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Frage Microsoft Outlook & Mail

GELÖST

Outlook 2003 - Änderungsmitteilungen steigen mit der Anzahl an Änderungen in einem Serientermin.

Mitglied: Jokesoft

Jokesoft (Level 1) - Jetzt verbinden

01.09.2010, aktualisiert 17:08 Uhr, 4874 Aufrufe, 7 Kommentare

Wir setzen Exchange 2003 und Outlook 2003 in einer Umgebung mit ca. 1.200 Usern ein. Es wird sehr viel mit Serienterminen/Besprechungsanfragen gearbeiten, wobei bis zu 20 Teilnehmer und mehr keine Seltenheit sind. Dadurch bedingt kommt es oft zu Verschiebungen oder Änderungen einzelner Termine innerhalb der Serie, weil irgendeiner immer was hat.

Das Problem ist jetzt, dass mit jeder Änderung innerhalb eines Termins eine extra Änderungsmitteilung versendet wird. Eine für die Serie, was ja auch erstmal richtig ist, und für jede einzelne Änderung. Es scheint so, dass für jede Änderung einer Art Terminzweig erstellt wird. Kann man das abstellen oder mit einem praktischen Ansatz umgehen?

Vorgang:
Serientermin wird erstellt.
Leute sage zu
Ein Termin aus der Serie wird verschoben, mit einer Info gespickt oder gelöscht.
Serie wird geändert --> ab hier wird für die Serie an sich und jede Änderung in der Serie eine Mail erzeugt, so dass in Extemfällen zig eMails zu einer Änderung versendet werden.

Kann man das umkonfigurieren, so dass er nur eine Änderungsmitteilung sendet?


Beste Grüße
Arne
Mitglied: NetWolf
01.09.2010 um 22:59 Uhr
N'abend,

Das Problem ist jetzt, dass mit jeder Änderung innerhalb eines Termins eine extra Änderungsmitteilung versendet wird.
logisch das ist so gewollt und sinnvoll

Eine für die Serie, was ja auch erstmal richtig ist,
nur wenn es die Serie komplett betrifft

und für jede einzelne Änderung.
auch das macht Sinn

Es scheint so, dass für
jede Änderung einer Art Terminzweig erstellt wird. Kann man das abstellen oder mit einem praktischen Ansatz umgehen?
richtig und notwendig, ein Abschalten wäre vergleichbar mit dem Herausreißen einer Kalenderseite aus dem Papierkalender.

Vorgang:
Serientermin wird erstellt.
ok

Leute sage zu
generell oder zu jedem Termin der Serie unterschiedlich?

Ein Termin aus der Serie wird verschoben, mit einer Info gespickt oder gelöscht.
also müssen für diesen einen Termin die Änderungen z.B. bei einer Verschiebung mit jedem Teilnehmer/Nichtteilnehmer abgestimmt werden.
Es ergibt sich also EINE Änderung der Serie (die dann keine mehr ist) und natürlich für den jetzt unabhängig von der Serie existierenden Termin.

Serie wird geändert --> ab hier wird für die Serie an sich und jede Änderung in der Serie eine Mail erzeugt, so
dass in Extemfällen zig eMails zu einer Änderung versendet werden.
logisch, siehe oben
Stell dir vor, der Termin wurde um 1 Stunde vorverlegt. Es könnte sein, dass nun ganz andere Personen nicht können, weil sie zu der Zeit anderweitig beschäftigt sind.

Kann man das umkonfigurieren, so dass er nur eine Änderungsmitteilung sendet?
ja, in dem man die Terminserie erst gar nicht als Serie eingibt, sondern die Termin einzeln definiert, wenn man sowieso weiß, das sich nicht alle an die Serie halten und es immer zu Änderungen kommt.

Bleibt die Frage, was weniger Aufwand ist

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: Jokesoft
02.09.2010 um 11:50 Uhr
Hmm, nee. So richtig Sinn macht es keinen, da in dem einzelnen Termin in der Serie keine Änderung mehr stattfindet. Eine weitere Info ist da einfach nicht notwendig zumal sich die Infos dann ja auch irgendwann auf vergangene Termine beziehen.



Zitat von NetWolf:
N'abend,

> Das Problem ist jetzt, dass mit jeder Änderung innerhalb eines Termins eine extra Änderungsmitteilung versendet
wird.
logisch das ist so gewollt und sinnvoll

Nein, die einzelne Terminänderung hat man ja schon bestätigt und im Kalender aktualisiert.
Wenn dann eine Änderung für einen anderen Termin in der Serie kommt, macht es keinen Sinn noch mal eine Mail zu einem Termin zu bekommen, bei dem sich nichts geändert hat.


> Eine für die Serie, was ja auch erstmal richtig ist,
nur wenn es die Serie komplett betrifft

Genau.


> und für jede einzelne Änderung.
auch das macht Sinn

Wenn sich da etwas ändern würde schon, aber sonst nicht.


> Es scheint so, dass für
> jede Änderung einer Art Terminzweig erstellt wird. Kann man das abstellen oder mit einem praktischen Ansatz umgehen?
richtig und notwendig, ein Abschalten wäre vergleichbar mit dem Herausreißen einer Kalenderseite aus dem
Papierkalender.

Wieso das? Der Termin wird ja nicht gelöscht, ich möchte nur einfach keine Aktualisierung, wenn es nichts zu aktualisieren gibt.


