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GELÖST

Gescannte Zeugnisse möglichst klein machen

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: Bierkistenschlepper

Bierkistenschlepper (Level 2) - Jetzt verbinden

12.12.2011, aktualisiert 17:07 Uhr, 19377 Aufrufe, 32 Kommentare

Hallo,

ich bin bald mit dem Studium fertig und möchte gerne wissen, wie man seine Zeugnisse so klein wie möglich digitalisiert. Bewerbungen per Email sind ja heute normal.

Die Fakten:
- Eingescanntes Bachelor-Zeugnis ist gut 60 MB groß (6 Seiten) - damit will man nicht den Posteingang eines Personalers verstopfen ^^
- OCR verhaut das Layout total (Tabellen, Unilogo, kleine Texte). Das Abizeugnis ist sogar vollkommen unbrauchbar.
- Zeugnisse bestehen generell aus sehr großen, teils auch noch sehr komplexen (Abi) Tabellen.

Es muss och eine möglichkeit geben, diese einzudampfen? Die Uni rückt leider keine digitalen Versionen heraus, da diese ja gestempelt sein müssen. Ein Bekannter hat mir mal irgendein Linux-Tool dafür empfohlen, leider ist mir der Name entfallen.

Gruß,
BKS
32 Antworten
Mitglied: it-frosch
12.12.2011 um 17:09 Uhr
Hallo BKS,

scanne deine Zeugnisse mit 200dpi ein und speichere sie als PDF ab.
Dann solltest du ausreichend gute und kleine Dateien erhalten.

PS: Warum willst du unbedingt mit OCR an die Zeugnisse?

grüße vom IT-Frosch
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Mitglied: Bierkistenschlepper
12.12.2011 um 18:53 Uhr
200 dpi ist zum Ausdrucken aber eigenttich zu wenig, oder? Also falls die in der Firma dann gedruckt werden.

Ich will nicht unbedingt mit OCR da dran. Ich will nur, dass sie nicht größer als 10 MB sind zusammen. Denn das kann man ja keinem zumuten, möglicherweise 100te Mails von Bewerbern zu bekommen in dieser Größe.

Gruß,
BKS
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Mitglied: keine-ahnung
12.12.2011 um 19:59 Uhr
Hi,

wieso sind 200dpi zum Ausdrucken zu wenig? Mehr als 300dpi bekommst Du mit einem Office-Laser eh nicht wirklich aufgelöst ... Und aus 6 Seiten 60 MB zu zaubern ist schon große Kunst. Wenn Dein Scanner es hergibt, scanne die Zeugnisse bei 300dpi als durchsuchbare *.pdf, das macht es ganz schnuckelig klein ... Alternativ jagst Du das gescannte bitmap durch den Acrobat.

LG, Thomas
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Mitglied: ctietje
12.12.2011 um 20:12 Uhr
scannen und 300 dpi als pdf sind heute im Geschäft der Standard. Auch als Bewerber sollte man nicht weniger einreichen. Zeigt, dass man weiß, was gebraucht wird ...
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Mitglied: it-frosch
12.12.2011 um 21:07 Uhr
hallo ctietje,

>scannen und 300 dpi als pdf sind heute im Geschäft der Standard.
Leider, da jedes irgendwie Dokument so hoch aufgelöst wie möglich gescannt wird. Obwohl es eigentlich nicht notwendig ist. Es wird damit nur unnötig Speicherplatz verballert.
300 dpi sind nur notwendig wenn das Ganze anschließend in den Druck soll aber das ist ja wohl selten der Fall bei einer Bewerbung. Wie gesagt 200dpi sind völlig ausreichend für einen
Ausdruck auf einem Laser wenn er denn sein muss.

