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Wie funktioniert Eure Outlook-Archivierung?

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: imebro

imebro (Level 2) - Jetzt verbinden

02.03.2009, aktualisiert 12:13 Uhr, 8795 Aufrufe, 10 Kommentare

Hallo an Alle,

wir nutzen einen Exchangeserver 2003 inkl. Outlook 2003.

Seit kurzem haben wir unsere Outlook-Archivierung umgestellt.
Bisher wurden die archivierten E-Mails von allen Client-PCs jeweils auf deren Festplatten gesichert (archive.pst).
Nun haben wir die jeweiligen Archivordner auf ein Netzwerklaufwerk gelegt in einer Verzeichnisstruktur, die sich den jew. Abteilungen angleicht.

Daher liegen die eigentlichen (nicht archiverten) E-Mails auf dem Exchangeserver, dessen Daten nächtlich gesichert werden und die jeweiligen Archive liegen auf einem Netzlaufwerk und werden ebenfalls nächtlich auf eine externe Festplatte gesichert. Das funktioniert recht gut so.

Die Archivierungseinstellungen sind wie folgt:
- Autoarchivierung alle 30 Tage
- Abgelaufene Elemente löschen
- Alte Elemente archivieren oder löschen
- Elemente löschen, wenn älter als 6 Monate
- Alte Elemente verschieben nach --> Netzlaufwerk!

Ein Problem gibt es jedoch:
Um nicht zu viele Archiv-Dateien zu erhalten, werden für alle Ordner die Standardarchivierungseinstellungen verwendet - außer für Gelöschte Objekte und Junk-E-Mail!
Legt man aber nun einen neuen Ordner an, muss man in jedem Fall per rechter Maustaste / "Eigenschaften AutoArchivierung" das Feld vor "Standardarchivierungseinstellungen verwenden" markieren.
Als Standard ist nämlich dort "Elemente in diesem Ordner nicht archivieren" markiert.

Nun meine Fragen:
1) Gibt es eine Möglichkeit, diese automatische Vorgabe in Outlook zu ändern?
2) Wie nehmt Ihr die Archivierung Eurer Client-PCs vor und mit welchen Einstellungen... und ggf.... warum?

Vielen Dank und schöne Grüße,
Ingo
Mitglied: 7Gizmo7
02.03.2009 um 16:29 Uhr
Per GPO kannst du ganz gut das Outlook steuern
Bitte warten ..
Mitglied: imebro
03.03.2009 um 09:04 Uhr
Hallo Heiko,

zunächst vielen Dank für Deine Antwort.
Leider hilft mir der kurze Satz recht wenig

Mich würde interessieren, wie Du/Ihr Eure Archivierung durchführt.
Wie man Outlook-Archivierungen per GPO durchführt ist mir nicht bekannt.
Vielleicht kannst Du - oder jemand sonst - mir hierzu näheres erklären?

Würde mich über weitere Antworten zum Thema freuen.

Vielen Dank!
Ingo
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Mitglied: Logan000
03.03.2009 um 13:36 Uhr
Moin Moin

1) Gibt es eine Möglichkeit, diese automatische Vorgabe in Outlook zu ändern?
Ich sehe keine per GPO.

2) Wie nehmt Ihr die Archivierung Eurer Client-PCs vor und mit welchen Einstellungen... und ggf.... warum?
Was bezeichnest du als "Client Achivierung". DAs klingt nach einen Lagerraum für nicht verwendete PCs.
Spass beiseite: Es läuft bei uns kein Mechanismus (Skript, Prog., usw.) das Daten der Clients sichert, kopiert oder archiviert.
Was die Mails angeht, hat jeder User sein Exchangepostfach mit einer Größenbeschränkung, und alte Mails sind halt regelmässig zu löschen. Solte die eine oder andere Mail aufhebenswert sein gibt es je nach Abteilung spezielle Archivverz. wo der User die Mail ablegen kann.

Warum du allerdings Gelöschte Objekte und Junk-E-Mail archivieren möchtest leuchtet mir echt nicht ein.

Gruß L.
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Mitglied: imebro
03.03.2009 um 14:26 Uhr
Hallo Logan000,

danke für Deine Antwort.

OK... Du siehst zu Punkt 1 keine Möglichkeit per GPO. Aber vielleicht gibt es eine Möglichkeit über Outlook selbst oder Exchange, hier die Standard-Option für alle neu angelegten Ordner auf "Standardarchivierungseinstellungen verwenden" einzustellen?

Bei uns ist das nicht so einfach...
Hier sollen Emails aufbewahrt werden und es soll niemand gezwungen werden, Emails zu löschen (warum auch immer).
Daher habe ich - wie oben angegeben - für die meisten User die Archiv-Dateien (.pst) auf ein Netzlaufwerk verlegt, was auch gut funktioniert.

