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GELÖST

Wie kann ich Kontakte aus Öffentliche Ordner mit Unterordnern übernehmen?

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: olivia63

olivia63 (Level 1) - Jetzt verbinden

07.10.2011, aktualisiert 09:15 Uhr, 6459 Aufrufe, 7 Kommentare

Ich brauche einmal die Hilfe eines Outlook / Exchange Experten, es geht um das Handling Öffentlicher Kontakteorder.

Hallo,

zunächst ein paar Angaben zum System:
Server: SBS 2008 mit Exchange 2007
Clients: Windows XP/7 mit Office 2003/2007/2010

Ich habe unter den Öffentlichen Ordnern eine Struktur mit Kontakten. Damit meine ich einen (Kontakte)Ordner mit diversen Unterordnern. Ein Beispiel:
-Pressekontakte
--DACH
----D Nord
----D Süd
----A
----CH
--Übersee
----China usw....

Die Unterteilung in Unterordner begündet sich mit der Vergabe unterschiedlicher Berechtigungen.

Zu meiner Frage:
Um als User nun diese Kontakte verwenden zu können, fügt man diese ja als Favorit hinzu. Nun werden jedoch beim Hinzufügen einen Hauptordners (wie z.B. DACH) die Unterordner nicht mit übernommen. Wie kann ich es realisieren, dass dies geschieht. Wenn ich alle Kontakteordner einzeln hinzufüge, geht ja beim Anwender die Struktur verloren. Oder ist gar mein Ansatz falsch?

Grüße,

Olivia!
Mitglied: GuentherH
07.10.2011 um 09:28 Uhr
Hi.

Wie kann ich es realisieren, dass dies geschieht

Gar nicht. Das Adressbuch kann nicht mit Unterordnern umgehen.

LG Günther
Bitte warten ..
Mitglied: olivia63
07.10.2011 um 09:52 Uhr
Mmmhhhhhhh, gibt es da eine andere Möglichkeit? Fällt jemandem vielleicht ein ganz anderer Lösungsansatz ein?

Für Vorschläge bin ich dankbar.

Gruß, Olivia.
Bitte warten ..
Mitglied: GuentherH
07.10.2011 um 10:09 Uhr
Hi.

Mmmhhhhhhh, gibt es da eine andere Möglichkeit? Fällt jemandem vielleicht ein ganz anderer Lösungsansatz ein?

Ja. Die Aufteilung in den Öffentlichen Orndnern vergessen. Das bringt nur Nachteile.

a) wenn ich nach Ländern filtern oder unterscheiden will, kann dies über Kategorieren erledigt werden
b) wenn ich nach einer Adresse suche, dann will ich sofort die Ergebnisse haben und nicht erst durch 10 Adressbücher klicken, bis ich fündig werde.

LG Günther
Bitte warten ..
Mitglied: olivia63
07.10.2011 um 11:39 Uhr
OK, werden diese Kategorien auch vom Exchange übernommen? Ich lege ja die Kategorien als Benutzer in dem jeweiligen Outlook fest (also derjenige, der einen Kontakt einstellt).
Bitte warten ..
Mitglied: GuentherH
07.10.2011 um 15:50 Uhr
Hi.

OK, werden diese Kategorien auch vom Exchange übernommen?

JEIN. Sie müssen bei alle Usern gleich angelegt sein. Es gibt aber einige 3rd Party Tools zur zentralen Verwaltung von Kategorien.

LG Günther
Bitte warten ..
Mitglied: olivia63
10.10.2011 um 08:53 Uhr
Danke, werde es mal versuchen!

LG, Olivia
Bitte warten ..
Mitglied: goscho
10.10.2011 um 09:21 Uhr
Morgen Jungs und Mädels,

Die Unterteilung in Unterordner begündet sich mit der Vergabe unterschiedlicher Berechtigungen.

@Günther,
wenn jedoch unterschiedliche Berechtigungen auf die Kontakteordner vergeben werden müssen, ist es keine gute Idee, alle in einen Ordner zu packen.

@olivia63,
beim Arbeiten mit den ÖO-Kontakteordnern gibt es auch die Möglichkeit, einen übergeordneten Ordner (-Pressekontakte) als Favorit zu übernehmen und dabei in den Optionen festzulegen, dass alle Unterordner mit übernommen werden. Es gibt sogar eine Funktion, die später angelegte Unterordner automatisch hinzufügen lässt.
Damit hättet ihr zuerst einmal die Struktur beibehalten.

Damit diese Kontakte jetzt richtig genutzt werden können, müssen die Ordner noch als Outlook-Adressbücher deklariert werden. Mir ist hier keine Funktion bekannt, die dies automatisch erledigt (leider).
Die Suche über alle diese Kontakteordner hinweg gestaltet sich mit der bordeigenen Suche als nicht nutzbar. Diese kann AFAIK immer nur einen ÖO durchsuchen.

Wenn man bedenkt, dass MS Lookout aufgekauft hat, welches das konnte, dann fragt man sich natürlich, warum die Damen und Herren aus Redmond das nicht in ihre eigene Suche übernommen haben.

Für solche Sachen gibt es aber Tools anderer Hersteller, wie z.B. Lookeen. Damit kann man wunderschön über alle seine Outlook-Ordner (incl. ÖOs) und auch über Filesystemordner suchen lassen.
Bitte warten ..
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