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Outlook 2010 neue Termine mit voreingestellten Teilnehmern

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: mikmcmoe

mikmcmoe (Level 1) - Jetzt verbinden

13.02.2014 um 13:20 Uhr, 3293 Aufrufe, 9 Kommentare

Hallo,
ich versuche meinen Kollegen, die Schichtpläne in Outlook 2010 erstellen, etwas unter die Arme zu greifen.
Wir haben hier zwei Schichtpläne mit zwei bis vier Schichten pro Tag in separaten Kalendern.
Ist es möglich in diesen Kalendern neue Termine so zu erstellen, das schon die jeweils in Frage kommenden Mitarbeiter als Teilnehmer eingetragen sind, und man als Planer nur den Haken an dem Kollegen setzen muss der in der Schicht dran sein soll?

Denn über die Terminplanungsansicht könnte so der Planer (Terminorganisator) schön sehen, wer wann Zeit hätte.
Mitglied: colinardo
13.02.2014, aktualisiert 17.02.2014
Hallo mikmcmoe,
mit einem einfachen VBA-Script, das die Teilnehmer schon im Vorhinein in den Termin einträgt, kein Problem:
01.
Sub newAppointment() 
02.
    Dim app As AppointmentItem 
03.
    Dim rec As Recipient 
04.
    Dim users(3) 
05.
    users(0) = "user1@domain.de" 
06.
    users(1) = "user2@domain.de" 
07.
    users(2) = "user3@domain.de" 
08.
    If ActiveExplorer.CurrentFolder.DefaultItemType = olAppointmentItem Then 
09.
        Set app = ActiveExplorer.CurrentFolder.Items.Add(olAppointmentItem) 
10.
        For i = 0 To UBound(users) -1 
11.
            Set rec = app.Recipients.Add(users(i)) 
12.
            rec.Sendable = False 
13.
        Next 
14.
        app.Display 
15.
    Else 
16.
        MsgBox "Sie müssen sich im Schichtplanungs-Kalender befinden!", vbExclamation 
17.
    End If 
18.
End Sub
das ganze mit einem benutzerdefinierten Button im Ribbon kombiniert, fertig.

Grüße Uwe
Bitte warten ..
Mitglied: Dani
13.02.2014 um 14:36 Uhr
Moin,
ansonsten könnte Quicksteps etwas für dich sein...


Grüße,
dani
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Mitglied: mikmcmoe
13.02.2014 um 15:12 Uhr
Danke für die Tips, schau ich mir morgen mal genauer an.
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Mitglied: mikmcmoe
17.02.2014 um 13:16 Uhr
Die Funktion "Quicksteps" kannte ich noch garnicht, damit lässt sich bestimmt einiges machen. Danke für den Tip!
Nur zu diesem Zweck reicht es leider nicht.
Ich denke mit dem Script kann ich mehr erreichen, dazu fehlen leider noch ein paar Feinheiten.

- Kann man den Zielkalender und damit den Organisator Festlegen? Die Kollegen, die die Pläne erstellen, erstellen diese nicht in ihrem eigenen Kalender.
- Jetzt muss man trotzdem noch einmal auf "Teilnehmer hinzufügen" klicken damit die Frei-/Gebucht-Zeiten der Teilnehmer angezeigt werden. Kann man das so ändern, dass die Zeiten gleich angezeigt werden?
- Kann man die Teilnehmer so einbinden, dass es wie eine Auswahlliste funktioniert? Jetzt haben alle Teilnehmer vorne einen Haken dran. Man muss also alle abwählen und nur einen anhaken.

Man merkt, mit VB gerade in Verbindung mit Outlook hab ich noch nicht viel gemacht.
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Mitglied: colinardo
17.02.2014, aktualisiert um 13:43 Uhr
Zitat von mikmcmoe:
Ich denke mit dem Script kann ich mehr erreichen, dazu fehlen leider noch ein paar Feinheiten.
Hi auch das ist kein Problem, habe es oben nach deinen Vorstellungen angepasst. Für die Auswahl des Kalenders, geht der User in den jeweiligen Kalender und führt dann die obige Funktion aus. Dann wird der Termin in diesen Kalender eingetragen. Dies lässt sich auch anders machen, dazu sind aber mehr Infos von dir nötig, an welcher Stelle sich der Kalender in Outlook befindet bzw. wie und wo dieser eingebunden ist.

