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Frage Microsoft Outlook & Mail

Outlook Kategorie bei allen E-mail Empfängern setzen

Mitglied: heidolph1975

heidolph1975 (Level 1) - Jetzt verbinden

27.01.2011, aktualisiert 21:37 Uhr, 3412 Aufrufe, 4 Kommentare

Hallo Forum,
ich habe hier eine Frage, vielleicht kann mir jemand helfen.

Wir haben hier einen Exchange Server, auf dem jeder User sein eigenes Postfach hat. Gibt es eine Möglichkeit wenn ein Benutzer in Outlook eine bestimmte Kategorie zuweist, dass dann die Kategorie bei allen anderen Empfängern der gleichen Mail auch gesetzt wird?
Wenn die Standard Bordmittel nicht ausreichen, kann man evtl. ein Script programmieren das dies automatisch erledigt.
Wäre super wenn ihr mir weiter helfen könntet.

MfG

Heidolph
Mitglied: NetWolf
28.01.2011 um 14:52 Uhr
Moin Moin,

Wir haben hier einen Exchange Server,
bitte gib immer die Version mit an. Danke.

auf dem jeder User sein eigenes Postfach hat. Gibt es eine Möglichkeit wenn ein Benutzer in Outlook
bitte gib immer die Outlook Version mit an. Danke.

eine bestimmte Kategorie zuweist, dass dann die Kategorie bei allen anderen Empfängern der gleichen Mail auch gesetzt wird?
nein, das ist vorgesehen und ggf. auch nicht sinnvoll, denn
- rot bedeutet bei mir z.B. "WICHTIG - sofort erledigen", beim anderen User ist rot dann vielleicht der "URLAUB" usw. (Kategorien sind individuell pro User einzustellen)
- alle EMail-Empfänger....wenn ich aber Thunderbird nutze? oder per Browser meine Mails beim Provider lese? und kein Exchange-Postfach auf deinem Server habe, sondern ein Externer (z.B. Kunde) bin.

Wenn die Standard Bordmittel nicht ausreichen, kann man evtl. ein Script programmieren das dies automatisch erledigt.
können kann man viel, was willst du denn erreichen? Interne und externe Kategorien aller User anpassen?

Es gibt Möglichkeiten und Addons bzw. Tools die Kategorien in einer Firma zu vereinheitlichen, wenn alle damit einverstanden sind.
Wie gesagt: nur die innerhalb der Firma (Exchange-Server), nicht nach außen (Kunden etc.)!

Aber für konkrete Hilfe müsste man erst mal wissen, was für Versionen du da nutzt.
Eine globale Info/Hilfe findest du hier, vielleicht beantwortet es ja schon deine Fragen: http://www.vboffice.net/workshop.html?pub=46&smp=1&cmd=showitem ...

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: heidolph1975
29.01.2011 um 11:04 Uhr
Hallo Wolfgang,

danke für die schnelle Antwort. Der Exchange Server ist 2007 und Outlook ist ebenfalls 2007.

Vielleicht sollte ich mehr zum Hintergrund des Problems sagen, vielleicht gibt es ja dafür eine völlig andere Lösung.

Wir arbeiten hier in einem Team von 5 Leuten in einem Projekt. Viele Mails bekommen wir alle zugeschickt. Unsere Qualtiätssicherung fordert, dass wir alle Projektdokumente auf einem zentralen Projektlaufwerk ablegen. Hierzu gehören auch die Mails.
Die Frage ist nun immer, habe ich die Mail schon abgelegt und/oder hat sie einer meiner Kollegen schon abgelegt. Für meine Mails habe ich das so gelöst, dass ich eine Kategorie abgelegt habe, die ich der Mail zuweise. So kann ich die Mail immer nur einmal ablegen. Es kommt aber öfter vor, dass ich die Mail ablegen möchte und dann darauf komme, dass mein Kollege sie schon abgelegt hat. Mein Gedanke war der, dass jeder der die Mail ablegt die Kategorie "abgelegt" zuweist und die anderen eben diese Kategorie dann auch sehen. Dass jeder diese Kategorie hat sollten wir hinbekommen.

Vielleicht gibt es ja eine andere Lösung.

MfG

Heidolph
Bitte warten ..
Mitglied: NetWolf
29.01.2011 um 13:42 Uhr
Hallo Heidolph,

eine Ablage würde ich generell über Ordner realisieren und nicht über Kategorien.
Ich vermute mal, Ihr nutzt nicht die öffentlichen Ordner von Exchange.

Dort könnte man einen Ordner pro Projekt anlegen. Das Projekt bekommt einen Email-Account, alle Projektteilnehmer haben die Berechtigung "im Auftrag von" die Mails zu versenden. Auch wäre es möglich - wenn man das Feld "VON" beim Versenden einer Mail einblendet, dass der Sender direkt die Projekt-Email dort eingibt.

Die eingehenden Mails werden also im Projektordner-Posteingang gesammelt. Ein zusätzlicher Unterordner "Erledigt" und ggf. weitere Ordner können dann die Ablage erleichtern. Eine erneute - zusätzliche - Ablage auf der Festplatte ist nicht sinnvoll.

Abgesehen davon: es ist eigentlich überall so geregelt, dass der Empfänger in AN der Aktive ist. CC Empfänger und BCC Empfänger halten die Füße still, da die Mail ja nur zur Info an sie gesendet wurde.

Bei der Projektabwicklung sind die Aufgaben und das Zuweisen von Aufgaben eine große Hilfe. D.h. auch damit könnte die Zuständigkeit pro Mail etc. geregelt werden.

Alles in allem solltet Ihr den Workflow generell noch einmal überdenken und dann Euer QM entsprechend anpassen.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: heidolph1975
01.02.2011 um 23:26 Uhr
Hallo Wolfgang,

wir (versuchen) es momentan auch so zu handhaben dass der Empfänger die Mail ablegt. Aber es geht eben auch manchmal im Tagesgeschäft unter. Wir haben uns hier mal so ein PDM System (Pro.File) vorstellen lassen, da wurde uns gezeigt dass ein Empfänger die Mail abspeichert und bei allen anderen die Mail automatisch durch einen Link auf die Datenbank ersetzt wird. Daher die Idee mit den Kategorien. Ich persönlich möchte die Mail trotzdem in meinem Postfach behalten, da ich sie dann auf meinem Laptop immer mit dabei habe.

MfG
Heidolph
Bitte warten ..
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