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Outlook 2003: Jede Mail automatisch als Kopie an eine Adresse versenden

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: bi.hot

bi.hot (Level 1) - Jetzt verbinden

08.05.2005, aktualisiert 18.07.2008, 38800 Aufrufe, 7 Kommentare

Hallo!

Ich möchte in Outlook 2003 jede Mail im Postausgang automatisch als Kopie an eine feste E-Mail-Adresse senden. Möglichst so, dass der Empfänger dies nicht mitbekommt also als BCC beispielsweise.

Wer kann mir helfen?
Mitglied: Devian
08.05.2005 um 22:50 Uhr
Outlook kann das so in der Form nicht.

Zumals das ganze auch aus datenschutzrechlichen Gründen sehr bedenklich ist.

Einige Mailserver haben eine "Archive outgoing Mail"-Funktion, die Mails quasi als BCC an eine fest definierte Adresse schickt.. Allerdings halte ich diese Funktion für eine sehr gefährliche Grauzone.

Viele Grüße
Devian
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Mitglied: linkit
09.05.2005 um 10:32 Uhr
Hierfür gibt es drei Möglichkeiten,:

Die erste erlaubt dir das automatische Senden an einen anderen Empfänger über CC. Das ist relativ einfach und unkompliziert. Hierzu erstellst du einfach in deinem Outlook eine Regel. Diese verschickt automatisch eine Mail an eine E-Mailadresse. Vorteil ist auch, du kannst das ganze Kontoabhängig machen, das heißt, wenn du in Outlook zwei Mailadressen eingerichtet hast, beispielsweise geschäft und privat, dann kannst du das auch nur für die Geschäftsadresse einstellen.

Nachteil: Der Empfänger sieht, wohin die Mail geleitet wird, da es mit Regel nur als CC und nicht als BCC geht.


Wohl die einfachste Methode.


Resultat =>


Mail an goto@empfänger.de von from@sender.de mit dem cc kopie@irgendjemand.de





Das ganze kannst du aber auch mit etwas Kreativität verschleiern. Hierzu gibst du als CC wie in der erste Methode nicht eine E-Mailadresse an, die die Kopie erhalten soll, sondern deine eigene. Dadurch schöpft dein Empfänger auch keinen Verdacht, denn das machen einige, das Mail sich selbst nochmals schicken, damit alles im Posteingang in einem Ordner liegt.

Jetzt kommt aber der Clou an der Sache. Die erstellst eine zweite Regel auf dein eigenes Konto, das eingehende Mails überprüft. Hierzu mußt überprüfen, woher die Mail kommt. Kommt diese von deiner eigenen Mailadresse (man schickt sich ja normalerweise keine eigenen Mails) dann leitest du diese Mail an die Kopieadresse weiter, verhinderst aber gleichzeitig, daß andere Mails, die du empfangst an die Kopieadresse gehen.

Durch den Weiterleitungskopf sieht der Kopieempfänger dann auch, wohin du das ganze ursprünglich geschickt hast. Das kannst du aktivieren oder deaktivieren.

Als Resultat sieht das so aus und zwar alles automatisch:


Mail an goto@empfänger von from@sender.de


Outlook macht nun folgendes beim versand:

Mail an goto@empfänger von from@sender.de und Kopie mit CC an from@sender.de


Dadurch erhältst du im selben Atemzug eine Mail an dich zurück mit:

Von: from@sender.de
An: goto@empfänger.de
An: from@sender.de

Outlook prüft nun, woher die Mail kommt und stellt fest, diese ist von from@sender.de. Dadurch versendet er diese weiter an kopie@irgendjemand.de.

Der goto@empfänger.de sieht nichts von der Adresse kopie@irgendjemand.de


Natürlich kannst du auch andere Kritieren als Erkennungsmerkmal verwenden. Beispielsweise in der Signatur ein mit weiß geschriebenes WL etc.

Danach kannst du die zurückgemailtete Mail auch per Regel verschieben oder löschen lassen. Beispielsweise in eine Kopieordner.


