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GELÖST

MS Exchange 2003 - MS Outlook 2003: Aufgabenverwaltung im Team: Aufgabenanfragen und Statusaktualsierungen als gelesen markieren

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: DerBladeRunner

DerBladeRunner (Level 1) - Jetzt verbinden

16.03.2006, aktualisiert 20.03.2006, 15763 Aufrufe, 1 Kommentar

Wir verwenden: MS Windows Server 2003, MS Exchange 2003 und MS Windows XP Prof. SP2, MS Outlook 2003

Hallo @ all!

Meine Frage ist etwas kompliziert und ich versuche es bestmoeglich auszudruecken:
Ich bin Mitarbeiter der IT-Abteilung. Wie oben beschrieben haben wir ein auf Microsoft-Produkte basierendes Netzwerk.

Aufgabenstellung:
Ich habe die Aufgabe bekommen eine sinnvolle Moeglichkeit zu finden, die Aufgabenverwaltung in Outlook 2003 fuer die IT-Abteilung zu verwenden.
D.h. im Klartext: Ich moechte, dass unsere User (ca. 65 Clients) bei Problemen (wie "Tastatur funktioniert nicht richtig...", "kann eine Email nicht oeffnen..." usw.) der IT-Abteilung eine Outlook-Aufgabenanfrage zusenden.
Die IT-Mitarbeiter widerum haben einen Ueberblick ueber alle zugesendeten Aufgaben und koennen sich diese weiterleiten und bearbeiten.
Dabei soll eine Statusmeldung automatisch an die Aufgabenuebersicht (damit die anderen IT-Mitarbeiter die Aufgabe verfolgen koennen) und natuerlich an den Aufgabensteller (User) gesendet werden -> Status: uebernommen, erledigt usw.

Idee:
Meine Idee zur Aufgabenloesung ist folgende:
Einen neuen User in der Active Directory anlegen und ihn als "Dummie"-User verwenden, Name: IT-Abteilung@firma.de.
Im Outlook vom Dummie-User werden unter Extras\Optionen\Stellvertreter die IT-Mitarbeiter, mit Berechtigung: Aufgaben-Editor, eingetragen.

Die User senden nun alle Probleme (via Outlook-Aufgabenanfragen) an die IT-Abteilung@firma.de.
Da die IT-Mitarbeiter die "Stellvertreter" des Users "IT-Abteilung" sind, haben sie Einblick in die Aufgaben.
Nun kann der IT-Mitarbeiter sich die entsprechende Aufgabenanfrage aussuchen und an sich weiterleiten. Der Aufgabensteller erhaelt automatisch die Nachricht, dass die Aufgabe an den IT-Mitarbeiter weitergeleitet wurde und dieser jetzt dafuer zustaendig ist. Desweiteren wuerde der Auftragssteller und der User "IT-Abteilung" (andere IT-Mitarbeiter haben somit auch einen Ueberblick) jedesmal Statusmeldungen erhalten, wenn der Status der Aufgabe geaendert wurde.
Wir die Aufgabe erledigt, wird sie als erledigt in der IT-Abteilung und beim Aufgabensteller als erledigt markiert.

Perfekt oder... wenn da nicht waere ->
Problem:
1. Die Aufgabenanfragen laden bei der "IT-Abteilung" erst im Posteingang. Erst nachdem der User die Aufgabenanfrage gelesen hat, wird die Aufgabe in die "Aufgaben" uebernommen. -> Somit sehen die IT-Mitarbeiter die Aufgabe nicht, bzw. erst wenn sie als gelesen gilt. Da aber die User "IT-Abteilung" ein Dummie ist, werden die Aufgaben\Emails nicht gelesen.
Kann man irgendwie einstellen, dass die Aufgabenanfragen sofort in Aufgaben erscheinen und nicht erst nur im Posteingang?

2. Mir ist gerade ein weiteres Problem eingefallen: Die Statusaktualisierungen werden ja nur durchgefuehrt, wenn diese auch gelesen werden. D.h. der User "IT-Abteilungen" muss die Statusaktualisierungen lesen, damit sie in den Aufgaben aktualisiert werden.

Hinweis:
Also, wenn ich mir das so gerade durchlese, was ich hier geschrieben habe, faellt mir auf, dass das Problem daran liegt, dass die Emails an den User "IT-Abteilung" nicht (automatisch) gelesen werden koennen.

Hat da jemand eine Loesung, wie man es hinbekommt, dass Emails an einen Dummie-User automatisch gelesen werden?
Das mit den Regeln habe ich schon ausprobiert, aber die sind dann client-basierend und somit muesste ein Outlook-Client staendig geoeffnet sein.

...

Ich bin fuer jeden sinnvollen Beitrag dankbar!

Gruss,
Mark
Mitglied: DerBladeRunner
20.03.2006 um 04:43 Uhr
Hi again!

Zwar wurder mein Threat ein paar Mal gelesen, doch leider hatte wohl keiner so richtig eine Idee...

Naja, macht ja nichts.

Also, ich habe mir nochmal bisschen meinen Kopf darueber zerbrochen... und siehe da... ich habe eine naja-Loesung gefunden. Sie ist nicht sooooo schlecht!

Loesung:
1. Ich habe das mit dem Oeffentlichen Ordner gelassen, da man hier keine Statusmeldungen bekommt etc.
2. Ich habe die Rechte des Posteingangs und der Aufgaben vom Dummy-User fuer die IT-Mitarbeiter freigegeben (Inbox - Leserechte und Aufgaben - Editor).
3. Dann habe ich nochmal die Stellvertreter im Oulook ueberprueft.
4. Dann habe ich im Outlook vom IT-Mitarbeiter das Postfach des Dummy-User hinzugefuegt, so das er unter 'Mail' die Mailbox - Inbox und unter 'Aufgaben' die Aufgaben des Dummy-Users angezeigt bekommt.
5. Im Posteingang des D-U habe ich das Vorschaufenster aktiviert - kommen nun neue Aufgabenanfragen rein, werden diese dann beim Klick auf Inbox angezeigt und ein Doppelklick ist unnoetig.
Diese Prozedur muss leider manuell immer durchgefuehrt werden, aber es ja wohl nicht der groesste Aufwand, bei neuen Emails kurz mal auf Inbox zu klicken und die Emails durchzuklicken. Danach sollte man noch mit einem Rechtsklick auf 'Inbox' alles Emails auf gelesen setzen (Vorsicht - leider muessen die Aufgabenanfragen und Statusmeldungen mindestens im Vorschaufenster angezeigt werden! Es geht leider nicht, einfach alles auf 'gelesen' zu setzen!!!)
6. Danach werd die neue Aufgabe als neu im Aufgabenbereich angzeigt und die IT-Mitarbeiter haben nun die Moeglichkeit, sich die Aufgabe weiterzuleiten. Vorsicht: NICHT Email einfach weiterleiten, sondern daraus neue Aufgabenanfrage machen (Assign Task) und diese dann an sich versenden.
7. Die aufgabe landet dann bei einem selbst im Aufgabenordner und die IT-Abteilung und der Aufgabensteller bekommen jeweils Statusmeldungen.

Es ist nicht die beste Loesung und auch nciht der Ersatz fuer ein vernuenftiges Projektmanagement-System, aber es reicht vielleicht fuer kleinere "Aufgaben".

Hat jemand noch andere Ideen oder Verbesserungen, bitte schreibt sie hier nieder!

Gruss,
Mark

PS: Ich entschuldige mich fuer die Rechtschreibfehler... habe aber keine Lust mit das nochmal durchzulesen und zu korrigieren...
Bitte warten ..
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