Das die Frei-/Gebucht Informationen angezeigt werden ist es eventuell nötig anstatt der Mail-Adresse den Namen anzugeben anstatt der Mail-Adresse, konnte das aber gerade nicht testen.

Grüße Uwe
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Mitglied: mikmcmoe
28.02.2014 um 13:43 Uhr
Danke bis dahin.
Bei users(x) kann man beides eingeben, den Namen oder die Email, nach einer Weile wandelt Outlook im Terminplanungsassistenten die Emails sowieso in Namen um.
Ich habe mal mit "rec.Sendable" gespielt.
Mit rec.Sendable = false werden die Kollegen aufgelistet, aber die frei/gebucht-Zeiten werden nicht angezeigt.
Mit rec.Sendable = true werden die Kollegen aufgelistet und auch die frei/gebucht-Zeiten werden angezeigt.
Da ja das Ziel nur einen Kollegen zu finden ist, ist es jetzt natürlich müssig bei allen anderen Kollegen den Haken zu entfernen.
Ich hatte versucht eine kleine Schleife einzubauen um so erst rec.Sendable = true und dann rec.Sendable = false auszuführen, aber das ist mir leider nicht gelungen.

Hast Du da vielleicht noch eine Idee?
Schönes Wochenende wünsche ich trotzdem!
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Mitglied: colinardo
28.02.2014, aktualisiert um 14:03 Uhr
Hast du mal im Dialog unten auf den Button Options > Frei / Gebucht aktualisieren geklickt ?

kann es hier jetzt nicht mit Frei/Gebucht testen, aber probiers mal so, mit der zusätzlichen Schleife:
01.
Sub newAppointment() 
02.
    Dim app As AppointmentItem 
03.
    Dim rec As Recipient 
04.
    Dim users(3) 
05.
    users(0) = "user1@domain.de" 
06.
    users(1) = "user2@domain.de" 
07.
    users(2) = "user3@domain.de" 
08.
    If ActiveExplorer.CurrentFolder.DefaultItemType = olAppointmentItem Then 
09.
        Set app = ActiveExplorer.CurrentFolder.Items.Add(olAppointmentItem) 
10.
        For i = 0 To UBound(users) - 1 
11.
            Set rec = app.Recipients.Add(users(i)) 
12.
            rec.Sendable = True 
13.
        Next 
14.
        For Each rcpt In app.Recipients 
15.
            rcpt.Sendable = False 
16.
        Next 
17.
        app.Display 
18.
    Else 
19.
        MsgBox "Sie müssen sich im Schichtplanungs-Kalender befinden!", vbExclamation 
20.
    End If 
21.
End Sub
Grüße Uwe
Bitte warten ..
Mitglied: mikmcmoe
28.02.2014 um 14:30 Uhr
Hallo Uwe,
leider geht das auch nicht.
Im Kalenderbereich sind die Zeilen der Kollegen schraffiert. Erst wenn ich die Haken setze kann ich die frei/gebucht-Einträge sehen.
Der Button "Options > Frei / Gebucht aktualisieren" aktualisiert nur die aktiven Teilnehmer.
Kann man sonst über ein zweites Makro die Teilnehmer deaktivieren?
Bitte warten ..
Mitglied: colinardo
28.02.2014, aktualisiert um 14:37 Uhr
Zitat von mikmcmoe:
Kann man sonst über ein zweites Makro die Teilnehmer deaktivieren?
das macht das obige ja schon ... Zeile 14-16
muss mir das bei Zeiten mal genauer ansehen ... bis dahin...
Grüße Uwe
Bitte warten ..
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