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GELÖST

Möchte den gleichzeitigen Zugriff auf eine Excel Datei unterbinden. Benötige Ratschläge

Frage Microsoft Windows Server

Mitglied: Jizz-Mo

Jizz-Mo (Level 1) - Jetzt verbinden

12.10.2017 um 11:09 Uhr, 412 Aufrufe, 25 Kommentare

Hallo,

vorhin hat mich ein Kunde angerufen und mich vor ein Problem gestellt, bei dem ich selber ein wenig Unterstützung benötigen könnte.

Also folgendes Problem haben wir, zumindest gebe ich die Info so weiter, wie ich es verstanden habe:

Der Kunde verwendet für einige Dateien und Ordner Dropbox => Wenn nun zum Beispiel Person A und Person B gleichzeitig an einer Excel Datei arbeiten und Person B speichert die bearbeitete Datei, nachdem Person A auch eine bearbeitete Version gespeichert hat, führt das dazu, dass die Änderungen von Person A verloren gehen.
Die Datei wird einfach überschrieben oder es wird eine weitere Datei angelegt, was zu unnötigen Redundanzen führt.

Der Kunde möchte das natürlich unterbinden und hat mich nach Rat gefragt. Ich habe aus ihm herauskitzeln können, dass Sie ein Windows Server angemietet haben (irgendwo), auf die sie über Remote Desktop zugreifen können.

Wir arbeiten bei uns im Betrieb mit Macs, aber von meinem ehemaligen Arbeitgeber weiß ich noch, dass wenn man eine Datei im Netzwerk öffnet, man automatisch eine Nachricht erhält, wenn die Datei bereits woanders geöffnet ist. Das ist eigentlich das, was die Herrschaften benötigen.

Nun zum Lösungsansatz:

1. Datei in einem Ordner auf dem angemieteten Windows Server ablegen
2. Den Ordner als Netzlaufwerk bei den 2-3 Personen, die Zugriff darauf haben sollen, einbinden.
3. Gleichzeitiger Zugriff auf Datei => Benachrichtigung, dass Datei bereits geöffnet ist.

Kann man diesen Lösungsansatz realisieren und wenn ja wie? Ich möchte ein kleines Tutorial schreiben, was der Kunde machen sollte, um das Problem zu lösen.

Ich bedanke mich schon mal bei allen im Voraus...
Mitglied: bitcoin
12.10.2017, aktualisiert um 11:16 Uhr
Eine Datenbank oder ein Wiki wäre bei gleichzeitigem Arbeiten mit ein und auschecken eine vernünftigere Lösung.
Oder man installiert sich ein Versionsverwaltung wie Git & Co. bei der man Dokumente zur Bearbeitung "auscheckt", alles andere führt über Kurz oder Lang zu Chaos man denke auch an die oftmals liegengebliebenen locks der Office-Dokumente welche dann manuell erst wieder gelöscht werden müssen.
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Mitglied: Penny.Cilin
12.10.2017 um 11:21 Uhr
Guten Morgen,

schau mal in den Einstellungen von Excel nach. Dort gibt es eine Option, daß man die tabelle freigeben kann. D.h. es können mehrere Personen gleichzeitig an der Tabelle arbeiten.

Dann werden alle Änderungen übernommen. Mit Ausnahme, wenn zwei Anwender die gleiche Zeile/Spalte bearbeiten. Dann wird die letzte Änderung gespeichert.

Standardmäßig ist diese Option NICHT aktiviert.

Gruss Penny
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Mitglied: Jizz-Mo
12.10.2017, aktualisiert um 11:22 Uhr
@Kokosnuss

Hört sich alles toll an, an das habe ich auch schon gedacht, aber das Problem ist, ich kann den Wissensstand nicht abschätzen und würde daher mit den Mitteln, die zur Verfügung stehen, weitermachen wollen. Ich meine nur wegen 1-5 Dateien würde ich da auch nicht großartig etwas neues ins Spiel bringen.

Ich würde denen ja eventuell vorschlagen, dass sie eine NAS von Synology, QNAP und Co. nehmen und den Personen auf die Kiste den Zugriff regeln, aber die sollen schon jetzt mal eine vorübergehende Lösung haben, mit der sie jetzt glücklich sind.
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Mitglied: departure69
12.10.2017 um 11:24 Uhr
Hallo.

Dein Lösungsansatz ist O.K., aber wie gehen die User Deines Kunden dann mit der Benachrichtigung um?