***


Als dritte Alternative bietet sich ein Skript an. Hier ist aber schon Kenntnis von VBA erforderlich. Dieses Skript läßt du immer beim versenden von Mails ablaufen und dann als BCC den kopie@irgendjemand.de hinzufügen. Das ist natürlich die sauberste und schönste Lösung.




linkit
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Mitglied: coli
09.05.2005 um 13:30 Uhr
hi, schau ob dir das hilft ....


Verwenden des "Recipients"-Objekts
Verwenden Sie die Recipients-Eigenschaft, um das Recipients-Objekt eines AppointmentItem-, JournalItem-, MailItem-, MeetingItem- oder TaskItem-Objekts zurückzugeben.

Verwenden Sie die Add-Methode, um ein neues Recipient-Objekt zu erstellen und es zum Recipients-Objekt hinzuzufügen. Die Type-Eigenschaft eines neuen Recipient-Objekts wird auf den Standardwert des entsprechenden AppointmentItem-, JournalItem-, MailItem- oder TaskItem-Objekts festgelegt und muss zurückgesetzt werden, um einen anderen Empfängertyp zu kennzeichnen.

Das folgende Beispiel erstellt ein neues MailItem-Objekt und fügt "Jon Grande" als Standardempfänger (To) hinzu.

Set myOlApp = CreateObject("Outlook.Application")
Set myItem = myOlApp.CreateItem(olMailItem)
Set myRecipient = myItem.Recipients.Add ("Jon Grande")
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Mitglied: Schneewittle
05.08.2005 um 09:20 Uhr
Also, ich hatte 2 Lösungen ausprobiert:

1. Ein Formular erstellen:
Dort kann man als zusätzliches Feld "BCC" einfügen und die Adresse als Wert eingeben. Zum Senden von eMails muss halt immer dieses Formular verwendet werden. Funktioniert prima, aber nur bei neuen emails. Habe es nicht fertiggebracht, dieses Formular als Basis für "Antworten" oder "weiterleiten" zu definieren.

also haben wir uns nun für folgende Lösung entschieden:
2. GFIMailEssentials.
Dieser Mailfilter überprüft jede ausgehende eMail. Dort kann man festlegen, welche eMail von welchem Absender als Kopie wohin geschickt werden soll. Der Empfänger erfährt davon nichts. Einziges Problem: GFIMailEssentials ist nicht ganz billig. Aber für uns hat es sich schon bezahlt gemacht.
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Mitglied: regedit
03.09.2005 um 11:34 Uhr
Zumals das ganze auch aus
datenschutzrechlichen Gründen sehr
bedenklich ist.
...
Allerdings halte ich diese
Funktion für eine sehr gefährliche
Grauzone.

Die Zone ist nicht grau, sondern tief schwarz.

Wenn das ein Mitarbeiter mitbekommt, der sich ein wenig im Datenschutz auskennt, gibt so eine heimliche General-Überwachung eine ganz böse datenschutz- und arbeitsrechtliche Auseinandersetzung. Und dabei verstehen die Gerichte regelmäßig gar keinen Spaß. Darüber hinaus haben die widerrechtlich archivierten Mails z.B. vor einem Arbeitsgericht keinerlei Beweiskraft. Und je nach Arbeitsvertragsgestaltung wird auch noch das Postgeheimnis verletzt. Letzlich ist es noch moralisch bedenklich.

In Deutschland sollte man solche Sachen möglichst einfach sein lassen. Nur bei einem begründeten Anfangsverdacht kann die zeitlich begrenzte Überwachung des einzelnen (!) Mitarbeiters in Betracht gezogen werden: und auch hier voher in jedem Fall Geschäftsführung, Betriebsrat und passenden Rechtsanwalt / Haus-Juristen kontaktieren!

Greets!
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Mitglied: humanchu
07.10.2005 um 10:50 Uhr
Hi Coli,

könntest du mir (absoluter Anfänger was Skripte angeht) eine Anleitung per Mail für Dumme schicken wie Du dieses Recipients-Objekt einfügst?
Das würde mir wirklich sehr helfen!

Vielen Dank im voraus

huManchu
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