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Online Dokumente auf einfache Weise zur Verfügung stellen.

Frage Internet Informationsdienste

Mitglied: DDioxx

DDioxx (Level 1) - Jetzt verbinden

16.09.2014, aktualisiert 15:04 Uhr, 1539 Aufrufe, 15 Kommentare, 1 Danke

Hallo Zusammen,

ich bräuchte euren Rat und eure Erfahrungswerte. Meine sind in diesem Bereich nicht sonderlich groß und im Moment habe ich auch keine Idee mehr die mich selber überzeugt.

Es geht darum, das online Dokumente zur Ansicht bereitgestellt werden sollen. Es handelt sich um Papiere die von verschiedenen und teilweise wechselnden Personenkreisen angesehen werden.
Sie sind nicht geheim und es würde kein Schaden entstehen wenn die Falschen sie sehen, dennoch sollte man nur mit einem Passwort Zugriff darauf haben.

Es wird mehrere "Hauptkategorien" geben und zu jeder gibt es dann eine gewisse Anzahl an Dokumenten.

Man soll mit dem Browser die Dokumente aufrufen und ansehen können nachdem man sich identifiziert hat.

Was noch schön und wichtig wäre: Es soll eine einfache Bedienung haben, Mitarbeiter sollen einfach neue Dokumente hinzufügen können und die "Betrachter" sollen instiktiv das richtige Dokument finden können.
Es soll auch kein all zu großer administrativer Aufwand sein.

Ich habe nun schon ein paar Ansätze verfolgt:
Der eine währe MS Sharepoint Foundation, allerdings würde es wohl wieder einen enormen Umfang annehmen wenn man es damit verwirklichen würde. (Hohe Hardwareanforderungen, Lizenz für Bestriebsystem usw.) Zudem ist die Administration und der Schulungsaufwand meiner ersten Einschätzung nach recht hoch oder? Zudem stell ich mir natürlich wie sicher SharePoint an sich ist und wie groß die Lücke in der Firewall werden müsste damit man vom Firmennetzwerk als auch von außen damit arbeiten kann.
Eine andere Idee war eine simple HTML/PHP Seite. In der man einfach nach einer Passwortabfrage sich zu den entsprechenden Dokumenten vorklicken kann. Würde aber sicher auch nicht so schön einfach vom Pflegeaufwand her sein und würde einige Zeit kosten diese zu schreiben. (Kenntnisse gehen über Grundwissen im Moment nicht hinaus)
Dritte Alternative wäre mit z,b. Wordpress eine Seite anzulegen und die Dokumente dort zur Verfügung zu stellen aber man ist auch wieder recht eingeschränkt und auch wenn es in meinem Test gerade recht gut geklappt hat für die Zeit bin ich dennoch etwas skeptisch.

Daher wäre ich für Input dankbar, wie handhabt ihr es bei euch? Welche Programme nutzt ihr und womit habt er gute oder schlechte Erfahrungen sammeln können?

Ich bedanke mich bei allen die versuchen zu helfen.

Grüße Dennis
Mitglied: brammer
LÖSUNG 16.09.2014, aktualisiert um 15:03 Uhr
Hallo,

bei der einfachen Anforderung sollte man fast in Richtung FTP server schauen.
Oder einen Online Speicher (Cloud) mit einfacher Ordner Struktur...

brammer
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Mitglied: DDioxx
16.09.2014, aktualisiert um 15:07 Uhr
Hallo Brammer,

vielen dank erst einmal für deinen Post.

In die Richtung FTP habe ich auch schon überlegt. Mein Gedanken kreisten aber dabei immer wieder um den Zugriff. Dieser soll ja über den Browser erfolgen. Die Datein (vermutlich .pdf Format) sollen ja über Browser einsehbar sein. So das man sie nicht herunterladen muss und sie eben nach Passwortfreigabe betrachten kann.
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Mitglied: Dani
16.09.2014 um 15:25 Uhr
Hallo Dennis,
wie stehst du zur Cloud Microsoft Azure. Dort gibt es das Produkt Sharepoint Online. Du musst dich nicht um Wartung und Backup kümmern. Deine Daten liegen eben bei einem amerikanischen Unternehmen (genauer gesagt in Irland).


