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Handhabung, wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlässt

Frage Microsoft Windows Userverwaltung

Mitglied: 113726

113726 (Level 2)

30.10.2014 um 10:16 Uhr, 3344 Aufrufe, 15 Kommentare, 1 Danke

Hallo zusammen,

wir haben demnächst den Fall, dass ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.

Da ich so einen Fall noch nie hatte, wollte ich mich gerne erkundigen bei euch, wie man dann mit den Computerkonto und Exchange Postfach verfährt.

Eine Weiterleitung einrichten ist ja kein Problem.

Das Konto dann aber löschen kann ich ja auch nicht so einfach.

Erst mal das Passwort ändern und nichts weiter machen oder gibt es dafür noch andere Möglichkeiten?
Reicht es aus, das Passwort zu ändern oder kann ich den User generell irgendwie deaktivieren, so das die Daten aber erhalten bleiben?

Vielen Dank im Voraus.

Manuel
Mitglied: killtec
30.10.2014, aktualisiert um 10:18 Uhr
Hi,
Berechtigungen für das Postfach (Exchange) schriftlich durch den MA geben lassen, dass Kollege X,Y darauf zugreifen darf.
Benutzerkonto deaktivieren
Weiterleitung aller neuen Mails zu Kollegen x,y.
Benutzerkonto nach einer gewissen Zeit löschen.

Gruß
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Mitglied: catachan
30.10.2014 um 10:23 Uhr
Hi

eine E-Mail Weiterleitung auf einen anderen Kollegen kann bei fehlender und nicht vollständiger Mitarbeitervereinbarung datenschutzrechtlich ein Problem darstellen.

LG
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Mitglied: 113726
30.10.2014 um 10:51 Uhr
Besten Dank.

Wie kann ich das Benutzerkonto deaktivieren? Einfach im AD? Haben einen SBS2011.
Hat der Nachfolger kompletten zugriff dann auf das Konto oder bekommt er nur die neuen Mails weitergeleitet? Eigentlich macht nur der Komplette Zugriff Sinn, dann kann ich aber nicht daher gehen und das Konto irgendwann löschen.

Wann das Benutzerkonto löschen? Müssen die Daten nicht 10 Jahre oder so aufgehoben werden?

Gruß
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Mitglied: 113726
30.10.2014 um 10:52 Uhr
Zitat von catachan:

Hi

eine E-Mail Weiterleitung auf einen anderen Kollegen kann bei fehlender und nicht vollständiger Mitarbeitervereinbarung
datenschutzrechtlich ein Problem darstellen.

LG

Hallo,

da bei uns die Datenschutzrichtlinien ganz human sind, sollte das keine Probleme machen.

Und ohne Weiterleitung geht es ja überhaupt nicht. 70% der Mails kommen über dieses Konto rein. Wäre blöd, wenn die Versender dann jedes mal eine Fehlermeldung bekommen.

VG
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Mitglied: Chonta
30.10.2014 um 10:57 Uhr
Hallo,

die 10 Jahre gelten für Mails die durch ihren Inhalt den Status eines Geschäftsbriefes haben.
Und einfach im Postfach haben reicht nicht bei einer Prüfung, diese Mails haben Gesetzeskonform archiviert zu werden.
Gibt dabei einen ganzen Ratten### an Vorgaben die eingehalten werden müssen.......

Alles viel zu Bürokratisch, aber wir machen ja nicht die Gesetze....

Gruß

Chonta
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Mitglied: schicksal
30.10.2014 um 11:24 Uhr
1. Das Exchange-Konto archivieren (mit Software oder PST Export)
Weiters das User-Profil archivieren.
2. Dem neuen Mitarbeiter oder dessen Ersatz die Email-Adresse als Alias zuweisen. (bei einem Namen Konto, einem Konto ala office@dieFirma.de machst du wieder ein Hauptkonto.
3. Das Konto in der AD deaktivieren, nach einiger Zeit dann löschen.

Einem verantwortlichen Mitarbeiter kannst du ev. das Archiv anhängen.
Je nach Einverständnis des ehemaligen MA.
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Mitglied: 113726
30.10.2014 um 13:54 Uhr
Zitat von schicksal:

1. Das Exchange-Konto archivieren (mit Software oder PST Export)
Weiters das User-Profil archivieren.
2. Dem neuen Mitarbeiter oder dessen Ersatz die Email-Adresse als Alias zuweisen. (bei einem Namen Konto, einem Konto ala
office@dieFirma.de machst du wieder ein Hauptkonto.
3. Das Konto in der AD deaktivieren, nach einiger Zeit dann löschen.