> Vorgang:
> Serientermin wird erstellt.
ok

> Leute sage zu
generell oder zu jedem Termin der Serie unterschiedlich?

Zu dem Ur-Serientermin.


> Ein Termin aus der Serie wird verschoben, mit einer Info gespickt oder gelöscht.
also müssen für diesen einen Termin die Änderungen z.B. bei einer Verschiebung mit jedem Teilnehmer/Nichtteilnehmer
abgestimmt werden.
Es ergibt sich also EINE Änderung der Serie (die dann keine mehr ist) und natürlich für den jetzt unabhängig
von der Serie existierenden Termin.

Wenn die geänderten Termine nicht mehr Bestandteil der Serie sind, bräuchte es ja erst recht keine Aktualisierung.


> Serie wird geändert --> ab hier wird für die Serie an sich und jede Änderung in der Serie eine Mail
erzeugt, so
> dass in Extemfällen zig eMails zu einer Änderung versendet werden.
logisch, siehe oben
Stell dir vor, der Termin wurde um 1 Stunde vorverlegt. Es könnte sein, dass nun ganz andere Personen nicht können, weil
sie zu der Zeit anderweitig beschäftigt sind.

Das wäre ja in Ordnung, weil es ja eine Änderung geben würde. Es ist aber so, dass ja auch jeder kleine Text in der Serie eine Benachrichtigung pro Änderung in dem Termin auslöst. Das macht überhaupt keinen Sinn, weil es ja die ganze Serie betrifft und nicht explizit für jeden einzelnen Termin in der Serie bestätigt werden soll (das würde ja das ganze Feature überflüssig machen).


> Kann man das umkonfigurieren, so dass er nur eine Änderungsmitteilung sendet?
ja, in dem man die Terminserie erst gar nicht als Serie eingibt, sondern die Termin einzeln definiert, wenn man sowieso
weiß, das sich nicht alle an die Serie halten und es immer zu Änderungen kommt.

Das kann's ja nicht sein. Ein Serientermin ist ja gerade dafür gedacht und dass da dann mal Änderungen vorkommen ist auch normal. Nur mit diesem System hat man bei längeren Terminen irgendwann hunderte von Aktualisierungen, obwohl man nur eine Änderung vorgenommen hat, von der die abweichenden Termine überhaupt nicht betroffen sind.



Bleibt die Frage, was weniger Aufwand ist

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: NetWolf
03.09.2010 um 10:11 Uhr
Hallo,

also dieses Verhalten hatte ich nicht so interpretiert, das es auch z.B. zu alten Terminen updates gibt.

Wie sehen denn die Einstellungen im Outlook der Mitarbeiter aus?
Extras -> Optionen -> E-Mail Optionen -> Verlaufsoptionen


Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: Jokesoft
06.09.2010 um 10:22 Uhr
Verlaufsoptionen:
Anfragen und Anfragenantworten beim Eintreffen bearbeiten - An
Bestätigungen beim Eintreffen bearbeiten - An
Bestätigungen nach Bearbeitung verschieben nach: Gelöschte Objekte - An
Die Option für Internetmailkonten steht auf: Nie eine Antwort senden
Alles andere ist deaktiviert.

Ich denke aber auch nicht, dass man da etwas bzgl. des Problems einstellen kann. Es geht da ja nur um die Abarbeitung eingehender Anfragen, nicht um das Versenden.


Mich würde interessieren, ob das ein allgemein bekanntes Problem ist oder ob das eher doch installationsspezifisch sein könnte. Von dem verantwortlichen Exchange-Admin weis ich, dass die Datenbank seit ein paar Jahren hier und da einige Macken aufweist. Möglicherweise ist das die Ursache.

Viele Grüße aus Hamburg
Arne
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Mitglied: Jokesoft
09.09.2010 um 12:45 Uhr
Schade, ich hatte etwas mehr Resonanz erwartet.
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Mitglied: NetWolf
11.09.2010 um 02:07 Uhr
N'abend,

es ist Nachsaison und viele sind jetzt im Urlaub.

Dein Problem ist so nicht nachzuvollziehen. Klar kann es an Eurer alten Exchange-Datenbank liegen. Das ist von hier leider nicht zu bewerten.
Bleibt die Frage, warum diese Datenbank nicht zwischenzeitlich bereinigt/repariert wurde?

Wenn Probleme auftreten ist es normal, dass man hier von einem funktionierendem System ausgeht, auf dem alle aktuellen Updates installiert sind.
Ist dem nicht so, liegt der Fehler zu 90% eben an diesen alten Problemen, die man hier im Forum nicht sehen kann.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: Jokesoft
13.09.2010 um 15:03 Uhr
Ich habe das "Problem" erst mal nicht erwähnt, da sonst jeder unreflecktiert gesagt hätte, dass die Datenbank dran schuld sei. Der Versuch einer Reparatur wurde seiner Zeit natürlich unternommen, blieb aber erfolglos. Es ist wohl nicht so, dass da ständig Probleme mit sind. Es gibt nur vereinzelte, seltene Fälle wo sich unser System nicht mehr wie erwartet verhält. Eine Neuinstallation ist leider in einem Produktivsystem nicht eben mal möglich.
Es wäre halt eine schöne Bestätigung gewesen, wenn hier jemand gesagt hätte, dass er das Phänomen kennt.

Wir haben es hier in der IT nachvollziehen können. Ich bin gerade dabei ein Testsystem neu aufzuziehen und schaue mir das Verhalten dann in der Testumgebnung an.

...ich berichte...
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