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Gesucht Kombination aus Adress- und Dokumentverwaltung

Frage Microsoft

Mitglied: hushpuppies

hushpuppies (Level 1) - Jetzt verbinden

14.03.2013 um 17:41 Uhr, 5114 Aufrufe, 4 Kommentare

Ich bin auf der Suche nach einer Lösung, die Adressverwaltung und Dokumentenmanagement unter einen Hut bringt.
Wir verwenden momentan Cobra CRM-Plus, aber das geht irgendwie am tatsächlichen Bedarf vorbei.
Wir haben einen Adressstamm aus ca. 10.000 Kontakten (Hauptadressen und Ansprechpartner) und zu diesen Kontakten
gibt es jeweils zugeordnete Dokumente (meistens doc, xls,pdf). In Summe sind das so etwa 50.000 Dokumente.
Cobra ist ja ein recht gutes CRM-Produkt, aber wir benutzen davon im Wesentlichen nur diese beiden Aspekte.
Nachdem ja Cobra kein "richtiges" Dokumentmangement-System ist, hat das verschiedene mehr oder weniger unschöne Nebenwirkungen.
(verschwindende Dateien, abartig verschachtelte Ordnerstrukturen, keine Kontrolle der Zugriffsrechte auf Dateiebene, usw.)
Dazu kommt noch der dürftige Support durch unseren Cobra-Partner, der leider sich zwar super mit Cobra auskennt,
aber von Servern, Datenbanken und Replikation keine Ahnung hat.

Ich suche da also eine Alternative, die im Prinzip nur zwei Sachen macht:
- Adressverwaltung mit Hauptadressen, Nebenadressen und Ansprechpartner
- Dokumentverwaltung, die diesen Kontakten Dokumente zuordnet
Das ganze mit einer guten Datenbank (vorzugsweise kein MSSQL), CTI/Tapi, Zugriffsrechten auf Dateiebene (oder einem vergleichbaren Schutzmechanismus),
Replikation zu (und von) einem 2. Standort und einer Integration in eine Exchange-Struktur und/oder mobiler Zugriff per iPhone/iPad.
Benutzeranzahl wäre ca. 50 und unser Dokumentenvolumen wächst so ca. um 500 Dokumente pro Monat.

Ich habe natürlich auch schon gegoogelt, aber so wirklich gefunden habe ich nichts. Entweder finde ich nur reine Dokumentenverwaltung ala ELO oder CRM/ERP-Lösungen, wo die Dokumentenverwaltung nur quasi so nebenher mit dabei ist.

Hat vielleicht hier eine Idee und stupst mich in die richtige Richtung?
Mitglied: NetWolf
14.03.2013 um 19:42 Uhr
Grüß Gott,

nun ja, deine Anforderungen wären mit Access 2007^ (ohne SQL-DB) zum Teil möglich.

Access kann Adressen verwalten
Access 2007^ kann auch "Anlagen" verwalten. (das ist ein neuer Feldtyp und nicht kompatibel zu SQL-Datenbanken!!!

Zur deiner Definition der Datentabellen: Hauptadressen, Nebenadresse und Ansprechpartner
Diese Unterscheidung hat man früher mal so gemacht. Besser und sinnvoller ist es, die Neebnadressen & Ansprechpartner auch als Hauptadresse mit dem Merkmal/Status/Kennzeichnung= "Ansprechpartner" bzw. Nebenadresse zu versehen. Eine (Kreutz-)Tabelle würde dann die Verbindung zur Firma bzw. zum AP speichern.

CTI/Tapi ist durchaus möglich und in Access programmierbar.
Zugriffsrechte kannst du dann selber pro Tabelle/Formular/Report/Feld usw. individuell programmieren. Zugriffsrechte auf Dateiebene sind bei Datenbanken nicht sinnvoll!!

Replication wäre ebenfalls möglich, die Frage wäre: unter welchen Voraussetzungen?
Die Integration in eine Exchange-Struktur solltest du mal genauer beschreiben. Ich glaube, wir beide verstehen da garantiert unterschiedliche Dinge.

Mobiler Zugriff? Wie? Womit? Was soll alles möglich sein? Das sehe ich noch als größtes Problem im Moment (egal welche Datenbank).

So nun habe ich mal gezählt.....du sprichst nur von 2 "Sachen". Meine Zählung hat ergeben: 7 Sachen
Wenn du mal das Ganz nicht unterschätzt?