Einem verantwortlichen Mitarbeiter kannst du ev. das Archiv anhängen.
Je nach Einverständnis des ehemaligen MA.

Vielen Dank also tu ich dann erst mal im PST exportieren, auch das Profil exportieren bzw. sichern.

Dann mache ich eine Weiterleitung von dem ehemaligen Mitarbeiter auf den neuen.

Dann deaktiviere ich das Konto im AD und lösche nach einer Zeit dann Konto und Postfach über die SBS Konsole.

Mit Archiv anhängen meinst du einfach, er erhält dann Zugriff drauf richtig?
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Mitglied: Alchimedes
31.10.2014 um 22:45 Uhr
Hallo ,

Eine Weiterleitung einrichten ist ja kein Problem.

genau das ist ein Problem !

Ohne Einwilligung des Mitarbeiters darfst Du die Mails nicht weiterleiten !
Je nach Vertragslage sind vielleicht auch private Mails erlaubt ... dann koennte das immense finanzielle Probleme bereiten.
1} Account des Mitarbeiters sperren
2) Alle Mails werden gespeichert da Sie nach HGB eh zur Geschaeftskorresponts gehoeren.
3) DieGeschaeftsfuehrung darf dann auf die Mails zugreifen, es gilt das 4 Augen Prinzip


Gruss
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Mitglied: 113726
03.11.2014, aktualisiert um 08:54 Uhr
Zitat von Alchimedes:

Hallo ,

> Eine Weiterleitung einrichten ist ja kein Problem.

genau das ist ein Problem !

Ohne Einwilligung des Mitarbeiters darfst Du die Mails nicht weiterleiten !
Je nach Vertragslage sind vielleicht auch private Mails erlaubt ... dann koennte das immense finanzielle Probleme bereiten.
1} Account des Mitarbeiters sperren
2) Alle Mails werden gespeichert da Sie nach HGB eh zur Geschaeftskorresponts gehoeren.
3) DieGeschaeftsfuehrung darf dann auf die Mails zugreifen, es gilt das 4 Augen Prinzip


Gruss

Bei uns ist diesbezüglich absolut nichts geregelt
Es gibt nicht mal Regelungen was den Datenschutz betrifft.

Also dürfte eine Weiterleitung kein Problem sein.
Private Mails sind nicht erlaubt. Aber auch dazu gibt es keine schriftliche Regelung.
Das ist alles für die Zukunft mal vorgesehen.
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Mitglied: Chonta
03.11.2014 um 09:19 Uhr
Hallo,

genau in diesem Punkt irst Du.
Wiel der Datenschutz ist per Gesetz geregelt. Wenn der Betrieb keine Reglungen hat die von den Mitarbeitern unterzeichnet wurden....
Wo kein Kläger da kein Richter, aber wie gesagt kann zum Problem werden. (mit Betonung auf kann)

Gruß

Chonta
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Mitglied: 113726
03.11.2014 um 09:49 Uhr
Vielen Dank,

Kann man sich das Gesetzt betreffend des Datenschutzes irgendwo ansehen?
Bitte warten ..
Mitglied: vanTast
03.11.2014 um 16:52 Uhr
Zitat von 113726:

Vielen Dank,

Kann man sich das Gesetzt betreffend des Datenschutzes irgendwo ansehen?

Moin,

das BDSG gibt´s hier http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/ zum Studieren. Eine klare Regelung, die schriftlich fixiert ist, solltet ihr schleunigst einführen um Probleme auszuschliessen.
Ich mache das bei ausscheidenden Kollegen aber auch so wie schon beschrieben:
Konto deaktivieren, Passwort ändern, Mail Weiterleitung. Bei uns gibts dann noch ein paar mehr Dinge wie Zeiterfassung, Zugangskontrolle etc. die ich sperren muss. Die Mails werden bei uns, wie es ja vorgeschrieben ist, auch archiviert. Da muss ich also nichts machen.
Und irgendwann wird der User gelöscht. Nach einer etwas grösseren Zeitspanne lösche ich auch das Konto im Exchange da alle Mails ja im Archiv sind.

