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Mail Konten beim Provider - Mailserver sinnvoll?

Frage Internet E-Mail

Mitglied: Alforno

Alforno (Level 1) - Jetzt verbinden

16.02.2008, aktualisiert 17.02.2008, 7381 Aufrufe, 15 Kommentare

Hallo,

wir haben bei unserem ISP eine .de Domain und dazu ca. 20 E-Mail-Adressen. Diese werden direkt von den Clients per pop abgeholt. (Outlook 2003)
Auf unserem Server läuft Windows 2003 Server Standard. Auf den Clients läuft Windows 2000 bzw. Windows XP Professional.

Jetzt war meine Idee, dass ich auf dem Server einen kleinen Mailserver aufsetze und dieser die Mails beim Provider abholt und an die Clients
weiterleitet. Dies hätte den Vorteil, dass ich alle Mail Konten am Server administrieren könnte.

Einen eigenen Mailserver mit MX-Records, möchte ich nicht betreiben.

Jetzt stellen sich mir ein paar Fragen:

1. Ist das machbar? Ist das sinnvoll oder eher ne Schnapsidee?
2. Wenn ja, welchen Mailserver nehmen?

Ich habe mir bereits den Exchange angesehen, habe davon aber keine Ahnung und denke auch, dass dieser ne Nummer zu groß ist für
diese Aufgabe. Darüberhinaus benötige ich wirklich nur eine Lösung für den Mailverkehr und keine Groupware.

So, jetzt bin ich gespannt auf eure Ideen.

Danke im Voraus.

mfg
Alforno
Mitglied: Supaman
16.02.2008 um 21:55 Uhr
da ist sogar sehr sinnvoll, vor allem weil der hausinterne mailtraffic nicht jedes mal über die DSL leitung raus- und wieder reingeht und weil mal endlich ein komplettes backup aller mailboxen hat.

die architektur würde sinnigerweise so aussehen: catch-all drop-box beim provider, hauseigener mailserver holt die mails ab und verteilt an die user. zugriff der user auf die mailkonten nicht mehr per pop3 sonder per IMAP.

als produkte kannst du dir mal kerio mailserver ansehen, ist recht leicht zu adminsitrieren und bietet die wichtigsten groupware funktionen von exchange (IMAP, webinterface, outlook anbindung, terminkalender, LDAP verzeichnis für adressen). sehr schön ist, das ein spam filter, antivirus engine und backup funktion gleich mitgeliefert wird.

alternative opensource: hmailserver oder sme mailserver
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Mitglied: Alforno
16.02.2008 um 22:07 Uhr
Danke für die schnelle Antwort.
Wenn ich es richtig im Kopf habe, ist ein catch-all Postfach bereits vorhanden.
Kannst du mir ne grobe Hausnummer für die Kosten des Kerios nennen?

Könnte man das Ganze auch mit dem Exchange realisieren? Oder geht das nicht wegen dem fehlenden Pop-Connector?

Diese Ganzen Groupware Funktionen benötigen wir eigentlich nicht, da wir bereits eine ERP Lösung im Netz einsetzen und Funktionen wie Termine und Kalender darüber abgewickelt werden.


Danke.

mfg
Alforno
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Mitglied: filippg
16.02.2008 um 22:10 Uhr
Hallo,

wie viel gibt es denn bei 20 Konten zu administrieren?

Das mit dem Backup der Mailboxen ist ein Vorteil - aber nur, wenn man es auch einrichtet. Und die Gefahr durch Fehlkonfiguration etwas zu verlieren ist auch nicht ganz zu unterschätzen. Die Traffic-Ersparnis ist realtiv: mit einer Catch-All-Mailbox (und die braucht man, wenn man die Konten lokal verwalten will) fängt man sich unglaubliche Mengen an Spam ein. Wen man viel intern mailt kann das überwiegen.

Ein kleines, kostenloses Programm das die von dir gewünschten Funktionen können sollte ist Hamster (habe ich vor langer, langer Zeit mal benutzt).

