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Hallo, ich Suche eine Akten-Achivierungslösung ...

Frage Microsoft

Mitglied: Loeneberger

Loeneberger (Level 2) - Jetzt verbinden

14.07.2006, aktualisiert 12:08 Uhr, 4223 Aufrufe, 5 Kommentare

Hallo zusammen

Welche Erfahrungen, oder Tips- Verfahren könnt ihr mir für die Achivierung von AKten geben?
Microverfilmung ist zu teuer... Wie macht das eure Firma?
Das Einscannen mit einen normalen Flachscanner ist viel zu langsam...



Wär nett, wenn Ihr auf diese zimlich ungewöhnliche Frage eine nette Antwort schreiben könntet -

Vielen Dank

Michel
Mitglied: Supaman
14.07.2006 um 09:48 Uhr
das ist recht grosses thema, von daher werde ich nur ein paar punkte anreissen.

zur archivierung selber
es geht ja nicht darum, alle akten in ein grosses schwarzes loch zu werfen, sondern die akten müssen ja auch wiedergefunden werden. das geht nach dem scan entweder über eine automatische verschlagwortung mit einer entsprechenden software oder bei dokumenten mit einheitlicher struktur über masken, wo nur bestimmte informationen herausgefiltert werden.

dokumentenscanner
es gibt für solche anwendungen leistungsfähige, vollautomatische scanner die vorder und rückseite in farbe einscannen und dann ablegen - die high end geräte mit mehreren 1000 blatt pro stunde

such mal bei google unter dokumentenscanner oder guck easy.de vorbei. im september gibts eine messe in koeln, die sich schwerpunktmässig mit dem thema beschäftigt, auf der seite findest du unter aussteller auch sehr viele links.
http://www.dmsexpo.de/

-wie gesagt, das thema ist etwas grösser-

gruß,

supa
Bitte warten ..
Mitglied: Loeneberger
14.07.2006 um 09:59 Uhr
Danke!

Welche Werte haben die einzelnen # ? *grins*
Michel
Bitte warten ..
Mitglied: Supaman
14.07.2006 um 10:27 Uhr
sollte eigentlich D M S E X P O . D E heissen, wird wohl durchs forum unleserlich gemacht
Bitte warten ..
Mitglied: problemsolver
14.07.2006 um 11:44 Uhr
Hallo!

wir setzen die Produkte der Easyware AG ein.
http://www.easy.de

Es gibt natürlich sehr viele verschiedene Anbieter. Hierbei wäre auch noch Docuware zu erwähnen.

Diese Anbieter bieten dementsprechend eine Archivierungslösung an, so dass man Dokumente revisionssicher ablegen kann. Diese Archivierungslösungen lohnen sich erst ab einem gewissen Papieraufkommen innerhalb der Firma.
Hierbei ist natürlich ein enormes Einsparpotential gegeben, wenn man die bloße Archivierung der Dokumente auch noch mit deinem DMS (also Dokumentenmanagementsystem) verbindet. Hierbei ist es möglich, dass von vornherein eingescannte Dokument nach beliebig definierbaren Regeln im Netzwerk weiterzuleiten, um z.B. die Durchlauflaufzeit der Dokumente innerhalb einer Firma zu senken und dementsprechend Skontofristen bei Eingangsrechnungen einzuhalten!

Allerdings muss man solche Lösungen aber auch individuell vergleichen und auch noch externe Dienstleister mit in den Vergleich einbeziehen.
Externe Dienstleister haben einen großen Vorteil:
Man muss sich keine Gedanken über viele Dinge wie z.B. Server und Softwarekauf, Wartung, Sicherung, Dokumentensicherheit, Revisionssicherheit machen usw.
Ein Nachteil wäre, dass evtl. Dokumente nicht so schnell verfügbar sind, als wenn man diese selber einscannt.

Wie man also sieht, ist dieses Thema sehr breit gefächert und muss individuell betrachtet werden. Zu empfehlen ist hierbei, dass man sich mit den leitenden Positionen seiner Firma und evtl. einem Dienstleister zusammensetzt und erstmal diskutiert, was man hier überhaupt erreichen will und wie die Zukunft aussehen soll. (Erweiterung des Systems, da man ja nicht sofort mit der größten Lösung anfängt...)

Vielleicht konnte ich ja trotzdem jemanden mit diesem Beitrag weiterhelfen!

P.S.:Noch eine Sache vielleicht zum Schluss. Hier werden allgemein Worte unkenntlich gemacht, die Worte wie unter anderem S E X enthalten.

Gruß und schönes Wochende

Markus
Bitte warten ..
Mitglied: ratzla
14.07.2006 um 12:08 Uhr
Das Einscannen ist nicht das Problem. Ein ordentlicher Einzugscanner schafft 30 Seiten pro Minute, welche Du im Stapel auflegen kannst. Problematisch wirds nur, wenn Du keine Normformate hast (z.B. Reisekostenbelege). Wir machen das mit unserem Xerox DC2650 den wir als dicken Farbkopierer/Drucker im Haus haben und auch nebenzu scannen kann. Natürlich gibt es da auch viel günstigere Lösungen in einem Preisbereich von etwa 150 bis 1200 Euro.

Kritischer ist da schon die Datenspeicherung.
Sind das steuerlich relevante Daten, so ist die GDPdU zu beachten. Aber auch andere Vorschriften können die Revisionssicherheit fordern. Derzeit muss hierzu eine Einzelfreigabe des gesamten Verfahrens im Haus erfolgen, keines der gängigen Systeme hat eine pauschale Freigabe (Könnte sich aber mittlerweile geändert haben, da ändert sich seit 2001 praktisch wöchentlich was in der Auslegung der Vorschriften).

Für interne Zwecke kannst Du natürlich alles mögliche treiben. Vom Scannen bis hin zu einer Aktendatenbank in der nur verzeichnet ist, welche Akte wo steht. Wir haben uns für uns selbst eine kleine VBA Applikation gestrickt, die zwar keiner Prüfung standhält, aber unsere Organisation vereinfacht. Ansonsten hat uns ELO preislich und funktionell ganz gut gefallen. Leider gabs da bei uns ein paar Probleme mit der Datenbank (unter Linux lüuft der MS-SQL-Server nicht so recht

Das Schwierigste und Aufwendigste an der Sache ist die Veschlagwortung. D.h. das Anlegen von Suchbegriffen oder Kriterien nach denen die Akten wiedergefunden werden können.
Hier muss jedes Unternehmen für sich selbst einen guten Weg finden.
Bitte warten ..
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