Gruss vanTast
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Mitglied: 113726
04.11.2014 um 06:14 Uhr
Zitat von vanTast:

> Zitat von 113726:
>
> Vielen Dank,
>
> Kann man sich das Gesetzt betreffend des Datenschutzes irgendwo ansehen?

Moin,

das BDSG gibt´s hier http://www.gesetze-im-internet.de/bdsg_1990/ zum Studieren. Eine klare Regelung, die schriftlich
fixiert ist, solltet ihr schleunigst einführen um Probleme auszuschliessen.
Ich mache das bei ausscheidenden Kollegen aber auch so wie schon beschrieben:
Konto deaktivieren, Passwort ändern, Mail Weiterleitung. Bei uns gibts dann noch ein paar mehr Dinge wie Zeiterfassung,
Zugangskontrolle etc. die ich sperren muss. Die Mails werden bei uns, wie es ja vorgeschrieben ist, auch archiviert. Da muss ich
also nichts machen.
Und irgendwann wird der User gelöscht. Nach einer etwas grösseren Zeitspanne lösche ich auch das Konto im Exchange
da alle Mails ja im Archiv sind.

Gruss vanTast

Besten Dank für die Antwort.

Zutrittskontrolle etc muss ich auch löschen.

Meine Frage wäre noch mal, wie lösche ich den User dann.

Wir haben ja einen SBS, da macht man normalerweise alles über die Konsole, lösche ich ihn darüber, wird aber auch das Postfach gleich mit gelöscht. Einzeln im AD und in der Exchange Konsole lösche ich ihn ungern. Oder spielt das keine Rolle.

Mails werden bei uns auch archiviert, also kann ich auch nach einer Zeit löschen. Wir archivieren mit dem GFI Mailarchiver, weiß nur nicht da der Usergebunden ist, ob dann jemand anders auf das Archiv zugreifen könnte,.

Viele Grüße
Manuel
Bitte warten ..
Mitglied: vanTast
04.11.2014 um 09:43 Uhr
Zitat von 113726:


Besten Dank für die Antwort.

Zutrittskontrolle etc muss ich auch löschen.

Meine Frage wäre noch mal, wie lösche ich den User dann.

Wir haben ja einen SBS, da macht man normalerweise alles über die Konsole, lösche ich ihn darüber, wird aber auch
das Postfach gleich mit gelöscht. Einzeln im AD und in der Exchange Konsole lösche ich ihn ungern. Oder spielt das keine
Rolle.
Moin,
also ich lösche das einzeln im AD bzw. Exchange. Wir haben auch einen SBS. So kann ich das Postfach eben noch stehen lassen aber den User trotzdem schon löschen. Man kann natürlich den User auch erst einmal deaktiviert bestehen lassen und dann beides zusammen über die Konsole wegfegen. Kommt so ein bischen drauf an wie aktuell man das AD halten will, wieviele mails überhaupt bei dem Postfach reinkommen, wie "wichtig" der ehemalige Kollege war etc.

Mails werden bei uns auch archiviert, also kann ich auch nach einer Zeit löschen. Wir archivieren mit dem GFI Mailarchiver,
weiß nur nicht da der Usergebunden ist, ob dann jemand anders auf das Archiv zugreifen könnte,.

Also wir arbeiten mit Mailstore, da kann man die Berechtigungen setzen wer auf das Archiv zugreifen kann. In der Regel können nur der User und der Admin das Archiv einsehen. Ist der User gelöscht, kann halt nur noch der Admin ran. Es sei denn, Du gibst jemand anderem noch Zugriff (Abteilungsleiter etc.). Aber gerade hier wird es knifflig wenn keine glasklare Regelung besteht wie der Account benutzt werden darf.

Gruss vanTast
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Mitglied: Alchimedes
06.11.2014 um 23:51 Uhr
Es gibt nicht mal Regelungen was den Datenschutz betrifft.

Das ist nicht !! bei Euch geregelt sondern durch die Datenschutzbehoerde , Vergehen gegen die Richtlienen werden ab 250000,- Euro geahndet !!

Wenn ein Ehemaliger Mitarbeiter darauf klagt ist das Unternehmen , durch nicht regulierte Arbeitsanweisung, voll im Arsch.

Halte Dich nicht an die Vorgaben durch Deinen Chef.., der will eh keine Ahnung haben, sondern halte Dich an die Gesetzesgrundlagen.

Gruss
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