Gruß,
Dani
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Mitglied: DDioxx
16.09.2014 um 15:35 Uhr
Hallo Dani,

habe ich auch schon drüber nachgedacht, was mich abschreckt sind die hohen monatlichen Kosten. Es gibt ja einige Cloudanbieter die ähnliches ermöglichen, wie weit ist es denn bei Sharepoint online möglich die Bibliotheken unter Passwortschutz für Leute frei zu geben die kein normaler Nutzer sind. Zum Verständnis, bei uns würden Behörden und Kunden diese Daten einsehen wollen, Sie sollten natürlich nicht alles sehen und sich zumindest mit einem Passwort authentifizieren müssen. Leider ist meine Erfahrung mit SharePoint nicht sonderlich gut was die Administration angeht, hatte nur kurz in der Ausbildung damit zu tun und bin da etwas vorbelastet auch wenn ich es versuche gerade zu ignorieren.

Ich werde mir deinen Vorschlag aber noch einmal genauer ansehen und bedanke mich auch bei dir!
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Mitglied: Dobby
16.09.2014 um 15:45 Uhr
Hallo,

(Kenntnisse gehen über Grundwissen im Moment nicht hinaus)
Dann ist der FTP Server schon die richtige Wahl der Mittel, nur würde ich
eben dann schon zu einem SFTP Server tendieren oder aber einen FTPS
(SSL) Server die sind sicherer und übertragen nicht alles im Klartext wie FTP.

Alternativ kann man auch einfach einen Webserver mittels Linux & Apache
aufsetzen und die Webseite mittels HTML5 realisieren und zwar so das man
gleich im Browser die PDFs öffnen bzw. anzeigen kann.

Als zweite Alternative würde ich dann schon ein kräftiges NAS sein das dann mittels OwnCloud
leicht zu verwalten ist und auf das man auch von überall sicher drauf zugreifen kann.

Gruß
Dobby
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Mitglied: DDioxx
16.09.2014 um 15:52 Uhr
Hallo Dobby,

erst einmal vielen Dank für deine Antwort.
Der FTP bzw. SFTP Server wäre natürlich auch für mich eine meiner bevorzugten Möglichkeiten. Aber es scheitert halt immer wieder daran das sie Daten ohne Download im Browser sichtbar sein sollen nach erfolgreicher Authentifizierung.

Die Idee mit der NAS ist durchaus eine überlegung wert, hast du da eine Empfehlung oder Erfahrungswerte?

Deine zweite Alternative mit dem Webserver ist wohl bisher auch meine wahrscheinlichste Wahl. Leider. Den das wird bedeuten das ich alle Daten einpflegen muss und die Programmierung ist sicher auch nicht ohne.


Grüße und nochmal Danke

Dennis
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Mitglied: Dobby
16.09.2014 um 16:01 Uhr
Hallo nochmal,

Deine zweite Alternative mit dem Webserver ist wohl bisher auch meine wahrscheinlichste Wahl.
Leider.
Warum leider, man kann ja auch zu einem Hoster gehen und dort einen Server mieten.
und einen HTML Programmierer kann man auch Stunden weise anheuern.

Den das wird bedeuten das ich alle Daten einpflegen muss und die Programmierung
ist sicher auch nicht ohne.
Also die Daten wirst Du so oder so, egal was Du machst einpflegen müssen!
Und die Idee von @Dani ist sicherlich auch nicht ohne nur auch dort muss man
die Daten einpflegen und den Server konfigurieren!

