhaupt schon ?
Naja die Nutzer können zum einen sich gegenseitig Mails schicken zum anderen über öffentliche Ordner austauschen.

Ich sehe jetzt keinen unbedingten Bedarf für wilde Kombinationen - Deine Anforderungen haben ypsenmillionen Firmen weltweit,
die können in einer vernünftigen Grundkonfiguration gut abgedeckt werden ...

Hmm ja genau deswegen habe ich ja den Post hier verfasst, ich dachte ich bin doch nicht der Einzige mit den Problemen wie machen das denn die anderen!?

@ ticuta1
Es ist nur ein SBS 2011 mit einem Exchange 2010 auf den ca 8 Mitarbeiter arbeiten.

Momentan nimmt die Sekretärin alle Mails entgegen und speichert diese im Dataiordner auf dem Server. Dort liegen im Projektordner, neben den Projektdaten, alle Mails die zu dem Projekt gesendet und empfangen worden. HÄNDISCH in hunderten von Unterordnern, da fast täglich ein neuer Unterordner angelegt wird.
Beispiel:
Projekt --> 0001FooBar --> Bauherr -> eingang -> 12.12.12 blabla ...
-> ausgange -> 13.12.12 blublub ...
NochIrgendwer -> eingang ...
-> ausgange ...

DAS GEHT JA GAR NICHT!
Die Sekretärin ist die ganze Zeit mit Mails einsortieren beschäftigt.

Daher habe ich mir folgendes erdacht:
Ich lege einen öffentlichen Ordner an, in den alle Projekte wie im Dateisystem abgebildet sind.
Dort gibt es Unterordner der Kontaktpersonen, Bauherr, NochIrgendwer, .. und dort Eingang und Ausgang.
Die Nutzer können Inhalte der öffentlichen Orner nicht löschen, außer die Sekretärin vielleicht.

Die Nutzer können nun selber entscheiden was Spam, "nice to know" oder Projektrelevant ist.
Alle Nutzer könne daher auf die projektbezogene Mails zugreifen, vorallem wenn sie die Projekte gemeins managen ist das wichtig.
Den "Gesendet" Ordenr, in den öffentlichen Ordnern, würde ich mit Hilfen von Transportregeln füllen, indem alle Nutzer die Projektnummer in Betreff setzen und die gesendete Mail wird automatisch in den entsprechenden öffentlichen Projektordner hineinkopiert.

So bleibt mir die Option, fals das die Nutzer das möchten, in der Übergangsphase alle Mails aus den öffentlichen Ordner auf die Fsetplazze zu kopieren(per script).

Ich weis nun nicht ob das die optimalste Lösung für mein Problem ist? Würdet Ihr das auch so konfigurieren? was würdet ihr anders machen, um Nutzerfehler oder andere Risiken zu minimieren?

Gruß Meho
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