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GELÖST

Outlook Kalender konfiguration und wechsel von tobit

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: tha-a

tha-a (Level 1) - Jetzt verbinden

21.04.2009, aktualisiert 19:46 Uhr, 7303 Aufrufe

Hallo an alle,

bevor ich beginne würde ich einfach (zum verständniss) das ganze gliedern!
1. Gegebenheiten 2. Anforderungen 3.Voraussetzung des Systems 4.Frage (worum es geht)

----1. Gegebenheiten:

Ich befinde mich in einer Firma in der Terminplanung & Mail sehr wichtig ist

das derzeitige System sieht wie folgt aus:

- normale Windows domain
- als Planer & Fax & Mailprogramm läuft tobit! --> und darum geht es eigentlich

Arbeitweg der Termin verteilung:

Da Tobit zwar mehrere Kalender verwalten kann aber nicht anzeigen kann (nebeneinander) gibt es jetzt eine Änderung seitens der Geschäftführung:

Tobit hat den Vorteil es dient uns als Fax Programm , Kalender , Mailprogramm und Aufgabenpaner (feine Sache)

Termineintragung läuft wie folgt ein beispiel!:

Da Tobit (zumindest in unserer alten Version 7 / 8) zwar für jeden Benutzer in der domain einen Kalender bietet aber diese nicht gleichzeitig anzeigt gibt es einen Techniker/aussendienst / werkstattplaner
in den alle (techniker/Gf/vertreib etc. ) ihre termine eintragen d.h. Ich plane einen Aussentermin für mich + 2 Mitarbeiter habe eine Verknüpfung auf den werkstatt kalender (nur diesen sehe ich auch)!

Ergebniss der Termin steht mit kürzel in der betreffzeile für 2 Mitarbeiter drin und jeder andere weiß das ich für 3 stunden nicht im haus bin


Mail und Fax sind hier jetzt kein thema da es hauptsächlich um dem planer geht!

Gruppen / Arbeitbereiche:

1. Vertrieb / Einkauf --> hauptsächliche Planung
2. Technik (aussendienst) --> zweite Planung ggf.
3. Hotline --> Terminvereinbarung

----2. Anforderung

Die Geschäftführung hat beschlossen diesen planer nicht auf eine aktuelle Version zukaufen und hätte (durch planungschwierigkeiten!) gerne eine andere Lösung!
Auswahl ist relativ begrenzt!
1. muss am besten sowie jetzt alles vereint sein MAIL/PLANER/FAX/AUFGABEN!
2. soll Outlook genutzt werden da viele die funktionalität von zuhause kennen
3. Outlook ist wunderschön farbig!
4. jeder soll einen eigenen Kalender haben es soll aber gleichzeitig für mehrere Personen eingetragen werden ggf. Ansichten mehrer Kalender nebeneinander geben!!!!!!!!

----3. Voraussetzung:

das neue Firmen system besteht aus einem Domain SBS 2003 (Lizenzen vorhanden und Outlook mit dabei) + Exchange Server + TS Server 2003

----4. Frage:


Der Exchange ist für unsere Zwecke konfiguriert Fax und Mail spielen erstmal keine Rolle wo wir nicht durch steigen und darum geht es ist der Kalender

wie oben gesagt --> soll jeder mitarbeiter bedingt durch die domain einen eigen Kalender haben!
diese Kalender sollen nebeneinander angezeigt werden das ist nicht das Problem

1. Frage Outlook 2003 merkt sich nicht die freigegeben Kalender als Ansicht ich muss sie immer (abgesehen von meinem) anhacken gibt es da eine Lösung?
2. kann man eine gruppe oder Ordner oder Ansicht erstellen / Einstellen die es mir erlaubt mehrere Planer zuzuordnen um dann wenn ich dies Gruppe anwähle mehrer Kalender zubekommen?
3. Die wichtigste wenn ich nun einen Termin plane für mich oder jemand anderen erfordert es immer eine bestätigung des oder der teilnehmer ist die zu umgehen?
da wie gewünscht die die Termine sofort angezeigt werden müssen in den ausgewählten kalendern! bzw. gibt es eine möglichkeit wenn ich einen teilnehmer hinzufüge das der termin sofort auch in seinen Kalender eingetragen wird?
4. Kann ich bestimmte Ressourcen (hier z.b. Auto) zuordnen einer Person / Terminart etc. d.h. wenn ich ein Termin eintrage von 5 autos mir angezeigt werden ich eines auswähle oder die gewählte person eine bestimmte ressource hinterlegt ist die mit
eingetragen wird?
5. in der Ordnerliste kann ich auf den Fax odrner zugreifen ist es möglich diesen ordner in die Kalenderansicht oder mail ansicht zu verknüpfen damit der zugriff schneller ist? (derzeit landen alle fax zentral und ein user schaut sich das fax an druckt es aus oder kennzeichnet es

Das ist sehr viel information ich bin aber dankbar über jeden kleinen hinweis --> da wir gerade am verzweifel sind! was dies 6 Punkte angeht um den usern nicht zuviel umstellung / umgewöhnung zuzumuten!
sicherlich ist der gegebene arbeitweg nicht der eigentliche aber es ist nunmal so viele jahre gearbeitet wurden!

Auch bin ich überzeugt das outlook eine gute alternative ist!

für hinweise / tipps / anregungen / zusätzliche Addin's oder oder bin ich sehr dankbar + dank an alle die diesen langen Text durchgelesen haben!

mfg Tha-a
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