Die Benachrichtigung bietet dem als zweiten zugreifenden User nämlich die Möglichkeit, das begehrte Dokument als schreibgeschützte Kopie zu öffnen, das heißt, er kann dann darin lesen (oder auch drucken), er kann sogar Veränderungen vornehmen, kann diese aber nicht mit dem gleichen Dateinamen speichern. Aber: Er kann die veränderte Datei natürlich im gleichen Verzeichnis unter einem anderen, nur leicht geänderten Dateinamen speichern, da genügt es, im Dateinamen ein einziges Zeichen zu ändern, hinzuzufügen oder wegzulassen. Und schon liegen wieder 2 Dateien bzw. 2 Dateiversionen vor!

Wenn, dann mußt Du Deinem Kunden klarmachen, daß die User, die diese Meldung erhalten, diese Meldung als Aufforderung sehen sollen, es bleiben zu lassen, also auch keine schreibgeschützte Kopie zu erstellen und darin herumzuschreiben (und sie danach unter anderem Namen zu speichern). Sie sollen warten, bis der Erste, der die Datei offen hat, diese wieder geschlossen hat.

Und das kann gleich zum nächsten Problem werden:

Der Erste, der die Datei öffnet, kriegt einen Anruf, der länger dauert, oder kriegt Bürobesuch, wo das Gespräch länger dauert. Im Zweifelsfall blockiert er somit eventuell stundenlang die Datei, die andere dann irgendwann auch mal brauchen, ohne daß er irgendetwas darin tut!

Auch dies mußt Du Deinem Kunden erklären. Derjenige, der die Datei als erstes geöffnet hat, soll sie bei absehbar längerer Nichtbenutzung wieder schließen, damit andere nicht zu lange blockiert werden.


Viele Grüße

von

departure69
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Mitglied: bitcoin
12.10.2017, aktualisiert um 11:26 Uhr
Gut wenn das 2-3 User sind die sich absprechen können funktioniert das vielleicht noch. Meine langjährige Erfahrung in größeren Unternehmen zeigt aber das die Freigeberei und die Lockings nie 100% zuverlässig funktionieren und es immer wieder zu Unstimmigkeiten und Datenverlust kam. Eine Versionsverwaltung ist an einem Nachmittag eingerichtet völlig kostenlos und funktional für die User.
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Mitglied: Jizz-Mo
12.10.2017 um 11:26 Uhr
@Penny.Cilin

Danke für den Tipp. Aber es sollen ja nicht beide an der Datei arbeiten, zumindest nicht gleichzeitig. Vielleicht kam das nicht so ganz rüber sorry.
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Mitglied: Jizz-Mo
12.10.2017, aktualisiert um 11:37 Uhr
Zitat von departure69:

Hallo.

Dein Lösungsansatz ist O.K., aber wie gehen die User Deines Kunden dann mit der Benachrichtigung um?

Die Benachrichtigung bietet dem als zweiten zugreifenden User nämlich die Möglichkeit, das begehrte Dokument als schreibgeschützte Kopie zu öffnen, das heißt, er kann dann darin lesen (oder auch drucken), er kann sogar Veränderungen vornehmen, kann diese aber nicht mit dem gleichen Dateinamen speichern. Aber: Er kann die veränderte Datei natürlich im gleichen Verzeichnis unter einem anderen, nur leicht geänderten Dateinamen speichern, da genügt es, im Dateinamen ein einziges Zeichen zu ändern, hinzuzufügen oder wegzulassen. Und schon liegen wieder 2 Dateien bzw. 2 Dateiversionen vor!

Wenn, dann mußt Du Deinem Kunden klarmachen, daß die User, die diese Meldung erhalten, diese Meldung als Aufforderung sehen sollen, es bleiben zu lassen, also auch keine schreibgeschützte Kopie zu erstellen und darin herumzuschreiben (und sie danach unter anderem Namen zu speichern). Sie sollen warten, bis der Erste, der die Datei offen hat, diese wieder geschlossen hat.

Und das kann gleich zum nächsten Problem werden:

Der Erste, der die Datei öffnet, kriegt einen Anruf, der länger dauert, oder kriegt Bürobesuch, wo das Gespräch länger dauert. Im Zweifelsfall blockiert er somit eventuell stundenlang die Datei, die andere dann irgendwann auch mal brauchen, ohne daß er irgendetwas darin tut!

Auch dies mußt Du Deinem Kunden erklären. Derjenige, der die Datei als erstes geöffnet hat, soll sie bei absehbar längerer Nichtbenutzung wieder schließen, damit andere nicht zu lange blockiert werden.


