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Mail to PDF

Frage Microsoft Windows Tools

Mitglied: linkit

linkit (Level 2) - Jetzt verbinden

14.03.2010 um 10:37 Uhr, 5707 Aufrufe, 10 Kommentare

Tool für die direkte Wandlung von Mail nach PDF ?

Hallo,

Folgendes Problem: Wir haben in der Firma Outlook. Ein bestimmter Teil der Mails muß von Outlook als PDF im Dateisystem abgelegt werden. Ja, ich kenne die Möglichkeit über Adobe oder Freeware das ganze zu Drucken. Es gibt auch Software, mit der man sein Outlook öffnen und Mails auswählen kann. Alles sehr zeitaufwendig und umständlich.

Ich suche ein Tool, bei dem ich über einen Button oder einen rechtsklick eine Mail als PDF in ein (vorgegebenes Verzeichnis) ablegen könnte ?

Kennt jemand sowas ?
Mitglied: Alternativende
14.03.2010 um 10:57 Uhr
Also ich kenne auch nur die üblichen PDF Drucker. Wir benutzen bspw. pdfforge den kannst du per Netlogonscript auf jedem Rechner verfügbar machen und in den Einstellungen unter Automatisches Speichern ein Zielverzeichnis angeben.
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Mitglied: NetWolf
14.03.2010 um 11:48 Uhr
Hallo,

dir ist die Story mit dem Professor bekannt? Der hat alle Mails ausgedruckt und in Ordner abgeheftet.
Als er in drei Monaten drei große Aktenschränke bestellte, hat noch keiner Verdacht geschöpft. Erst als er ein größeres Büro verlangte, wurde man stutzig.
Es hatte alle Mails ausgedruckt, auch Spammails!

Bei normalen Mails ging er so vor:
Mail empfangen = ausgedruckt
Antwort geschrieben = ausgedruckt
Rückantwort erhalten = ausgedruckt
Antwort geschrieben = ausgedruckt
Rückantwort erhalten = ausgedruckt
Antwort geschrieben = ausgedruckt
Rückantwort erhalten = ausgedruckt
.....usw

Also bis zu 10-30 Ausdrucke (und mehr) pro Mail, obwohl die Uni einen Exchange-Server hatte, mit öffentlichen Ordnern, wo er seine Mails alle zentral hätte ablegen können.

Fragen:
Wie wollt Ihr das jetzt machen?
Wann setzt Ihr Euren Prof. in ein größeres Büro?

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: StefanKittel
14.03.2010 um 14:10 Uhr
Hallo,
das ganz klingt nach einem Versuch einer rechtssicheren Archivierung. Das wird so aber nicht klappen, da der Benutzer die Email ja vor dem Ausdrucken manipulieren könnte.
Schaut lieber nach einer Software zur rechtssicheren Archivierung.
Die macht das automatisch.

Ansonsten: VBA
z.B. über einen Button Druck auf PDF Drucker mit vorgegeben Dateinamen.

Stefan
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Mitglied: Alternativende
14.03.2010 um 16:48 Uhr
Ich finde diese Sammelwut sowieso total überflüssig. Ich persönlich sehe das so: Es gibt keine wichtigen Mails. Eigentlich kann immer alles gelöscht werden. Für wichtige Kontakte legt man sich Kontakte an. Für wichtige Daten Ordner usw.. Keine Sau interessiert sich für alte Mails... es sei denn es handelt sich um Kaufverträge usw. aber um Kunden nachhalten zu können "Ich habe dir dann und dann geantwortet" halte ich es für Blödsinn.
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Mitglied: mrtux
14.03.2010 um 17:04 Uhr
Hi !

Zitat von Alternativende:
Kunden nachhalten zu können "Ich habe dir dann und dann geantwortet" halte ich es für Blödsinn.