Schubsen: detailierte Anforderungsdefinition erstellen
So pauschal, wie du es hier darstellst, wird das nichts!

jm2c

btw in der Zwischenzeit mal den BCM für Outlook testen und gründlich überlegen, wie die Daten von der alten in die neue DB geschaufelt werden sollen (=8 Sachen).

Grüße aus München
Wolfgang(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: DockMaster-de
14.03.2013 um 23:10 Uhr
Hallo,

ich habe so ein Problem mal mit "SugarCRM" gelöst.

Datenbank: mySQL / PostgreSQL
CTI/Tapi / Exchange Anbindung müssten dazugekauft werden oder programmieren lassen.

Vorteil: OpenSource, in PHP geschrieben, viele kostenlose Plugins und eine große Community. Es gibt auch große Systemhäuser die sich auf SugarCRM spezialisiert haben.

Mein Augenmerk lag auf eine SAP Anbindung die sauber gelöst worden ist.
Bitte warten ..
Mitglied: hushpuppies
15.03.2013 um 10:24 Uhr
DockMaster: Danke - schaue ich mir gleich mal an.

NetWolf: Danke für die Antwort.
Zur Relation: klar, DB-intern löst man das über mehrere Tabellen mit PKs und FKs.
Access und etwas "eigengestricktes" bin ich skeptisch - insbesondere wegen der Replikation. Das muss schon in "Echtzeit" sein, sprich Transaktionsbasiert, sonst kommt man bei 50 Usern an zwei Standorten in Teufelsküche.

Zugriffsrechte auf Dateiebene sind zwingend notwendig - man muss zuverlässig verhindern können, dass ein Unbefugter z.B. abgelegte PDFs (mit z.B. Verträgen) öffnen kann.

Integration in Exchange: Da meine ich so Sachen wie z.B. Abgleich von Adressen mit Usern oder öffentlichen Ordnern und eventuell ein automatischer Abgleich von E-Mails samt Anhang mit der Adress/Dokumentenverwaltung.

Mobiler Zugriff: Naja, im einfachsten Fall ein Sync der Adressen mit dem Exchange-Benutzer, der dann übers Handy Zugriff darauf hat (z.B. zum Wählen und Telefonieren beim Auto fahren) - im besten Fall Zugriff auf die Adressen und die Dokumente per App aufs Handy.

Daten-Export: Die Adressen und alles was in der DB liegt ist kein grösseres Problem - da bietet Cobra diverse Möglichkeiten zum Export. Die Dokumente und die Zuordnung, mhh das müsste man sehen, wenn man ein passendes Produkt als Ersatz gefunden hat - dadurch dass die Pfade zu den Dokumenten auch in der DB stehen kann man da sicher mit wenig Aufwand was skripten, wenn es die Zielanwendung zulässt.

BCM: Ist IMHO ein Produkt für maximal 5 User und auch nur sehr beschränkt was die Zuordnung von Dateien bzw. die Menge angeht.
Bitte warten ..
Mitglied: Gutberlet
15.03.2013 um 12:02 Uhr
Hallo!

Wie es sich anhört, sind Sie eigentlich mit unserer Software cobra CRM PLUS zufrieden. Die Features, die Sie suchen, sind alle durch cobra abgedeckt. Mobilen Zugriff bieten wir mit der Software cobra Mobile CRM via iPhone, iPad, BlackBerry, Windows Phone und in Kürze auch Android. (http://www.cobra.de/produkte/mobiles-crm.html)

Für Ihr Dokumentenmanagement sollten Sie sich überlegen, ob Sie nicht eine der kostenlosen Schnittstellen nutzen, die cobra bietet und ein entsprechendes Produkt dazukaufen. Wir bieten diese Schnittstellen zu ELO Digital Office, DocuWare und Inoxision Archive an.

Gerne berät Ihr cobra-Partner Sie dahingehend oder informieren Sie sich auf unserer Web-Seite unter: http://www.cobra.de/produkte/module-loesungen/schnittstellen.html.

Möglicherweise ist es auch sinnvoll, einmal kurz den kostenpflichtigen cobra-Support zu nutzen, bevor Sie die gesamte Software umstellen.

Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen.

Mit besten Grüßen

Katrin Gutberlet, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit cobra GmbH
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