Viele Grüße

von

departure69


Die Handhabung ist dem Kunden bereits bekannt, auch die Probleme, die auftreten können und wahrscheinlich früher oder später auch werden, ist bekannt. Aber eine coole Zusammenfassung.
Ich würd ihm diesen Weg gerne erklären, weiß aber selber noch nicht so recht, wie er einen Ordner im Windows Server, den sie angemietet haben, als Netzlaufwerk einbinden kann. Weiß jemand Rat?
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Mitglied: Penny.Cilin
12.10.2017, aktualisiert um 11:37 Uhr
@Jizz-Mo

OK, wie von mir geschrieben, ist diese Funktion standardmäßig NICHT AKTIV.
Ich denke eher an Antwort von departure69, daß die Anwender die Meldung NICHT oder nicht richtig lesen.

Schau Dir seine Antwort nochmal genau an.
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Mitglied: Jizz-Mo
12.10.2017 um 11:43 Uhr
Zitat von Penny.Cilin:

@Jizz-Mo

OK, wie von mir geschrieben, ist diese Funktion standardmäßig NICHT AKTIV.
Ich denke eher an Antwort von departure69, daß die Anwender die Meldung NICHT oder nicht richtig lesen.

Schau Dir seine Antwort nochmal genau an.

Ich verstehe schon und kann das auch nachvollziehen, aber wie ich departure69 schon geschrieben habe, ist den Usern die Handhabung bekannt. "Spätestens ab der Nachricht sollte der gesunde Menschenverstand eingreifen und klarstellen, dass die Datei in Verwendung ist und man den Kollegen oder die Kollegin benachrichtigen soll, wenn man was machen will", so meint der Kunde. Das dieser Ansatz nicht die beste Lösung bietet, ist schon klar, aber deren Workflow scheint so zu funktionieren.
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Mitglied: Jizz-Mo
12.10.2017 um 12:16 Uhr
Also nochmals kurz zusammengefasst:

- Windows Server (weiß nicht welche Version) angemietet, also Server nicht im Unternehmen
- Ordner auf Server erstellen (ist klar)
- Den Ordner freigeben, damit man darauf zugreifen kann (sollte auch kein Problem sein)
- Zugriff von den Clients auf den Ordner (der ja nicht im Unternehmensnetzwerk hängt) übers Internet als Netzlaufwerk (da haperts noch)
=> User können auf den Ordner zugreifen
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Mitglied: Apophis
12.10.2017 um 12:56 Uhr
Hallo,

Zitat von Jizz-Mo:
- Zugriff von den Clients auf den Ordner (der ja nicht im Unternehmensnetzwerk hängt) übers Internet als Netzlaufwerk (da haperts noch)

Da könnte der Befehl "Net use" Dein Freund sein. Als Batch in die Autostartgruppe gehängt geht er prima.

Nicht ausprobiert habe ich, ein Laufwerk direkt per "Netzlaufwerk verbinden" im Explorer anzubinden , sollte aber auch gehen.

Gruß
Apophis
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Mitglied: Jizz-Mo
12.10.2017 um 13:17 Uhr
Zitat von Apophis:

Hallo,

Zitat von Jizz-Mo:
- Zugriff von den Clients auf den Ordner (der ja nicht im Unternehmensnetzwerk hängt) übers Internet als Netzlaufwerk (da haperts noch)

Da könnte der Befehl "Net use" Dein Freund sein. Als Batch in die Autostartgruppe gehängt geht er prima.

Nicht ausprobiert habe ich, ein Laufwerk direkt per "Netzlaufwerk verbinden" im Explorer anzubinden , sollte aber auch gehen.

Gruß
Apophis

Und genau da liegt das Problem:
Wie soll das mit der Verbindung funktionieren? Ich meine wenn der Server im Unternehmensnetzwerk wäre, ist das ja kein Problem. Man erstellt eine Freigabe auf dem Server und greift dann auf diese Freigabe zu als Netzlaufwerk.

Wie funktioniert das aber, wenn der Server weiß Gott wo liegt?
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Mitglied: bitcoin
12.10.2017, aktualisiert um 13:28 Uhr
VPN, WebDAV, FTPs SFTP usw. ach da gibt's so viele Möglichkeiten.
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Mitglied: Kraemer
12.10.2017 um 17:36 Uhr
Zitat von bitcoin:

VPN, WebDAV, FTPs SFTP usw. ach da gibt's so viele Möglichkeiten.

das stimmt doch gar nicht! Problem nicht verstanden aber mal eben überheblich ein paar Abkürzungen in ein Forum rotzen... sowas kann ich ja leiden
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Mitglied: Kraemer
12.10.2017 um 17:44 Uhr
Moin,

die Problemstellung ist trivial. Dein Lösungsansatz: gut geraten - ist eine Möglichkeit.