Das mit den Gelöschten Objekten und Junk-E-Mail-Ordner hast Du falsch verstanden.
Ich habe für diese beiden Ordner KEINE Standardarchivierungseinstellungen vorgenommen, sondern diese werden NICHT archiviert per Auswahl der entsprechenden Option

Gruss
Ingo
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Mitglied: Logan000
03.03.2009 um 15:29 Uhr
Moin

. Aber vielleicht gibt es eine Möglichkeit über Outlook selbst oder Exchange, hier die Standard-Option für alle neu angelegten Ordner auf \"Standardarchivierungseinstellungen verwenden\" einzustellen?
Am ehesten vielleich noch im Exchange (aber da bin ich nicht fit genug). In Outlook hat du ja nur diesen Button \"Einstellungen auf alle Ordner anwenden\". Deswegen gehe ich mal davon aus das es keine Möglichkeit gibt, diese Einstellung als Vorlage für neue Ordner zu hinterlegen.

Das mit den Gelöschten Objekten und Junk-E-Mail-Ordner hast Du falsch verstanden.
Das beruhigt mich.

Hier sollen Emails aufbewahrt werden und es soll niemand gezwungen werden, Emails zu löschen (warum auch immer).
Ein kleiner Rat noch: Ohne eine auch nur ansatzweise vernünftige Antwort auf die Frage nach dem Warum, tu ich keinen Handschlag.

Gruß L.
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Mitglied: imebro
03.03.2009 um 15:41 Uhr
@ Logan

danke für die erneute Antwort.

leider weiß ich nicht genau, was Du mit "auf die Frage nach dem Warum" meinst?
Etwa warum bei uns niemand gezwungen werden soll, Emails zu löschen?

- Ich denke vor allem, weil die meisten User öfters auch ältere und alte Mails nochmal einsehen müssen
- Und weil viele ältere Mails auch archiviert / aufbewahrt werden müssen!

LG
Ingo
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Mitglied: Logan000
03.03.2009 um 16:31 Uhr
Moin

Versteh mich bitte nicht Falsch: Ich Stelle nicht die Achivierung (auch von Mails) in frage, noch will ich dir sagen wie du deine Arbeit machen sollst.

Doch so wie ich das sehe sollten wichtige Firmendaten Zentral (und vorzugsweise strukturiert) aufgehoben werden und nicht in Kontext eines einzelnen Users.
Weiterhin denke ich es ist nicht sinnvoll alle Mails aller Benutzer aufzuheben. Da landen doch unter Garantie auch etliche "Fun" Mails (Lustige Powerpoints, .AVIs usw.) oder z.B. der 9 MB umfassende Jahresbericht der evtl. sogar an alle Mitarbeiter ging.
Wer soll da in ein paar Jahren(?) noch was wiederfinden?

Aber wie gesagt nicht Falsch verstehen. Sollte nur ein Denkanstoß sein.

Gruß L.
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Mitglied: imebro
04.03.2009 um 11:40 Uhr
Nun - das ist mir soweit klar.

Die wichtigste Frage ist jedoch für mich zunächst die nach der Änderung der Standardeinstellungen in Outlook:

"Legt man aber nun einen neuen Ordner an, muss man in jedem Fall per rechter Maustaste / "Eigenschaften AutoArchivierung" das Feld vor "Standardarchivierungseinstellungen verwenden" markieren.
Als Standard ist nämlich dort "Elemente in diesem Ordner nicht archivieren" markiert."

Mir ist nicht klar, wie ich diese über das Admin-Pack ändern soll.
Gibt es hierzu keine detaillierten Anleitungen?

Ich muss dazu sagen, dass ich sozusagen "ins kalte Wasser" geworfen wurde. Ich bin kein ausgebildeter System-Admin, sondern habe die Netzwerkbetreuung hier übernommen, weil niemand anders sich das zugetraut hat

Gruss
Ingo
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Mitglied: Logan000
04.03.2009 um 13:17 Uhr
Moin Moin

"Legt man aber nun einen neuen Ordner an, muss man in jedem Fall per rechter Maustaste / "Eigenschaften AutoArchivierung" das Feld vor "Standardarchivierungseinstellungen verwenden" markieren.
Als Standard ist nämlich dort "Elemente in diesem Ordner nicht archivieren" markiert."
Mir ist nicht klar, wie ich diese über das Admin-Pack ändern soll.
Wie gesagt ich kenn keinen Weg:
Gibt es hierzu keine detaillierten Anleitungen?
Wie gesagt ich (wiederhole mich) denke es gibt keine clientseitige Lösung.

Was deine (evtl.) lösungssuche auf dem Exchange angeht, möchte ich dir diese Seite empfehlen: http://www.msxfaq.de/konzepte/archiv.htm

Ich muss dazu sagen, dass ich sozusagen "ins kalte Wasser" geworfen wurde.
Naja, siehs mal so, wenn Du es überstehst hast du Talent.
Oder: Es ist Druck der aus Kohle, Diamanten macht.

Viel Erfolg

Gruß L.
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Mitglied: petsch
10.06.2009 um 15:52 Uhr
Hallo,

ich hab das bei uns mit nen adm von Microsoft gelöst (www.gruppenrichtlinien.de) dann nach office adm suchen und schon kriegst die
Microsoft adm`s.
Dabei ist unter anderem auch ne Outlook adm in der Du die Archivierung einstellen kannst.
Bin leider aber noch immer auf der Suche dass die Einstellungen auch auf neue vom User angelegte Ordner übertragen werden.

Aber die adm funktioert ganz gut.

Gruß
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