>Zeigt, dass man weiß, was gebraucht wird ...
Ich glaube kaum das die dpi Zahl des Zeugnisses auch nur irgend einen Einfluß auf das Bewerbungsgespräch hat.

grüße vom it-frosch
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Mitglied: C.R.S.
12.12.2011 um 22:21 Uhr
Hallo,

an der Uni hat sicher jemand Adobe Acrobat, oder installiere schnell die Trial. Das Reduzieren der Dokumentengröße nimmt viel weg.

Allerdings scheint der Scan bei Dir schon nicht optimal. Die Auflösung ist in der Regel nicht das Problem. Eine Seite eines Abiturzeugnisses hat mit 600 dpi und 24 Bit Farbtiefe gescannt (unkomprimiert ca. 100 MB) bei moderater jpg-Kompression je nach Inhalt 3,5 bis 6 MB, meine vier Seiten zusammen 20 MB.
Das Zusammenführen auf PDF bläst die Sache erst mal auf 26 MB auf. Nach der Reduktion bleiben ca. 0,8 MB, ohne sichtbare Verschlechterung. Ich vermute, das beruht auf Farbindizierung, aber das lässt sich am exportierten Bild nicht nachvollziehen.

Grüße
Richard
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Mitglied: Dirmhirn
12.12.2011 um 23:53 Uhr
Hi!

druck deine Dateien mal mit einem PDF Drucker CutePDF, Acrobat Destiller und wie sie alle heißen.
dpi sind nicht alles, kannst auch noch die Kompressionsrate verringern, SW-Scann ...

als PDF solltest du dann ~300kB pro Seite schaffen.

von OCR würde ich eher abraten - wenn das Layout mal schief aussieht oder man den Text einfach ändern kann - macht das mM einen schlechteren Eindruck. (kann ja OCR ein paar Noten "falsch" eingescannt haben)

Wenn du 60MB verschickst musst du dir keine Sorgen machen, wie es im Druck aussieht

sg Dirm
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Mitglied: Lochkartenstanzer
13.12.2011 um 07:50 Uhr
Hi,

Ein Fehler, der heutzutage gemacht wird, ist, daß man sich über die Auflösungen der Ausgabegeräte nicht im klaren ist.

Die Hersteller geben zwar 1200 oder 2400 dpi als Ausgabeauflösung an, aber das gilt nur für einzelne Punkte. Sobald Grau- oder Farbstufen hinzukommen reduziert sich die Auflösung drastisch, weil man diese Abstufungen durch zusammenfassen mehrerer Ausgabepunkte erzielt. Im Extremfall geht die Auflösung z.B. auf ein sechzehntel zurück, wenn man 256 Abstufungen verwendet und diese durch eine 16x16-Matrix produziert.

Damit hat man dann bei einem 2400-lpi-Gerät dann plötzlich nur noch 150dpi, wenn man Graustufen- oder Farb-Bilder ausgibt. Und das ist auch die Auflösung, in der man sinnvollerweise Dokumente einscannt, wenn man diese 1:1 drucken will und keine Ausschnitte vergrößern will. Mann kann dann statt mit 150 auch mit 200dpi scannen, wenn man eine gewisse Qualitätsreserve haben will, die ist aber selten nötig, wenn man nur einfache Dokumente hat und nichts groß nachbearbeiten will.

Und: doppelte Auflösung bedeutet vierfache Größe!.

lks
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Mitglied: Bierkistenschlepper
13.12.2011 um 08:26 Uhr
Ok, ich werds beizeiten nochmals versuchen.

Vielen Dank für eure Tipps.
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Mitglied: mrtux
13.12.2011 um 19:42 Uhr
Hi !

Zitat von ctietje:
scannen und 300 dpi als pdf sind heute im Geschäft der Standard. Auch als Bewerber sollte man nicht weniger einreichen.

