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Lösung unserer Projektkommunikation im Unternehmen gesucht!

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: Tumetot77

Tumetot77 (Level 1) - Jetzt verbinden

25.05.2011 um 11:25 Uhr, 2738 Aufrufe, 2 Kommentare

Hallo,

unsere Abteilung besteht aus 12 Personen, die an ca. 30-50 Projekten gleichzeitig arbeiten. Manche dieser Projekte werden allein, manche gemeinsam bearbeitet.

Als die Abteilung noch kleiner und der Arbeitsaufwand überschaubarer war, wurde ein Email-Verteiler eingerichtet, in dem alle Abteilungsmitglieder eingetragen waren. In jede Email, die die Abteilung verlässt, wurde der Verteiler einkopiert und jede Email, die ein Abteilungsmitglied erreicht, wurde an den Verteiler weitergeleitet, damit theoretisch jedes Abteilungsmitglied weiß, was die anderen tun. Das hat auch lange Zeit gut funktioniert.

Nun ist die Abteilung gewachsen und es wird weiter mit dem Verteiler gearbeitet. Wir bekommen daher pro Person ca. 250 Emails/Tag und leiden an einem Informationskoller. Wenn man nach 2 Wochen Urlaub zurück ins Büro kommt, werden erstmal 2-3 Tage Emails sortiert.

Frage: Welche Möglichkeiten gibt es, diesem Problem beizukommen? Gibt es hier bereits Software-Lösungen oder irgendwelche IT-Lösungen, mit der man diese Informationsflut strukturieren kann. Mir wurde erzählt, dass andere Firmen mit einer Art "Projekt-Wiki" ihre Kommunikation vereinfachen, ich habe darüber aber noch nichts genaueres in Erfahrung bringen können. An welche Firmen kann man sich wenden, um hier Lösungsvorschläge zu erarbeiten?

Noch als Zusatz: Versuche, den Verteiler nur noch in die wesentliche Kommunikation einzukopieren, funktionieren nicht. Wir arbeiten alle mit PC und Windows7/ Outlook. Unsere IT-Abteilung ist hier leider überhaupt keine Hilfe.

Ich habe keinerlei Ahnung von IT und der damit verbundenen Terminologie und bitte daher um "idiotengerechte" Antworten. Ganz herzlichen Dank!
Mitglied: Karo
25.05.2011 um 11:43 Uhr
Hoi,

mal ein anderer Ansatz:

Schon mal an Sozial Networking gedacht? www.liferay.com in der Open Source Version ....

oder OpenWiki (http://www.openwiki.com) oder The Guide (http://theguide.sourceforge.net) .....

Karo
Bitte warten ..
Mitglied: sam24
25.05.2011 um 13:13 Uhr
Hallo Tumetot77,

wenn Ihr doch schon eine IT Abteilung habt, musst Du die wohl zwangsläufig mit ins Boot holen.

Leider schreibst Du nichts über Eure Infrastruktur (serverseitig). Gibt es da schon was oder nicht? Wenn es gar nichts gibt dann kann das hier http://de.wikipedia.org/wiki/EGroupWare eine Lösung sein. In Windowslastigen Firmen kommt oft eine Exchange Server ins Spiel, da könnt Ihr den ganzen Teil von EGroupware schon mal in die Tonne treten - dann nur eine Projektmanagementsoftware. Wollt Ihr das auch an Eure Buchhaltung anbinden bzw wie werden die Projekte erfasst? Es gibt haufenweise Projektsoftware, die direkt in den EMailverkehr integriert wird. Dann ist das auch mit Urlauben / Krankheiten überhaupt kein Thema mehr.
Wahrscheinlicher ist jedoch, dass Ihr schon irgendeine Struktur in der Firma habt und da müsst Ihr Euch zwangsläufig anpassen. Die Gründung von Parallelwelten hat noch nie wirklich funktioniert. Lösungen gibt es jede Menge, die Frage ist was habt Ihr und was dürft Ihr?

Gruß Sam
Bitte warten ..
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