Und damit ist hier eigentlich auch schon ende. Deine Informationen lassen nur Schüsse ins blaue zu!
Ein mysteriöser Server, der anscheinend in einem Paralleluniversum herumschwirrt, ist keine Basis für eine zielführende Hilfestellung.
Darüber hinaus erschließt sich nicht, warum du das Problem nicht lokal abfackelst. Aber auch zu den Begebenheiten schreibst du nichts.

Alles in allem also nur Gerate hier...
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Mitglied: bitcoin
12.10.2017, aktualisiert um 17:56 Uhr
Zitat von Kraemer:

Zitat von bitcoin:

VPN, WebDAV, FTPs SFTP usw. ach da gibt's so viele Möglichkeiten.

das stimmt doch gar nicht! Problem nicht verstanden aber mal eben überheblich ein paar Abkürzungen in ein Forum rotzen... sowas kann ich ja leiden
So ein Quark, bei der mageren Info die der TO liefert mit "externer" Server kann man nur mutmaßen !! Und all diese Zugriffsmöglichkeiten bieten sich eben an wenn er Dateizugriff benötigt. Und ja diese Protokolle wenn man sie richtig kombiniert erlauben auch ein File Locking!
Wenn er die liefert kann man einschränken wie du auch selbst sagst, also ist daran nichts falsch.

Und bitte was soll die Anmache? Kein Kaffee gehabt ?
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Mitglied: Kraemer
12.10.2017, aktualisiert um 18:17 Uhr
Zitat von bitcoin:
Und ja diese Protokolle wenn man sie richtig kombiniert erlauben auch ein File Locking!
siehst de - das ist das schöne an einem Forum. Man lernt nicht aus. Magst du die Vorgehensweise mal beispielsweise anhand des FTP-Protokolls erklären? Interessiert mich brennend! Das da seit 1985 noch keiner drauf gekommen ist, was dieses unsichere Protokoll alles hergibt...
Bitte warten ..
Mitglied: departure69
12.10.2017, aktualisiert um 18:11 Uhr
@Kraemer:
@Kokosnuss:

Der TE hat's doch im Ursprungsposting hingeschrieben:

Sein Kunde konnte ihm zwar nicht sagen wo (bei wem) der Server gehostet wird, aber immerhin doch, daß der Kunde per RDP zugreifen kann. Ob dieser RDP-Zugriff zuvor sauber getunnelt ist (alles andere hielte ich für Kamikaze) oder nicht, wissen zwar nicht, aber mit der grundsätzlichen Aussage "RDP" ist doch etwas anzufangen.

Es wird zwar kein echter Terminalserver / RDS-Server sein, aber wir wissen ja, daß bei aktiviertem RDP zumindest 2 gleichzeitige Zugriffe mit 2 versch. Accounts möglich sind. Und wenn man dann noch außer acht lässt, daß diese eigentlich nur für Admin-Zugriffe gedacht sind, aber genauso weiß, daß das auch mit "normalen" Nutzern funktioniert, ist doch der Drops schon gelutscht:

- auf dem Server Excel installieren (unter Beachtung des hier notwendigen Lizenzrechts, versteht sich)
- den Leuten, die die Excel-Datei bearbeiten sollen/können/wollen, einen passend konfigurierten RDP-Clientzugriff geben (mit aktiver Druckerdurchreiche)
- wer bearbeiten soll, meldet sich remote an, macht seine Arbeit, und geht dann wieder raus
- der nächste Bitte

Wobei ich das Thema VPN klären würde, ein Server mit nacktem Hintern im Internet, ohne VPN, ist hochgradig grenzwertig.


Viele Grüße

von

departure69
Bitte warten ..
Mitglied: Kraemer
12.10.2017 um 18:15 Uhr
@departure69
jetzt fange doch du bitte nicht auch noch an zu raten
Bitte warten ..
Mitglied: departure69
12.10.2017 um 18:31 Uhr
Naja, zumindest der Begriff "RDP" steht im Raum.

Aber Du hast recht, alles weitere muß der TE jetzt mal bei seinem Kunden genauer in Erfahrung bringen.

'nen schönen Abend noch.


