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Mailbox verkleinern

Frage Microsoft Exchange Server

Mitglied: tantalos

tantalos (Level 1) - Jetzt verbinden

20.03.2014, aktualisiert 15:40 Uhr, 2543 Aufrufe, 8 Kommentare

Hallo,

einige wenige Exchange-Mailboxen bei uns sind ziemlich groß und wir würden gerne alte Daten in Form von PST-Dateien archivieren (nein, eine Archivierungslösung soll nicht eingesetzt werden; ein manuelles Archivieren in Form von PST-Exporten alle paar Jahre für wenige Postfächer reicht uns vollkommen aus). Zum Einsatz kommt bei uns Exchange 2010 SP3 auf Basis von Windows Server 2008 R2.

Nun geht es darum, wie man dies am geschicktesten anstellt. Ziel soll sein, alle Mails (und nur Mails, also nicht Elemente des Typs Kontakte, Termine etc.) vor einem bestimmten Stichtag (bspw. dem 01.01.2012) zu exportieren und nach erfolgreichem Export im Postfach zu löschen.

Meiner Recherche zufolge gibt es zwei relevante Kommandos:

(A) New-MailboxExportRequest
(B) Search-Mailbox

Mit (A) kann ich gut mit Hilfe des Parameters -ContentFilter die Mails selektieren:

-ContentFilter {(MessageKind -eq "Email") -and (Received -lt "01/01/2012")}

Allerdings kann (A) nicht löschen.

Löschen kann hingegen (B). Mittels (B) könnte ich bspw. die gewünschten Elemente in ein neues, freies Interimpostfach verschieben und im Quell-Postfach löschen lassen. Anschließend könnte ich mit (A), angewandt auf das Interimspostfach, die gewünschten Elemente als PST-Datei exportieren lassen und danach das Interimspostfach löschen.

Problem ist, dass ich bislang keine Möglichkeit gefunden habe, mittels (B) die Elemente wie gewünscht zu selektieren. Konkret weiß ich nicht, wie ich den Elementtyp (also nur E-Mails) selektieren kann. Kennt sich jemand gut genug mit der im Parameter -SearchQuery für den Suchstring zu verwendenden KQL aus? Oder weiß jemand eine andere Möglichkeit, wie man das von mir gewünschte Ziel erreichen kann?

Aktuell fiele mir nur ein, (A) zu verwenden, und hier mittels der Parameter - IncludeFolders bzw. -ExcludeFolders bspw. alle Nicht-Mail-Ordner zu exportieren, anschließend die alten Mails mittels (A) zu exportieren, dann mittels (B) alles Elemente vor dem Stichtag löschen zu lassen und im Anschluss wieder die gesicherten Nicht-Mail-Elemente zu importieren. Das ist freilich relativ umständlich, man muss sich einen Überblick im Postfach des Users verschaffen und es ist fehleranfällig (Vergessen von Nicht-Mail-Ordnern).

Vielen Dank und schöne Grüße,
tantalos
Mitglied: Chonta
20.03.2014 um 17:26 Uhr
Zitat von tantalos:

Hallo,

einige wenige Exchange-Mailboxen bei uns sind ziemlich groß und wir würden gerne alte Daten in Form von PST-Dateien
archivieren (nein, eine Archivierungslösung soll nicht eingesetzt werden; ein manuelles Archivieren in Form von PST-Exporten
alle paar Jahre für wenige Postfächer reicht uns vollkommen aus).

Dem Gesetzgeber reicht das aber nicht aus. Sollte es mal zu einer Prüfung kommen, könnten hohe Geldstrafen anfallen und den Verantworlichen beißen die...

Gruß

Chonta
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Mitglied: colinardo
20.03.2014, aktualisiert um 18:52 Uhr
Hallo tantalos,
wie wäre es mit den persönlichen Archiv-Mailboxen (benötigt eine Enterprise-Lizenz) ? Hier lässt sich definieren das z.B. Mails die älter als ein Jahr sind automatisch ins Archiv verschoben werden.

Grüße Uwe
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Mitglied: tantalos
20.03.2014 um 23:46 Uhr
Hallo Chonta, hallo Uwe,

danke für Eure Antworten. Gewünscht wird der Export als PST-File, Archivierungsprodukte sollen, wie geschrieben, nicht zum Einsatz kommen.

Grüße,
tantalos
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Mitglied: colinardo
21.03.2014, aktualisiert um 07:57 Uhr
Zitat von tantalos:
Archivierungsprodukte sollen, wie geschrieben, nicht
zum Einsatz kommen.
Ähm, das ist kein externes Tool sondern Bestandteil von Exchange ... hier würde dann ein regelmäßiges Exportieren der Archiv-Mailbox des Users ausreichen,
New-MailboxExportRequest –mailbox joeuser –IsArchive –filepath \\server\share\exported\joe.pst
da ältere Elemente bereits dorthin verschoben werden, danach einfach den Inhalt der Archiv-Mailbox löschen.