Überlege dir nochmal, was du überhaupt willst und brauchst. Wenn nicht all zu viel gemailt wird, wird sich das wahrscheinlich nicht lohnen. Wenn du etwas mehr willst, kann es sich schon lohnen.

Gruß

Filipp
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Mitglied: Alforno
16.02.2008 um 22:27 Uhr
Nochmal ne kurze Frage:

Werden die Mails dann auf dem Server gespeichert und auf dem Client nur noch "angezeigt" und nicht wirklich übertragen?

Hätte ich denn nicht Vorteile in Bezug auf Funktionen wie Abwesenheit, Weiterleitung usw. Diese Sachen könnte ich doch dann zentral einstellen, oder?

mfg
Alforno
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Mitglied: filippg
16.02.2008 um 22:56 Uhr
Hallo,

das kommt ein bißchen darauf an.
Wenn du die Clients für POP3 konfigurierst (was sie wahrscheinlich im Moment auch sind), dann werden die Mails auch vom lokalen Server abgerufen und sind dann nur noch auf dem Client. IMAP sieht vor, die Mails auf dem Server zu belassen und nur lokal zu behalten. Habe ich persönlich aber nicht die besten Erfahrunen mit.
Dein bisheriger Provider wird wahrscheinlich auch IMAP anbieten, aber bei IMAP wäre es wirklich deutlich sinnvoller, einen lokalen Server aufzusetzen.

Gruß

Filipp
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Mitglied: Alforno
16.02.2008 um 23:10 Uhr
Tja, jetzt weiß ich auch nicht was ich machen soll.

Ich hatte gedacht, dass sei jetzt der konsequente Schritt in die richtige Richtung.

Also den Exchange kann ich ja schonmal streichen, da ich weiterhin die Mails über den Provider beziehen möchte. Exchange aber keinen eigenen Pop-Connector hat. Der Provider bietet die Möglichkeit die Mails kostenlos auf Spam zu prüfen. Dies funktioniert recht zufriedenstellend.

Wenn ein Mitarbeiter 3 Wochen Urlaub hat dann möchte ich seine Mails umleiten, dies würde ich gerne vom Server aus machen. Deswegen die Idee mit dem lokalen Mailserver auf dem 2003 Server. Außerdem würde ich gerne die Einstellungen für die Konten in Outlook mittels GPO verteilen, Stichwort ORK.

Wenn der Mailserver nur noch das catch-all Postfach abholt, wie wird dann mit den ganzen Mails weiter verfahren?

Danke für die Unterstützung.

mfg
Alforno
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Mitglied: Supaman
16.02.2008 um 23:46 Uhr
also mal langsam... der spamfilter im kerio ist spamassasin, zusätzlich sind eigene regeln möglich. die trefferquote ist extrem gut, ich sag mal 1-2% nicht erkannte spamms gegen null falsch aussortierte - damit kann man prima leben.

IMAP auf server, sprich clients zeigen nur an ist ein muss - es sei denn du machst tagesaktuelle backups der clients. ansonsten ist das geschrei gross wenn von einem normalen client mal wieder eine platte abraucht.

beim traffic geht es weniger um die menge, als denn um die zeit. da munter-lustiger müll im größenordnungen von mehreren megabyte immer an den großen verteiler versendet wird, kommt da einiges zusammen.

20 user version inkl. antivirus liegt ebi ~ 850 euro netto.
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Mitglied: Alforno
17.02.2008 um 00:04 Uhr
Richtig, also doch ein lokaler Mailserver.

Soll ich dann das catch-all Postfach nutzen? Wie werden denn dann die Mails an die einzelnen Rechner der User weitergeleitet? Werden dafür Regeln erstellt?

Am Mailserver müssen dann doch sicherlich Konten für die einzelnen User angelegt werden und diese Konten müssen dann im E-Mail Client, sprich Outlook als IMAP eingerichtet werden? Ist das so richtig?

Muss ehrlich zugeben, dass ich das preislich ziemlich ordentlich finde. Zumal AntiVirus nicht wirklich benötigt wird. Im gateway ist eine AV-Lösung implementiert und im LAN setzen wir NOD32 ein. Ich habe gerade mal einen Blick auf die von dir angesprochenen open source Lösungen gewagt. hmailserver macht einen sehr geordneten Eindruck.
Werde ich mir mal ansehen.

