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Gelöschte Mails automatisch in einem anderen Ordner verschieben

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: KellogsFR

KellogsFR (Level 1) - Jetzt verbinden

16.01.2008, aktualisiert 17.01.2008, 11497 Aufrufe, 3 Kommentare

Hallo zusammen,

vielleicht hat jemand eine Idee zu folgender Situation:

Ich habe einen Kunden, der bekommt seine Mails an einen Sammelaccount geliefert und holt diese von dort aus mit dem Exchange Server ab.

Alle Benutzer haben eigene Accounts auf dem Exchange, über die sie Mails per Outlook versenden können. Die Antwort auf eine Mail kommt aber immer an den Sammelaccount.

Normalerweise ist es die Aufgabe der Sekretärin, die Mails aus dem Sammelaccount den einzelnen Usern zuzuordnen, oder falls die nicht da sind, die Mails zu bearbeiten und zu beantworten.

Das alles funktioniert auch wunderbar, die Jungs sind zufrieden.

Das Problem ist folgendes:

Löscht oder beantwortet die Sekretärin eine Mail, dann liegt diese Mail in Ihrem Ordner gelöschte Objekte bzw. versendete Objekte. Dadurch sieht jetzt aber Ihr Cheff nicht, ob sie eine Mail beantwortet oder gelöscht hat und will jetzt, dass alle Mails, die die Sekretärin bearbeitet, automatisch in den korresponierenden Ordner des Sammelordners verschoben werden, auf den er Zugriff hat und deswegen nachvollziehen kann, was die Sekretärin bereits erledigt hat und was nicht.

Also:
Gelöschte Objekte Sekretärin werden verschoben in Gelöschte Objekte Sammelordner
Gesendete Objekte Sekretärin werden verschoben in gesendetet Objekte Sammelordner

Hat jemand eine Idee, wie so was zu realisieren ist oder ist das überhaupt möglich?
Mitglied: sansibarius
16.01.2008 um 18:14 Uhr
Also die Leute senden mit einer eigenen Email-Adresse raus?
Und wenn auf diese eigene Email-Adresse geantwortet wird?
Und dazu noch ein paranoider Cheffe?...Na dann servus...
Warum hat die Sekretärin dann nicht auch ein eigenes Mailkonto wie die Jungs? So wäre es wenigstens klar und für alle gleich. Die Tipse muss dann halt einfach die Mails, welche sie selbst beantworten will/muss, in ihren eigenen Account forewarden und sicherstellen, dass der Sammelaccount nur zum forewarden benutzt wird und nicht gleich zur Bearbeitung.

So kann der Cheffe den ganzen Tag alle Konten durchforsten nach Herzenslust.....
Bitte warten ..
Mitglied: KellogsFR
16.01.2008 um 21:44 Uhr
Hi sansibarius,

die Sekretärin hat ein eigenes Konto, Sekretariat@domain.de. Aber darum geht es nicht, auch nicht um Kontrolle. Es ist einfach so:

So sieht es in Outlook aus:

Postfach Sekretariat
+--- gelöschte Objekte
+--- gesendete Objekte
+--- Posteingang

Postfach Junge1
+--- gelöschte Objekte
+--- gesendete Objekte
+--- Posteingang

Postfach Junge2
+--- gelöschte Objekte
+--- gesendete Objekte
+--- Posteingang

Postfach Sammelaccount
+--- gelöschte Objekte
+--- gesendete Objekte
+--- Posteingang

Wen jetzt hier eine Mail eintrudelt:

Postfach Sammelaccount
+--- Posteingang --- Neue Mail

dann kann man diese Mail verschieben/kopieren in den Ordner:

Postfach Junge1
+--- Posteingang - Neue Mail, die verschoben wurde

Oder anderst, die Mail wird einfach von Hand verteilt und ist jetzt im Postfach von Junge1. Wenn der die Mail beantwortet, dann sieht es so aus:

Postfach Junge1
+--- gelöschte Objekte
+--- gesendete Objekte --- Neue Mail, die verschoben wurde und dann beantwortet
+--- Posteingang - Neue Mail, die verschoben wurde


Wenn jetzt der Junge2 ins Büro kommt, dann will der nicht die Posteingänge von allen anderen öffnen, sondern maximal die folgenden:

Postfach Junge2
+--- gelöschte Objekte
+--- gesendete Objekte
+--- Posteingang

Postfach Sammelaccount
+--- gelöschte Objekte
+--- gesendete Objekte
+--- Posteingang

Jetzt hat er aber das Problem, dass es nicht weiß, dass der Junge 1 eine Mail bekommen hat, die auch schon beantwortet ist, er aber gerade einen Kunden am Telefon hat, der sich genau darauf bezieht. Deswegen sollte die Mail, die beantwortet wurde, in den Ordner:

Postfach Sammelaccount
+--- gesendete Objekte

verschoben werden, möglichst automatisch, damit er dann auch Zugriff darauf hat.

Die Problematik besteht darin, dass die Sekretärin die Mails von Hand verteilen muss, aber alle auf die Infos zugreifen wollen. Es ist ein bischen tricky und verworren und wenn du es wissen willst, es handelt sich hier um eine Kanzlei, mit einem uralten Chef, der eigentlich gar nichts von der Sache versteht, aber es muß nach seinem Kopf gehen.

Anderst ausgedrückt:

Wir haben jetzt zwar E-Mail, aber das ist noch lange kein Grund, dass wir den Posteingang nicht so handhaben, wie früher, namäich von Hand.

Versuch mal so einem alten sturen Knochen, der Computer für Scheisdreckszeug hält, klar zu machen, dass wir im 21 Jahrhundert leben und schon auf dem Mond waren
Bitte warten ..
Mitglied: jato11
17.01.2008 um 22:31 Uhr
Hast Du es schon mal mit dem Regelassistenten versucht.
Einen Teil kannst Du vielleicht damit erreichen:
"Nachrichten verschieben, die ich jemandem sende"

Viele Grüße
Torsten
Bitte warten ..
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