Freitagsfrage - Prinzip einer Benachrichtigungfunktion

Ich würde heute gerne mal eine eher unkonkrete Frage stelle

Ausgangssituation:

Ein Dienst verrichtet, treu ergeben, etwa 24h am Tag seine Arbeit auf einem weit entfernten Server (2008). Jetzt kommt es gelegentlich vor das dieser Dienst sich bemerkbar machen möchte um seinem Betreuer einige Informationen zukommen zu lassen. Der Betreuer selbst füttert diesen Dienst mit Dokumenten die dann verarbeitet werden. Nun kommt es bspw. vor das der Betreuer eine Formatvorschrift nicht einhält und genau darüber wird er dann per Email informiert.

Sollt er sich nicht gleich um das aufgetretene Problem kümmern bekommt er beim nächsten Durchlauf des Servers natürlich wieder eine Email des Dienstes das diese Dokument fehlerhaft ist. Und genau das stört den Betreuer nun ein wenig da so sehr schnell mal einige Emails mit dem gleichen Inhalt zusammenkommen.

Da der Betreuer eher im QM als in der Technik zuhause ist würde ich die aktive Variante der Benachrichtigung via Mail oder etwas ähnlichem gern beibehalten. Der Dienst soll also ohne zutun des Betreuers (wie bspw Remote-Desktop und Blick ins Eventlog oder sowas) Informationen kontrolliert und ohne "Nervfaktor" senden.

Und genau hier würden mich mal einige Ideen interessieren wie ihr sowas umsetzten würdet.

Die erste Idee ist natürlich sich für jedes Objekt/Dokument zu merken wann welche Email dazu gesendet wurde und beim nächsten Versenden erst zu prüfen ob die letzte Email meinetwegen mindestens 2 Tage zurück liegt. Soweit so logisch In meinem konkreten Fall wäre das für mich allerdings recht aufwändig wenn auch natürlich nicht unmöglich.

Aber vielleicht hat ja jemand noch ne viel bessere Idee bzw einen ganz anderen Ansatz. Genau Implementierungen oder ähnliches interessieren mich dabei erstmal nicht. Das bekomme ich dann schon irgendwie hin

Grüße

ChrFriedel