Was hälst du denn von der Idee, dass so umzusetzen?

Danke für die Mühe.

mfg
Alforno
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Mitglied: bennos
17.02.2008 um 00:34 Uhr
@Supaman

Eine Erkennungsqoute von 98-99 Prozent ist zu wenig! Bei der Millarden Anzahl an SPAM jeden Tag, kommt da eine Menge durch!.



bennos
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Mitglied: Supaman
17.02.2008 um 11:03 Uhr
Eine Erkennungsqoute von 98-99 Prozent ist zu wenig! Bei der Millarden Anzahl an SPAM jeden Tag, kommt da eine Menge durch!.
völliger blödsinn, keine der firmen die betreue bekommt milliarden an spamms. das aufkommen liegt bei < 1000 pro tag. die quote liegt bei 1000:0 @1-2%, d.h. von 1000 spamms werden 20 ausgeliefert, der rest weggefiltert. viel wichtiger ist, das keine "echte" mail fälschlicherweise weggefiltert wird.

Soll ich dann das catch-all Postfach nutzen? Wie werden denn dann die Mails an die einzelnen Rechner der User weitergeleitet? Werden dafür Regeln erstellt?
korrekt, der mailserver schaut im header nach für wen die mail ist verteilt nach definierten regeln.

Am Mailserver müssen dann doch sicherlich Konten für die einzelnen User angelegt werden und diese Konten müssen dann im E-Mail Client, sprich Outlook als IMAP eingerichtet werden?
genau wie bisher mitt in outlook ein userkonto eingerichtet werden, was auf dem mailserver dann auch existiert. so richtig schön ist es, wenn man z.b. für info@company oder verkauf@company gloable mailkonten anlegt, die zusätzlich aboniert werden. wer sich zuständig fühlt zieht sich dann die mail per drag and drop raus und bearbeitet das.

Zumal AntiVirus nicht wirklich benötigt wird. Im gateway ist eine AV-Lösung implementiert und im LAN setzen wir NOD32 ein.
sehe ich anders. viren & ähnlicher müll hat in mails nichts verloren, sicher ist sicher. grade bei neuer schadsoftware ist die latenzzeit bis zum update der siganturen recht unterschiedlich.

Was hälst du denn von der Idee, dass so umzusetzen?
ich halte das grundsätzlich für sinnvoll, auch wenn die firma nur 3 mitarbeiter hat. es gibt sehr viele synergieeffekte und eine bessere kommunikation. hmailserver ist zwar opensource, aber bei spam und antivirus möglicherweise es gefrickel bis es rund läuft. bisher hab ich immer mit kerio gearbeitet, das läuft stabil und ist ausgiebig getestet.
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Mitglied: Alforno
17.02.2008 um 11:21 Uhr
Danke Dir für die ausführliche Antwort.
Kerio ist mir dafür aber zu teuer. Habe mich jetzt ein wenig mit dem hmailserver beschäftigt.
Der scheint ganz ordentlich zu sein.
Man kann wohl NOD32 als externen VirenScanner konfigurieren.

Werde mich mal damit beschäftigen.

Danke.

mfg
Alforno
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Mitglied: Dani
17.02.2008 um 11:36 Uhr
Moin, Moin,
ich frag mich eben, warum du für so ein kl. Netzwerk (nach den Postfächer vll. 25 Mitarbeiter) einen Windows Server 2003 Std. einsetzt?! Soweit ich weiß kostet die Lizenz auch ca. 540-560€ und hat eben auch nur 5 CAL's dabei. Sprich du hast auch noch 20 CAL's so kaufen sollen / müssen. War die SBS Version keine Option für euch? Dort ist Exchange und noch mehr schon dabei. Die Lizenz kostet 350-400€ ikl. 5 CAL's. Ein Kerio Mail Server mit 20 Lizenzen kostet ca. 469€ (inkl. 20 CAL's).