Frei nach dem Motto: "Je grösser die Auflösung desto besser die Chancen bei der Bewerbung" - oder wie? Im Gegenteil, wenn uns einer ne Bewerbung mit 300 dpi (oder höher) schickt, dann bekommt er sie gleich wieder zurück.... :-P
Aber mal im Ernst, lies dir bitte mal unten die Erklärung von Lochkartenstanzer durch, damit Du weisst warum das Unsinn ist, was Du da schreibst. Man darf eben die Druckerauflösung nicht mit der Dokumentenauflösung gleichsetzen und wie er schon schreibt, reichen sogar 150 dpi für einen Scan der Zeugnisse völlig aus.

mrtux
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Mitglied: Lochkartenstanzer
13.12.2011 um 20:16 Uhr
Erinnert mich an meine Zeit bei einem Apple-Systemhaus Anfang der 90er, als die ersten Copy-Shops den Druckereien Konkurrenz machen wollten:

Man kaufe sich.

  • einen sündhaft teuren Mac,
  • einen sündhaft teuren AGFA-Flachbettscanner mit 1200 dpi (natürlich nur interpoliert)
  • einen sündhaft teuren Laserdrucker (immerhin mit 600 lpi).

und wundere sich dann,

  • daß die interne 40MB Platte dauernd voll ist,
  • daß man unheimlich viele 44MB-Syquest-Wechselplatten-Cartridges benötigt. (später wenigstens mit 88MB).
  • daß das Drucken "ewig" dauert.

Was war der Grund?

Natürlich wollte man beste Qualität und hat alles mit 1200 dpi eingescannt. obwohl die echte scannerauflösung mit 300 dpi schon mehr als genug gewesen wäre und da man bei 600 lpi und 256 Graustufen nur 37,5dpi hinbekommt, ein Scan mit 75 dpi vollkommen gereicht hätte, wenn man die scans noch nachbearbeitet hat.

So hat man nur Plattenplatz und Rechenzeit verschwendet, umd "bestmögliche" Qualität zu bekommen.
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Mitglied: miniversum
14.12.2011 um 16:46 Uhr
Meiner Meinung nach ist ein Zeugnis per pdf ja sowieso nur informativ, da es ja ungültig ist.
D.h. der Arbeitgeben sollte ja sowieso das orginal sehen wollen. Da macht es dann nichts wenn das pdf keine top Qualität hat, solange man halt noch alles erkennen und gut lesen kann.
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Mitglied: Bierkistenschlepper
14.12.2011 um 19:22 Uhr
Du bewirbst dich also immer mit deinen Orginalzeugnissen? Also ich habe nur 5 beglaubigte Kopien vom Abizeugnis und ein einziges vom Bachelor. Beglaubigte Kopien anfertigen zu lassen kostet auch einiges. Wenn man seine Bewerbung per Post schickt und eine Kopie des Zeugnisses beilegt ist das doch genau das gleiche.
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Mitglied: keine-ahnung
14.12.2011 um 19:41 Uhr
Hi nochmal,

da muss ich dem Bierkistenschlepper Recht geben. Ich sehe Bewerbungsunterlagen auch lieber per mail als per Post, schon weil ich da kein schlechtes Gewissen haben muss, wenn ich die Teile nicht wieder zurück schicke. Letztlich wird ja doch erst einmal eine Vorauswahl getroffen, und diejenigen, wo ich denke, könnte passen, werden eingeladen. Dann erwartet man natürlich zum Gespräch Originalzeugnisse.

Allerdings ... bei Anhängen >10Mb bist Du bei mir eh schon aussen vor, das holt sich der exchange gar nicht beim Hoster ab. Und was ich eigentlich auch als angenehm empfinde: wenn alle Unterlagen in einer *.pdf verbunden sind und man nicht wegen jedem Teil eine neue Datei aufklickern muss ...

Naja, good luck bei der Bewerbung, Thomas
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Mitglied: miniversum
14.12.2011 um 19:44 Uhr
Nein das sollte schlicht und ergreifend bedeuten das es ja kein Beinbruch ist wenn die pdf dateien keine top qualität haben,
solange der potentielle Arbeitgeber alles für ihn wichtige gut erkennen und lesen kann. Wenn alles für ihn gut und interessant aussieht und er das Zeugnis gerne besser haben möchte kann er ja immernoch von dir verlangen das Orginaldokument (oder eine beglaubigte Kopie) zum Bewerbungsgespräch mitzubringen und sich ggf. eine eigene Kopie davon machen.
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Mitglied: keine-ahnung
14.12.2011 um 19:48 Uhr
Yep, so isses ...

