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Neustrukturierung Filesystem - Software zur Suche und Verschlagwortung gesucht

Frage Microsoft Windows Tools

Mitglied: Geolevel

Geolevel (Level 1) - Jetzt verbinden

03.02.2012 um 08:14 Uhr, 4481 Aufrufe, 7 Kommentare

Wir sind daran den Zugriff und die Datenablage des Filesystems für die User neu zu organisieren. Ziel ist es, dass die User die Dateien schneller und einfacher finden sowie dass möglichst doppelte Datenhaltung vermieden wird.
Dabei haben wir an eine Softwarelösung gedacht die es möglich macht Dateien zu verschlagworten - leider konnten wir trotz intensiver Recherche noch nichts passendes finden.

Hallo zusammen,

es kennt wohl jeder der einige TB an Daten auf einem Fileserver verwalten muss - es wird immer unübersichtlicher und doppelte Dateien werden die Regel.

Wir suchen nun nach einer Strategie / Softwarelösung die es ermöglicht Dateien schnell wieder zu finden und am Besten zu verschlagworten.

Hat jemand in diesem Bereich schon Erfahrungen gemacht und kann etwas empfehlen? Ich wäre über jeden Vorschlag dankbar.

Gruß Philipp
www.geolevel.de
Mitglied: StefanKittel
03.02.2012 um 08:30 Uhr
Hallo,
wie wäre es mit SharePoint. Ist evtl. sogar bei Eurem System dabei.

Grundsätzlich ist das aber ein sehr aufwendiges Thema, da die meisten User so gar keinen Sinn darin sehen.
Jeder legte "Seine" Daten so ab wie er es für richtig hält. Die "Anderen" sind ihnen meist egal.

Außerdem dauert das verschlagworten ja nun auch länger. Also lästig.

Von wievielen Usern sprechen wir?
Was für Dateien?

Stefan
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Mitglied: Logan000
03.02.2012 um 08:45 Uhr
Moin Moin

Dazu fallen mir 2 mögliche Lösungsansätze ein:
1. Dokumentenmanagement
Gängigerweise werden die dateien dabei ein einer DB abgelegt. Sharepoint ware dazu eine Möglichkeit. aber sicher nicht die einzige.

Die 2. Herangehensweise wäre weiter im Dateisystemzu bleiben und
- die Ordener stuktur zu überarbeiten
- Einsatz von Speicher kontingenten und ABE
- eine index suche zu etablieren

Variante ist IMHO besser aber auch Aufwendiger.

Gruß L
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Mitglied: Geolevel
03.02.2012 um 08:47 Uhr
Hallo Stefan,

wir haben unsere Daten schon "analysiert" und "eingeordnet".
Wir bewegen uns im Maschinenbau-Umfeld mit rund 350 Usern an PC Arbeitsplätzen.
Es sind insgesamt ca. 3,8 TB an Daten die davon betroffen wären. Es lässt sich in folgende Kategorien einordnen:

- Vorlagen / Standards allgemein / Logos / Grafiken
- ausgefüllte Vorlagen und sonstige Daten (docx, xlsx, Project Files, ...) mit Bezug (zu Kunden / Aufträgen / Projekten / ...)
- Bilder (von Messen / Serviceeinsätzen / ...)
- Zeichnungen / Schaltpläne / ...

Problematik: Die Dateien (besonders die Vorlagen) liegen zigfach auf dem Fileserver, da jeder sich Kopien in "seinen" Ordner macht. Zudem findet man auch Vorlagen im Intranet zum Download -> Die User müssen ständig länger suchen um die richtige Vorlage zu finden.
Zudem befinden sich sehr viele Dateien auf dem FS ohne dass diese überhaupt genutzt werden (und wahrscheinlich im Zweifelsfall auch nicht gefunden werden wenn man sie sucht).

Schön wäre eine Lösung wie diese gewesen (ohne zu wissen ob es sowas gibt - konnte auch nichts finden): Die User bekommen zu einem Teil des FS garkeinen direkten Zugriff mehr, sondern können die Daten nur über ein Suchfeld darin finden. Die Daten die da reinkommen können nur über ein Uploadfenster hochgeladen werden. Dabei kann man gleich 50 Bilder auf einmal reinschieben und diese mit "Messe 2010 EMO" verschlagworten und würde diese dann auch wieder finden. Bilder im Format IMG001, IMG002, IMG003... findet man halt sonst nicht wieder. Wie gesagt, das wäre Wunschdenken - es kann auch in eine ganz andere Richtung gehen! Ich bin für jeden Tipp dankbar.
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Mitglied: Geolevel
03.02.2012 um 08:57 Uhr
Hallo Logan,

danke für deine Antwort!

zu 1: Danke für den Tipp mit Sharepoint. Bislang haben wir dazu noch keine Erfahrungen. Ich werde mir das (und vergleichbare Systeme) mal anschauen!

zu 2: Das Überarbeiten der Ordnerstruktur wurde vor 2 Jahren mal versucht. Die alte Struktur ist fast nicht wiederzuerkennen, da dem Wildwuchs leider keine Ermahnung gewachsen ist.
Es ist wie eine Hydra - ermahnt man einen User und entfernt seinen "wilden" Ordner wieder so findet man 10 Minuten später zwei neue eines anderen Users.
Dass es diesmal anders laufen muss ist klar. Dass wir gleich einen Teil der Struktur losgeworden wären, wäre schön gewesen - wir hätten daher von einem System geträumt in dem
die User garnicht mehr auf die Daten im FS zugreifen sondern über die Suche nach Schlagworten die Dateien präsentiert werden.
DFS setzen wir (ohne Kontingente bislang) ein um den Usern möglichst schnellen Zugriff auf bestimmte Ordner zu geben indem wir sie da "verknüpfen". ABE sagt mir leider bislang nichts -
abgesehen vom Straßenverkehr - Werde ich mir aber auch anschauen. Die Indexsuche ist aktiviert. Leider speichert jeder die Dateien nach eigenen "Namensregeln" und der nächste findet
diese dann nicht.

Gruß Philipp
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Mitglied: DerWoWusste
03.02.2012 um 14:41 Uhr
Hi.

Ich kann Dir den search server express 2010 von MS ans Herz legen. Kostenlos und eine sehr coole Indexsuche.
http://swisschecklist.com/de/a30fvny8/Microsoft-Search-Server-2010-Expr ...
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Mitglied: Geolevel
03.02.2012 um 14:44 Uhr
Wow,

super Hinweis! Danke für den Tipp, den werde ich mir auf jeden Fall anschauen.

Gruß Philipp
Bitte warten ..
Mitglied: Geolevel
10.02.2012 um 08:01 Uhr
Was bislang in den Focus gerückt ist:

Google Search Appliance
Fabasoft Mindbreeze
Perfect Search Appliance
Microsoft Sharepoint
Clusterpoint Search Appliance
MaxxCat
SearchDaimon
OneZeek
Microsoft Search Server

Ist im Großen und Ganzen fast ausschließlich im Bereich Suchlösungen anzuordnen. Kennt jemand noch was in die Richtung File-Management oder hat Ideen in eine andere Richtung? Bin für alles offen!
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