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IT Dokumentationen - Struktur wie handhaben?

Hallo zusammen,

wie würdet ihr es lösen bei folgendem Szenario:

In einer Firma wird die IT von 3 verschiedenen IT-Dienstleistern supportert, aus diversen Gründen (ERP Anbindung, User Support, etc.).

Nun sollte die Dokumentation zwischen den 3 Anbietern inhouse besser funktionieren.

Momenten werden alle Dokumentationen, seien es Anleitungen von Installationen oder Anleitungen für die User in einem Netzwerkordner gespeichert, als Word, Excel oder PowerPoint Dokumenten.
Unter jedem Ordner sind nocheinmal mehrere Unterordner mit verschiedenen Dokumentationen und Anleitungen.

Nun gibt es ja so schöne Dokumentationsplattformen wie interne Wikis etc.

Wie würdet ihr die Dokumentationsstruktur in so einem Unternehmen händeln? Gibt es vielleicht irgendwelche coole Tools, die einfach zu bedienen sind und es das Suchen nach Dokumentationen vereinfachern?

Welche Erfahrungen habt ihr zu dem Thema gemacht?

Danke und Gruss

Content-Key: 318503

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Ausgedruckt am: 19.03.2024 um 06:03 Uhr

Mitglied: atze187
atze187 20.10.2016 um 11:25:13 Uhr
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Hi,

grundsätzlich sollte man unterscheiden zwischen technischer Doku (Infrastruktur) und Anwender-Doku (User-Anleitungen).
Auch wenn sich beides per Wiki erledigen lässt würde ich bei der Dokumentation der Infrastruktur auf Tools wie Docusnap und Spiceworks zurückgreifen da diese speziell auf diese Aufgaben zugeschnitten sind.

Eine Rolle bei der Auswahl der Tools spielt natürlich immer die Größe der zu dokumentierenden Umgebung. Die Schwelle von Wiki zu Speziallösung liegt für meine Verhältnisse bei etwa 50 Systemen.

Gruß,
André
Mitglied: runasservice
runasservice 20.10.2016 um 12:02:09 Uhr
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Hallo,

Welche Erfahrungen habt ihr zu dem Thema gemacht?

Bei unseren letzen ISO Audit haben wir die Anregung bekommen, das so einfach wie möglich zu machen. Wir benutzen jetzt Memo-Master, welches wir (verschlüsselt) über die Cloud zwischen allen beteiligten (Firmen/Standorte) synchronisieren. Dabei können jede Art von Dokumenten eingepflegt werden. Die Struktur der Unterlagen kann dabei beliebig den Gegebenheiten angepasst werden.

Mit freundlichen Grüßen
Mitglied: Rudbert
Rudbert 20.10.2016 um 12:46:56 Uhr
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Hi,


für die User: Wiki (MediaWiki, DokuWiki, SharePoint, ...)

für die Admins: OneNote (globale Suche, OCR in PDF und Bildern)


Gruß
Mitglied: staybb
staybb 20.10.2016 um 16:38:09 Uhr
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Hi Rudber,

danke für die Tipps.

OneNote wäre eine gute Alternative. Kann man da auch bereits bestehende Word oder Excel Files importieren?

Und wie sieht es dann später aus, werden dann anstatt word oder excel Dateien zb. einfach onenote dateien gespeichert? Wie funktioniert dies dann mit der Volltextsuche wenn es ganz viele OneNote Dokumente sind, durchsucht OneNote diese auch mit?
Mitglied: Rudbert
Rudbert 21.10.2016 um 07:19:01 Uhr
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Hi,


sind gerade erst dabei die interne Doku auf OneNote umzustellen.


Soweit ich das sehen kann kann man in 2010 nur den Ausdruck einer Word-Datei einfügen; es wird dann quasi als PDF abgespeichert. Oder das Dokument oder einen Link.

Wenn du direkt den Text einfügen willst musst du das per copy&paste machen.


Die Volltextsuche geht über dein gesamtes Notizbuch bzw. definierte Abschnitte.


Gruß