Grüße Uwe
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Mitglied: tantalos
21.03.2014, aktualisiert um 18:23 Uhr
Hallo Uwe,

danke für die Info. Enterprise-Lizenzen sind bei uns nicht vorhanden und sollen auch nicht angeschafft werden. Es soll explizit so laufen wie beschrieben.

Mich persönlich würde der von Dir vorgeschlagene Weg aber schon interessieren: Was für Lizenzen bräuchte man hierfür? Braucht der Exchange selbst eine Enterprise-Lizenz oder nur der Client? Kann man bei den Clients einen Lizenz-Mischbetrieb fahren, bspw. die Hälfte Standard-Lizenzen, die andere Hälfte Enterprise?

Viele Grüße,
tantalos
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Mitglied: colinardo
21.03.2014 um 18:35 Uhr
Zitat von tantalos:
Mich persönlich würde der von Dir vorgeschlagene Weg aber schon interessieren: Was für Lizenzen bräuchte man hierfür? Braucht der Exchange selbst eine Enterprise-Lizenz oder nur der Client? Kann man bei den Clients einen Lizenz-Mischbetrieb fahren, bspw. die Hälfte Standard-Lizenzen, die andere Hälfte Enterprise?
Die Enterprise CAL wird additiv, d. h. sie wird zusätzlich zur Standard CAL lizenziert. Ob man diese benötigt, hängt davon ab, welche Funktionen eingesetzt werden. Funktionen die eine zusätzliche Enterprise CAL bei Exchange 2010 erfordern sind: 
 
    - gehobene Exchange ActiveSync Mobile Management-Richtlinien 
    - Voicemail mit Unified Messaging 
    - benutzerdefiniert Beibehaltungsrichtlinien 
    - Integriertes Archiv 
    - Multimailboxsuche und Vorratsdatenspeicherung 
    - Inhaltsschutz und Versandkontrolle für E-Mails: Journal-entschlüsselung, Versandrichtlinien, Outlook-Schutzrichtlinien, IRM-Suche und Vorratsdatenspeicherung
Für den Server brauchst du keine Enterprise-Lizenz, nur für die Clients mit erweiterten Funktionen zusätzlich die Enterprise-CALs. Diese lassen sich einzeln hinzufügen und ein Mischbetrieb ist auch Problemlos möglich.

Grüße Uwe
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Mitglied: tantalos
23.03.2014, aktualisiert um 15:15 Uhr
Hallo Uwe,

danke für die Auskünfte.

Ich hätte noch ein paar Fragen. Vielleicht weißt Du auch hierzu Bescheid:

1. Wenn Daten aus einem Postfach ins Archiv verschoben werden: Befinden sich diese Daten dann in einem nicht sichtbaren Bereich derselben Mailbox oder werden sie in eine Art separate Archiv-Mailbox verschoben?

2. Ins Archiv verschobene Daten tauchen in Outlook nicht mehr auf, sind mithin nicht nur mit einem Archiv-Flag o.Ä. versehen, und sie tauchen auch nicht im Outlook-Archiv-Ordner auf, oder?

3. Kann man, nachdem man die Archivdaten wie von Dir beschrieben exportiert hat, das Archiv endgültig löschen, so dass die Daten aus der Exchange-Datenbank verschwinden?

4. Wird Outlook-seitig eine spezielle Lizenz benötigt, um die Archivierungsfunktion nutzen zu können oder taugt eine OEM/OKC-Lizenz von Office?

5. Im Falle eines SBS 2011: Benötigt man zur Nutzung der Enterprise-Features spezielle SBS-CALs oder eben "nur" eine Exchange 2010 Enterprise-CAL?

Vielen Dank und Grüße,
tantalos
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Mitglied: colinardo
23.03.2014, aktualisiert um 15:23 Uhr
Zitat von tantalos:
1. Wenn Daten aus einem Postfach ins Archiv verschoben werden: Befinden sich diese Daten dann in einem nicht sichtbaren Bereich
derselben Mailbox oder werden sie in eine Art separate Archiv-Mailbox verschoben?
Es ist ein separater Store der dann beim User als Archiv-Mailbox eingebunden ist.
Hier steht alles dazu: http://www.msexchange.org/articles-tutorials/exchange-server-2010/compl ...
2. Ins Archiv verschobene Daten tauchen in Outlook nicht mehr auf, sind mithin nicht nur mit einem Archiv-Flag o.Ä. versehen,
und sie tauchen auch nicht im Outlook-Archiv-Ordner auf, oder?
s.o. die Daten befinden sich im Archiv-Store auf den der User zugreifen kann.
3. Kann man, nachdem man die Archivdaten wie von Dir beschrieben exportiert hat, das Archiv endgültig löschen, so dass die Daten aus der Exchange-Datenbank verschwinden?
ja das lässt sich bewerkstelligen, Archive Mailbox vom User trennen, und mit remove-mailbox entfernen.
http://social.technet.microsoft.com/Forums/exchange/en-US/2fd09a6c-1303 ...

Grüße Uwe
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