Wenn ich das so rechne, kannst du viel Geld sparen. Vorraussetzung ist eben, das M$ deine Lizenzen (20 CAL's) auf SBS umschreiben lässt. Ansonsten ist das ein Problem. Da würde ich einfach ganz lieb mit dem entsprechenden Supportmitarbeiter / Verkaufs-MA reden.
Falls das klar geht, könntest du deine Win Srv 2003 Lizenz für 75-90% des Kaufpreises wieder losewerden, brauchst keine 460€ ausgeben und alle sind glücklich.

MX-Record empfehle ich dir hier nicht! Warum? ganz einfach, die Mails werden alle direkt an deinem server gestellt. Sprich du bräuchtest erstmal eine feste öffentliche IP-Adresse. Sowas gibts normal nur gegen Aufpreis, DSL-Geschäftsanschlüsse oder E1,E3 Leitung. Außerdem kostet er auch wieder Geld und ist eigentlich nur n Luxusartikel für kl. Firmen.
Per POP-Variante filtert dein Provider schon mal den gröbsten SPAM heraus, was seh gut ist. Somit hat später dein Scanner (Viren, Spam) weniger bis gar nichts mehr zu tun. Je nachdem, wo ihr eure Mailadressen bekannt gebt.

Der Exchangeserver hat einen POP-Connector dabei. Diesen würde ich jedoch nicht die Mails anvertrauen, da ab und zu mal Mails einfach so verschwinden, wenn der Exchangedienst nicht erreichbar ist. Deshalb würde ich für 60€ noch POPCon kaufen. Dieses Programm gibt es auch für 79€ inkl. Virenscanner. Bei nicht erreichen des Exchangeservers werden die Mails gesichert und nicht wie M$ POP-Connector gelöscht.

Die nächste Frage ist eben, welchen Virescanner wird bisher auf Clients und Server eingesetzt. Falls es schon ein Remote-Managed Produkt ist, gibt es sicher ein Exchangeplugin dafür. Ansonsten müssten wir mal über andere Lösungen nachdenken. Soweit ich aus dem FF grad weiß, bietet ESNET auch ein Plugin für Exchange an. Sprich du brauchst keinen Produktwechsel.

So oder so, du wirst ein Backupprogramm anschaffen müssen, dass den entsprechenden Mailserver (z.B. Exchange) regelmäßig sichern kann. Da auch in Deutschland das Gesetz der Aufhebepflicht bei 10 Jahren liegt. Egal ob Exchange oder POP. Beim Provider die Mails alle liegen zu lassen ,finde ich keine gute Idee. Je nachdem haftet er nämlich nicht für den Verlust von seiner Seite aus. Sprich, du kannst ziemlich blöd dastehen.

Du darst nicht nur auf die Preise schauen! Rechne dir mal aus, wie viel es kostet wenn bestimmte Mails verloren gehen.
Genauso mit der Datensicherung / Datenspeicherung: Wie viel kostet es dir Firma wenn auf dem Server Daten verloren gehen, DB beschädigt sind, etc....Dann wirdst hoffentlich einige Dinge anders sehen.


@bennos
Lese mal deinen Satz durch. Hast du schon mal eine Milliarde Mails auf eueren Mailserver gesehen?! Also ich kann dir mal eine Hausnummer nennen. Wir haben ca. 160 Exchangeserver für die Schnittstelle Internet-Firma. Da laufen ca. täglich 934-1.560 Mio. (je nach Tag und Jahresabschnitt) auf. Davon ist 1/4 ungefähr SPAM (ca. 250Mio.) was unser SPAM System filtert. Bei den MA landen dann noch umgefähr 250.000. Spams die nicht erkannt worden sind. Sprich es ist eine Rate von 99,99% was wir erreichen.
Falls du noch einen Tipp hast ,wie wir auf 99,9999% oder sogar 100% kommen, lass es mich bitte wissen. Somit würde ich bei meinem Teamleiter noch Punkte sammeln. Achja, Software ist Sophos PureMessage.