Darum geht es bei der Archivierung auch gar nicht, es geht nur um Geschäftsprozesse die steuerlich relevant sind. Es geht nur um das was das Finanzamt interessiert/interessieren könnte. Wenn in einem Betrieb privates Mailing erlaubt ist, dann dürfen diese Mails (oder auch Kontakte) gar nicht ins Archiv -> Datenschutz! Darum ist es sowieso besser man legt für die geschäftliche Kommunikation extra Adressen (bzw. Postfächer) an, wie das heute auch üblich ist z.B. billing@mydomain.tld. und archiviert nur die.

mrtux
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Mitglied: tondogut
14.03.2010 um 19:24 Uhr
probiers mal damit... bei apple ist das standart..

http://pdfcreator.softonic.de/
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Mitglied: linkit
15.03.2010 um 13:35 Uhr
Liebe Mitstreiter,

ist euch mal aufgefallen, dass - abgesehen vom ersten und letzten - das eigentlich unbrauchbares Geschwätz ist. Ich beobachte das oft in Foren, das einfach irgendwas herausposaunt wird, aber einer Lösung nicht wirklich beiträgt.

Was bringt dieses irgendeine Meinung herauszuposaunen, die weder dem Fragesteller hilft noch einem anderen, der vielleicht ein ähnliches Problem hat.

Fakt ist, dass es - auch in diesem Fall - einen fachlichen Grund gibt, warum man das so macht. Wir haben ein System für die Bearbeitung, dass komplett im DMS Bereich auf PDF läuft. Danach werden die Dokumente automatisch langzeitarchivert und ob das einem paßt oder nicht - beispielsweise mrtux - das ist Gesetz, weil viele Verträge, vertagsrelevante Änderungen etc. über Mail nun mal laufen.
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Mitglied: jamie87
19.03.2010 um 07:43 Uhr
Hallo Linkit,

wie wärs damit: http://www.gangl.de/default.asp?redirect=Produkte/produkte.asp%3Fprod=O ... ?

Feature Übersicht:
Ready for Outlook© 2007 sowie VISTA©
Langzeit-Archivierung Ihres E-Mail-Verkehrs
Sämtliche E-Mail-Anlagen 1:1 direkt im PDF eingebettet
Kompletter Internet-Mail-Header als angehängte Textdatei
Konvertierung direkt aus Outlook© mit rechtem Mausklick
PDF(/A)-Konvertierung per unabhängigem Systemdienst
Zentrale Konvertierung via LAN, Intra- und Internet
Frei wählbarer Ablageort
Füllen der PDF-Dokumenteigenschaften
Einheitliche Kopfinformationen/Erscheinungsbild
Anzeige der wichtigsten Informationen im Windows©-Explorer
Optimiert für z.B. Windows© Desktop Search / Google® Desktop
100%ige Outlook©-Integration
und viele weitere, praxisnahe Features


Ich habe mit dieser Software leider keine Erfahrung, aber es gibt eine Kostenfreie Demo zum probieren.

Gruß Jamie
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Mitglied: linkit
25.03.2010 um 14:28 Uhr
Danke Jamie,

das war im Prinzip ein Super Tipp... genau so was würde ich suchen... Leider lief es nicht sehr stabil im Test. Aber nehme Kontakt mit dem Hersteller auf.
Danke für den Tipp... war super.
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Mitglied: 60730
15.05.2011 um 20:15 Uhr
Moin,

Es gibt auch Software, mit der man sein Outlook öffnen und Mails auswählen kann. Alles sehr zeitaufwendig und umständlich.
IMHO dürfte das nicht deutlich zeitsparender sein, als
Ich suche ein Tool, bei dem ich über einen Button oder einen rechtsklick eine Mail als PDF in ein (vorgegebenes Verzeichnis) ablegen könnte ?

Du schreibst rel. wenig über deine Umgebung - von daher mußt du dich nicht wundern.

Ich würde das Tool Regelassistent, mit zweitem Outlookkonto und dort eingestelltem PDF Drucker als std Drucker versuchen.
Aber wie schon geschrieben, so richtig schlau wird man nicht aus deiner Fragestellung - andernfalls gäbe es noch die Alternative Makro Dateistruktur und PDF Drucker liesst Dateistruktur aus.

Gruß
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