Gruß
Dobby
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Mitglied: DDioxx
16.09.2014 um 16:14 Uhr
Hey

ich habe mir nun mal ownCloud angeschaut und muss sagen ich bin sehr angetan. Das wäre wirklich eine gute Alternative und ich könnte den Rechner/NAS auch außerhalb des Firmennetzes positionieren.
Die Lösung Sharepoint Online ist aber auch nicht so schlecht wie befürchtet da das Lizenzierungsmodel interessant wird wenn man selber wenig Nutzer hat. Da externe Mitarbeiter die zugreifen nicht lizenziert werden müssen. Da werde ich mich auch noch einmal schlau machen.

Ich danke euch für die sehr guten Ratschläge.
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Mitglied: Cthluhu
17.09.2014 um 10:05 Uhr
Hi,
Zitat von DDioxx:

ich habe mir nun mal ownCloud angeschaut und muss sagen ich bin sehr angetan.

neben owncloud wäre hier noch pydio einen Blick wert.

Mit freundlichen Grüßen

Cthluhu
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Mitglied: bastian42
18.09.2014 um 14:16 Uhr
Hallo,

um welche Art von Dokumenten geht es den? Geht es nur um Inhalte? Wie wäre es den dann sowas mit einem
Wiki zu realisieren? Somit könnte man auch den Inhalt schön durchsuchen. Eine Authentifizierung wäre auch
gleich gegeben.

Gruß
Bastian
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Mitglied: DDioxx
22.09.2014 um 08:08 Uhr
Hallo und guten Morgen,

@ Bastian42:
Es geht hauptsächlich um .pdf Dokumente die von verschiedenen Behörden und Zuliefern angeschaut werden sollen. Ein Download ist eben unerwünscht, nicht falsch verstehen es wäre nicht schlimm wenn es jemand macht, es geht eher darum das man sie anschauen kann ohne das man sie herunter laden muss. Also ja, geht um den Inhalt.

Ein Wiki ist da leider nicht realisierbar da zum Teil die Dokumente nicht verändert werden sollen und Stempel usw. eine Rolle spielen. Da ist .pdf leider das einzig Richtige.

@Cthluhu
Werde ich mir anschauen!

Nachdem ich nun noch einmal alles gelesen habe, es geht nicht darum die Dokumente einpflegen zu müssen sondern viel eher das ich (IT) bei bestimmten Lösungen es immer machen müsste und es nicht den Damen überlassen kann. Aber auch damit würde ich ggf. leben ;)
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Mitglied: bastian42
22.09.2014 um 17:30 Uhr
Da gibt es noch von Leitz das Produkt ELO
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Mitglied: DDioxx
23.09.2014 um 08:15 Uhr
Hallo Bastian,

das kenne ich aus meiner alten Firma und war auch mein Vorschlag da die Erfahrungen ganz in Ordnung waren aber leider kam es nicht in die Auswahl.
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Mitglied: DDioxx
14.10.2014 um 09:18 Uhr
Nun muss ich das Thema noch einmal herauf holen...

Nun wo ich mich grade für OneCloud oder Pydio entschieden hatte wurden die Anforderungen ..."ausgedehnt" um es mal milde auszudrücken.
Statt gedacht um die 500-1000 Dokumente werden es nun deutlich mehr! Zudem wird eine Suche gebraucht die Meta-Daten berücksichtigen kann.

Seht ihr noch eine Lösung außer Sharepoint?
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Mitglied: Cthluhu
16.10.2014, aktualisiert um 12:29 Uhr
Hi,

Pydio kann Metadaten (auch selbst definierte Meta-Tags) bei der Suche berücksichtigen. Einfach in einem Repo auf Suche (Lupe) drücken. Dann gibts einen "Advanced"-Button.
Der Trick: im Suchfeld muss schon was drin stehen ( ein "*" reicht), sonst kommt der Advanced-Button nicht zum Vorschein.

Bzgl Skalierung: sowohl pydio als auch owncloud wird verwendet um ganze Schulen/Unis zu versorgen.

Mit freundlichen Grüßen

Cthluhu
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