Grüße
Dani
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Mitglied: Alforno
17.02.2008 um 12:48 Uhr
@Dani

vielen Dank für deine ausführliche Antwort.
Es ist richtig, dass der SBS eine echte Alternative wäre. Da ist, zu dem Zeitpunkt der Einführung sicherlich einiges schief gelaufen. Jetzt muss man aber sagen, dass die damalige Umstellung von einer IT-Firma übernommen worden ist. Das man uns nicht die optimale Konfiguration für unserer Bedürfnisse verkauft hat, war zu dem Zeitpunkt nicht klar.

Jetzt muss ich aber sagen, dass ich nicht unbedingt scharf auf den Exchange bin. Wie bereits oben erwähnt ist eine Groupware Lösung bereits vorhanden.

Darüberhinaus muss ich noch erwähnen, dass wir eine feste IP vom Provider haben.
Auf den Clients wird aktuell ESET NOD32 eingesetzt und zwar in der Business Version, also Remote-Managed.

Der Provider bietet kostenlos bereits die Möglichkeit Spam zu beseitigen, dies lässt sich in kleinem Rahmen online konfigurieren(Genauigkeit), wir hatten damit nie Probleme. Es ist mir nicht bekannt, dass eine "echte" Mail im Spam-Ordner gelandet ist.
Dafür müssen die Mitarbeiter jeden morgen, 3-4 Spam-Mails von Hand löschen.
Das klappt soweit ganz gut und ich denke das kann man vertreten.

Ich möchte noch kurz was zu dem leidigen Thema Preise schreiben. Ich kann deine Haltung nachvollziehen. Muss aber sagen, dass man das immer im Verhältnis sehen muss. Wir sind ein kleines Unternehmen. Ein Tag ohne Mails, bedeutet keinen Weltuntergang. Ich halte es auch nicht für sinnvoll auf einen Schlag tausende von Euro auf den Tisch zu legen und die gesamte IT zu tauschen.
Ich versuche das Ganze sukzessive aufzubauen. Wenn ich bedenke, wie das LAN vor 5 Jahren ausgesehen hat, dann denke ich war das der Richtige Weg. Dewegen ja auch die Idee, jetzt die Mailgeschichte anzugehen.

Somit bleibt weiterhin die Frage was ich denn nun tun soll? Alles so lassen? Dann werden die Mails nicht gesichert, was ich aus jetziger Sicht fatal finde. Weiterleitungen müssen dann händisch am Client konfiguriert werden.
Ein eigener Mailserver mit MX-Record schließe ich kategorisch aus.

Würd mich freuen, wenn du dich nochmal äußern würdest.

mfg
Alforno
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Mitglied: Dani
17.02.2008 um 13:13 Uhr
Hi,
du musst dir eben zu diesem Zeitpunkt einig werden, was in Zukunft bei euch so kommen könnte. Denn wenn du dann in 1 Jahr feststellst:"Oh Sch....e, hätte ich bloß...." wird dein Chef, Teamleiter nicht begeistet sein.

Die Frage ist eben, was kann die bisherige Grouplösung was mit Exchange nicht zu bewältigen ist?! Ich kenne eben eurer System nicht...daher ist es mich schwer, eine klare Aussage zu treffen. Und ob diese jährliche Kosten /Support, Upgrade, etc.. verursacht.

Der Provider bietet kostenlos bereits die Möglichkeit Spam zu beseitigen, dies lässt sich in
kleinem Rahmen online konfigurieren(Genauigkeit), wir hatten damit nie Probleme. Es ist mir
nicht bekannt, dass eine "echte" Mail im Spam-Ordner gelandet ist.
Sehr schön...ist heute auch Standard. Aber es gibt eben auch noch Provider, wo es Geld kostet. Darum mein Hinweis. Er filtert aber meistens nur SPAM und keine Viren / Trojaner.

Du brauchst auf jeden FAll ein Mailserverlugin, das die Mails auf Viren, Trojaner, Malware scann und ggf. entfernt / löscht. Denn wenn die Mail mal auf dem System gespeichert ist, kann es dir viel Freunde (IRONISCH) bereiten. Das muss ja nicht sein...