LG, Thomas
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Mitglied: Bierkistenschlepper
14.12.2011 um 22:08 Uhr
Sehr praktisch finde ich es in dem Zusammenhang auch, die Dateien einfach in die Dropbox zu stellen und dann nur den Link zu kopieren. Dann kann sich der Personaler die Dateien ja nach Interessenlage einfach herunterladen. Und weder liegen in meinem "Gesendet" Ordner dann 100 Bewerbungsmails herum noch beim Empfänger.

Alles in eine Datei: Kann ich auch mal machen, finde ich aber nicht soo übersichtlich. Kann man nicht alle gemeinsam downloaden, dann markieren und mit rechts wählen "drucken"?
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Mitglied: Addl123
14.12.2011 um 22:24 Uhr
Also, was mich jetzt doch wundert ist dass keiner nen richtigen tipp hat. Bierkistenschlepper, du kannst IrfanView (Freeware) benutzen, um die Bilder zu verkleinern. Mit Strg+R kommt man zum "Pixel"-verkleinern. Kann man dann auf verschiedene weisen machen, z.B. A4-Maße eintragen (210 mm × 297 mm) und dann unten DPI angeben. Bei der Gelegenheit kann man auch mal schnell Shift+U für die Automatische Farbkorrektur wählen (erhöht üblicherweise auf eine gute Weise den Kontrast, MUSS MAN AUSPROBIEREN). Und wenn man sich dann eine ganz definitive Dateigröße wünscht wählt man dann "speichern unter", wählt jpg-Format und setzt den Haken beim RIOT-Plugin wo man dann die genaue Größe auswählt (was nur Sinn macht wenn es im Rahmen ist, für A4 Text so 250KB oder so). Alternativ kann man das auch lassen und bei Qualität irgend was zwischen 75 und 95 auswählen, was dann voll i.O. ist.

Wenn man dann die ordentlichen JPGs als PDF haben will nimmt man den PDFCreator (Freeware, http://www.chip.de/downloads/PDFCreator_13009777.html ) und gut ist.
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Mitglied: Addl123
14.12.2011 um 22:31 Uhr
Zitat von Bierkistenschlepper:
Sehr praktisch finde ich es in dem Zusammenhang auch, die Dateien einfach in die Dropbox zu stellen und dann nur den Link zu
kopieren. Dann kann sich der Personaler die Dateien ja nach Interessenlage einfach herunterladen. Und weder liegen in meinem
"Gesendet" Ordner dann 100 Bewerbungsmails herum noch beim Empfänger.

Alles in eine Datei: Kann ich auch mal machen, finde ich aber nicht soo übersichtlich. Kann man nicht alle gemeinsam
downloaden, dann markieren und mit rechts wählen "drucken"?

Da würde ich GANZ stark von abraten. In einigen großen Unternehmen läuft das so, Billigkraft druckt das Ding mit Billigdrucker aus, klemmt es in eine DIN-Schiene, schmeißt es dem Personaler hin, fertig. Der Personaler wird sich einen Dreck um Links scheren.