Viele Grüße

von

departure69
Bitte warten ..
Mitglied: bitcoin
12.10.2017, aktualisiert um 18:46 Uhr
Zitat von Kraemer:

Zitat von bitcoin:
Und ja diese Protokolle wenn man sie richtig kombiniert erlauben auch ein File Locking!
siehst de - das ist das schöne an einem Forum. Man lernt nicht aus. Magst du die Vorgehensweise mal beispielsweise anhand des FTP-Protokolls erklären? Interessiert mich brennend! Das da seit 1985 noch keiner drauf gekommen ist, was dieses unsichere Protokoll alles hergibt...
Wenn du meinen Post richtig gelesen hättest schrieb ich FTPs. Alle diese Protokolle kannst du z.B. via WebDrive und Konsorten unter Win einbinden und Protokollneutral nutzen wie ein Laufwerk, natürlich nur im Rahmen der Möglichkeiten. Für das Locking reicht bei Office ja eine simple versteckte temp. Datei.

Also, warten wir's erst mal ab was der TO so bringt.
Bitte warten ..
Mitglied: Kraemer
12.10.2017 um 19:08 Uhr
Ah ja und wie löst du das Problem mit der Asynchronität?
Bitte warten ..
Mitglied: Carlos1964
12.10.2017, aktualisiert um 19:40 Uhr
Hallo zusammen,

also vorab muss ich sagen das die Zahl der Antworten echt ein Wahnsinn ist!

Ich denke aber das fast alle Überlesen haben das sein Kunde mit Dropbox arbeitet...
Der Clou ist, sobald in der Dropbox ne Datei geöffnet ist oder mehrfach geöffnet ist zeigt dir das die Dropbox an! Außer du hast die Offline am PC
liegen, diese wird dann aber beim speichern nicht auf der Dropbox abgelegt...

Also sag deinen Kunden, wenn er das nächste mal eine Datei öffnet dann soll er rechts am Bildschirm mal das Dropbox Zeichen beachten! Da steht wer aktuell noch mit der Datei arbeitet...
Synchronabstimmung der Daten geht bei Dropbox nicht. Ich und mein Team arbeiten schon Jahre mit der Dropbox und hatten das Problem nicht wirklich. Gut, alle von uns können lesen... und keiner von uns ist ne Rampensau nach Motto: das würg ich denen rein, ich Speicher jetzt mal schnell..
Aber ich versteh das, denn Warten bzw. Geduld is ja ne Tugend die mindestens seit 2000 Jahren überholt ist...

Abhilfe dafür wäre: ne klare Regel, wer darf Änderungen vornehmen und vor allem Änderungen als Kommentar schreiben, die dann der Chef der Datei durchführt. Sollte dann noch die frage auftreten: da hat aber trotzdem einer dazwischen gespeichert...
Auch kein Thema, Dropbox stellt eine wunderbares Daten Aufruf und Änderungsprotokoll zur Verfügung!
Bitte warten ..
Mitglied: Jizz-Mo
13.10.2017 um 08:31 Uhr
Guten morgen an alle,

wow, ich wollte jetzt nicht eine Welle der Diskussion auslösen, ich bedanke mich bei allen, die Support gewährleisten.

Ich habe jetzt folgendes erfragen können:

Die Herrschaften haben auch einige Server, die im Unternehmensnetzwerk hängen. Die haben sogar einen Fileserver, der aber für alles andere missbraucht wird. Ich habe denen vorgeschlagen, dass Sie einfach eine Ordnerfreigabe im Netz zur Verfügung stellen und den Personen,die darauf Zugriff haben sollen, die nötigen Rechte vergeben. Mein Gott, die haben ja sogar ein Active Directory im Einsatz, weiß gar nicht was das für ein Problem für die darstellt. Aber ich habe auch rausgehört, dass die jeweilige Abteilung einfach nicht richtig mit der IT Abteilung kommuniziert hat, was sie ja hätten machen sollen, bevor sie einen externen dazuholen.

Also Ende gut alles gut. Das Problem fürs erste ist zumindest gelöst oder auf unbekannte Zeit nach hinten verschoben.

Die Lösungsansätze von euch sind aber trotzdem sehr interessant. Wenn ich mal den Bedarf habe, einen Server zuhause einzurichten und von außen darauf zuzugreifen, dann werde ich einige Sachen mal testen.

Also allen nochmals ein Dankeschön für den Support, auch wenn die Lösung sich einfacher gestaltet hat als erwartet.

Viele Grüße
Bitte warten ..
Mitglied: bitcoin
13.10.2017, aktualisiert um 09:53 Uhr
Zitat von Kraemer:

Ah ja und wie löst du das Problem mit der Asynchronität?
Das war nicht Teil meiner Antwort welche du angesprochen hast! Die Antwort dazu stand schon in einem meiner Posts ganz am Anfang.
Bitte warten ..
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