Wir sind ein kleines Unternehmen. Ein Tag ohne Mails, bedeutet keinen Weltuntergang.
Spricht nichts dagegen...wie gesagt, ich kenne das Unternehmen nicht. Aber wenn Mails einfach so verschwinden oder gelöscht worden sind, bist du eben als Admin an der Reihe, die Mails wieder herzustellen / finden. Spätestens wenn eine Behörde, nach den Mails fragt und kannst keine vorzeigen aus dem Jahr 2002 wirds für euch eng und vllt. teuer!

Ich versuche das Ganze sukzessive aufzubauen
Gute Kopf-Einstellung...aber jetzt eben musst du eben eine Entscheidung treffen, die auch zukunftssicher sein sollte. Ich sags einfach mal übertrieben: Du gibst jetzt etwas mehr an Geld aus. Das wird dein Chef nicht gern sehen aber sein "OK" geben. 1 Jahr später kannst du durch diese Entscheidung wiederrum mehrere 100te € sparen - dein Chef wird dir dann Danken!

Erstmal würde ich mir Gedanken machen, ist es möglich den Server so wie er jetzt läuft an einem WE mal 1:1 auf SBs umzustellen. Falls das möglich ist und M$ auch den Deal mit den Lizenzen macht, kannst du dir Gedanken machen, wie du am Besten für viel Geld die Standardlizenz los wirst so dass ihr eine Einahme habt. Auch das ist M$ bitte vorher abzuklären. Natürlich darfst du sich selber nicht vergessen und zwar in Form des Zeitaufwands. Natürlich musst du ggf. noch die ERP Lösung berücksichtigen, falls diese laufende Kosten (monatlich / jährlich) verusacht.
Das alles packst du in eine Kalkulation und falls es sich rechnet, legst du diese deinem Chef vor.

Ein eigener Mailserver mit MX-Record schließe ich kategorisch aus.
Sehe ich auch...im Moment sehe ich da für euch so keinen Vorteil...kostet eben noch ein bisschen mehr Geld und du solltest ein Server bombensicher machen und gute SPAM-Sofftware anschaffen. Wie gesgt, die Mails gehen dann an keinem Provider sondern direkt an deinen Server.

Dafür müssen die Mitarbeiter jeden morgen, 3-4 Spam-Mails von Hand löschen.
Hmm..das ist eben die Frage, ob es ein Muster gibt. Sprich z.B. immer von einer Domain mit .ru im Betreff oder Mailtext. Falls es ein Muster gibt, würde ich das persönlich über ein Marko lösen und zwar deshalb dann kann man die Suchmuster zentral über eine Textdatei die auf dem Server liegt steuern und kein MA muss irgendwelche Regeln anpassen, etc...beizeht natürlich auf Outlook nicht Outlook Express!

Wie gesagt, es ist eben nicht einfach für ein Fremdnetz eine optimale Lösung darzulegen! Dazu müsstest du schildern

  • Was in Zukunft so geplant ist?
  • Was die ERP Software im Moment an Feature hat?
  • Sonstige Software im Einsatz ist?


Gruß
Dani
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Mitglied: Alforno
17.02.2008 um 13:38 Uhr
Ich danke dir für deine ausführliche Antwort.

In der nahen Zukunft wird das erstmal so bleiben. Es ist angedacht in 5 Jahren alle Techniker mit einem Smartphone auszustatten, damit diese ihre Aufträge(ERP) über diese Geräte abwickeln können.
Soweit mir bekannt ist, muss hierfür ein Server 2003 Web Edition aufgesetzt werden.

Die ERP Lösung ist eine Branchenlösung, die individuell auf das Unternehmen abgestimmt wurde.

Sonst wird lediglich das Office 2003 Paket eingesetzt. Vereinzelt sind auf den Clients Zeichenprogramme im Einsatz. (Corel)


Ein großteil der Spam-Mails wird ja beim Provider gefiltert, eine AV Lösung bietet der Provider gegen Aufpreis. NOD32 ist im LAN vorhanden. Der hmailserver unterstützt offensichtlich den Einsatz externer Scanner, sodass sich NOD32 hier einbinden lässt.

Ich denke ich mache mir nochmal ein paar Gedanken dazu.

Danke.

mfg
Alforno
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