Wegen Dateien: Bei Email das Anschreiben immer auch als Email-Text, dann Anschreiben als PDF, dann evtl. Deckblatt als PDF, dann LL als PDF, dann Zeugnisse IMMER zusammen als EINE PDF. Damit die Reihenfolge stimmt nenne ich die auch immer z.B. "1- Anschreiben", "2 - Deckblatt mit Foto" usw. Alternativ kann man nach manchen Leuten auch alles in einer PDF zusammenfassen. m.E. sollte das Anschreiben immer separat sein (wie bei Papierbewerbung), und halt noch mal im Emailtext.
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Mitglied: konfuziuseins
19.12.2011 um 09:50 Uhr
moin auch

Wenn man dann die ordentlichen JPGs als PDF haben will nimmt man den PDFCreator (Freeware,
http://www.chip.de/downloads/PDFCreator_13009777.html ) und gut ist.

also ich mach hier solche Spielchen alles mit Open Office (jetzt Libre Office)
aber mehr brauchts nicht, kostet nichts und hat alles was man für Bewerbungen braucht
Irfan View, nunja da kenne ich mich nicht mit aus, weil ich Linux und deshalb Gimp (gibts auch für Windows) nutze
ich weiß jetzt nicht ob es das MS Office auch hergibt, sollte es bei dem Preis aber schon
dat reicht eigentlich schon um vernünftige Bewerbungen zu erstellen
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Mitglied: OlafWerner
19.12.2011 um 12:49 Uhr
Moinsens bierkistenschlepper,

wenn ich Zeugnisse scanne, scanne ich die als JPEG mit 300dpi und lese diese in Word ein.
Danach wird diese doc zu pdf umgewandelt und ist wunderbar klein.

Bitte frage mich nicht wieso das geht, aber meine pdf sind dann im Schnitt 500 KB groß

OW

500 KB/Seite natürlich
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Mitglied: Bierkistenschlepper
19.12.2011 um 13:53 Uhr
Scheidet leider aus, denn ich habe kein Word. Aber es scheont schon Möglichkeiten zu geben die Dateien ohne OCR zu verkleinern. Bin gerade ziemlich beschäftigt mit dem Verfassen meiner Masterarbeit. Werde das alles später mal probieren!
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Mitglied: mrtux
19.12.2011 um 14:04 Uhr
Hi !

Zitat von Addl123:
Also, was mich jetzt doch wundert ist dass keiner nen richtigen tipp hat. Bierkistenschlepper, du kannst IrfanView (Freeware)

Also wie man Bitmaps im Nachhinein herunterrechnet sollte hinlänglich bekannt sein aber ging es bei der Fragestellung des TO nicht eigentlich darum, solche (unnötigen) Aktionen schon von vorne herein auf zu vermeiden und es gleich richtig zu machen? :-P

Wie kann man sich nur so anstellen? Zeugnisse mit max. 150 dpi einscannen, durch den Pdf-Creator jagen und gut. Zum Vorstellungsgespräch kann man die Originale dann immer noch mitnehmen und dem Personaler vorlegen. Wer uns eine Bewerbung mit mehr als 5 Megabyte Anhang schickt, bekommt ne Absage, denn so jemanden kann ich in einer IT Firma nicht gebrauchen! Sorry. ich will niemandem zu nahe treten aber das ist doch Grundwissen erstes Lehrjahr und wird vorausgesetzt.

mrtux
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Mitglied: konfuziuseins
19.12.2011 um 15:32 Uhr
ehrlich gesagt brauchst du gar nichts zu verkleinern
ich hab gerade meine Certifications gescannt
bei drei Stück komme ich hier, vernünftig eingestellt, incl. Farbe, Stempel etc., nicht einmal auf 1MB und ist sogar zum drucken recht ansehnlich
Open Office kosted nix und das Office draw macht sowas schickes, wie als *.pdf exportieren, auch
und vergiß diesen OCR Blödsinn
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Mitglied: Addl123
19.12.2011 um 19:03 Uhr
Zitat von mrtux:
Also wie man Bitmaps im Nachhinein herunterrechnet sollte hinlänglich bekannt sein aber ging es bei der Fragestellung des TO
nicht eigentlich darum, solche (unnötigen) Aktionen schon von vorne herein auf zu vermeiden und es gleich richtig zu machen?
:-P

mrtux

Also, ich bin zwar kein Sprachwissenschaftler, aber "Es muss och eine möglichkeit geben, diese einzudampfen?" und "*Gescannte* Zeugnisse möglichst klein machen" finde ich recht deutlich (Dateien vorhanden, wie verkleinern?). Natürlich könnte man es von vornherein gleich vermeiden, z.B. mit gescheiter Scan-Software, die einem nicht standardmäßig vorschlägt das ganze als32-Bit-Tiff zu speichern. Da benutze ich auch gerne IrfanView wenn es jetzt nix besonderes ist.

Und wieso stelle ich mich hier an? Ich wollte doch nur eine einfache, sichere und 100% durchschaubare Lösung (auch gut fürs zukünftige Verständnis) bieten. Eine, die m.E. einige vorher nicht erwähnte Punkte angesprochen hat. Natürlich kann man das ganze auch undurchsichtig von einem Programm erledigen lassen ("PDF verkleinern" bei Acrobat Pro), aber das hilft dem Verständnis gar nicht. Außerdem ist meine Lösung bei weitem am flexibelsten.
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Mitglied: Addl123
19.12.2011 um 19:11 Uhr
Zitat von konfuziuseins:
moin auch

> Wenn man dann die ordentlichen JPGs als PDF haben will nimmt man den PDFCreator (Freeware,
> http://www.chip.de/downloads/PDFCreator_13009777.html ) und gut ist.

also ich mach hier solche Spielchen alles mit Open Office (jetzt Libre Office)
aber mehr brauchts nicht, kostet nichts und hat alles was man für Bewerbungen braucht
Irfan View, nunja da kenne ich mich nicht mit aus, weil ich Linux und deshalb Gimp (gibts auch für Windows) nutze
ich weiß jetzt nicht ob es das MS Office auch hergibt, sollte es bei dem Preis aber schon
dat reicht eigentlich schon um vernünftige Bewerbungen zu erstellen

Ich nutze GIMP nicht, weil es gerne mal Funktionen bei IrfanView abschaut (sieht man schön, wenn man die Versionshistorie studiert). MS Office kann ab 2010 endlich auch ohne Zusatztools PDF speichern.
Es mag ja sein, dass MS/Open Office das hergibt, aber Flexibilität macht sich bezahlt. Z.B., wenn bei dem Onlinebewerbungsformular beim Bewerbungsfoto "Maximal 20kb" steht, so schicke ich exakt 20KB in super Qualität, was m.E. besser rüberkommt wie ca. 12KB ("genauer ging's nicht") mitschlechter Quali. Und ob ich "Datei->Speichern als...->PDF" oder "Drucken->PDFCreator->Drucken" drücke kommt m.E. aufs selbe raus.

Sind nur Feinheiten, aber wenn man sich schon 100te male bewirbt, warum nicht richtig?
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Mitglied: Addl123
19.12.2011 um 19:13 Uhr
Zitat von OlafWerner:
500 KB/Seite natürlich

Wenn du 10 Seiten anhängst ist das definitiv zu viel. Die Hälfte (oder etwas mehr) muss reichen.
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Mitglied: OlafWerner
19.12.2011 um 20:02 Uhr
Ich habe gerade noch einmal nachgeschaut.
Die Dateien sind als pdf nur ca. 120KB pro Seite.
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Mitglied: Dirmhirn
19.12.2011 um 22:09 Uhr
ich kenn dateien die sind nur 119KB groß!! wer bietet weniger?
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Mitglied: konfuziuseins
20.12.2011 um 07:17 Uhr
66kB, weil ich angeben will (hab auch schon 28kB geschaft)
für eine Seite mit Farbe
nungut , könnte wenn man viel macht auch mehr brauchen
wollen wir mal die Kirche im Dorf lassen aber ich könnte auch meinen 66er schrumpfen lassen und der ist immer noch druckbar
reiner Text wär echt unauffällig
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Mitglied: miniversum
20.12.2011 um 13:09 Uhr
um die 60k pro seite lag auch meine letzte Bewerbung per email.
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