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GELÖST

Outlook Terminverwaltung am Sekretariatsplatz

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: JonnyDread

JonnyDread (Level 1) - Jetzt verbinden

11.05.2011 um 15:30 Uhr, 10563 Aufrufe, 8 Kommentare

Hallo zusammen,

ich habe mit der SuFu hier leider nichts gefunden, was mein Problem beschreibt.

Ich habe folgende Augabenstellung:

Wir haben bisher die Kalenderfreigaben Outlook an SBS2008 nicht genutzt, sondern die Termine an alle User gemailt und die vom Termin betroffenen im Betreff aufgeführt. Diese Vorgehensweise stammt noch aus der vor-SBS-Zeit.

Nun werden alle Mitarbeiter Ihre Kalender freigeben, so dass ein Terminabgleich schon bei der Planung mit dem Terminplanungs-Assistenten erfolgt, wobei ja die Verfügbarkeit gleich ersichtlich ist. Das funktioniert soweit ohne Probleme.

Nun haben wir am Sekretariatsplatz die Anforderung, das dort alle Termine ersichtlich sein sollen, um bei ggf. auftretenden telefonischen Terminwünschen gleich eine Zu- bzw. Absage treffen zu können.

Wenn dort nun alle freigegebenen Kalender geöffnet sind, herrscht jedoch eine unübersichtliche Terminflut, da bei einen Termin mit mehreren Teilnehmern auch der Termin mehrfach angezeigt wird.
Den jeweiligen Kalender immer erst dann zu aktivieren, wenn darauf zugegriffen werden soll, ist auch nicht wirklich praktikabel.

Erster Lösungsansatz ist, die Sekretärin zu jedem Termin einzuladen, dann hat Sie alle Termine wie bisher in Ihrem Kalender stehen.

Gibt es eine andere Lösung, ggf. duch ein Add-On, um diese Anforderung zu erfüllen?

Grüße

JD
Mitglied: 74344
11.05.2011 um 16:23 Uhr
Hi,

einfach mehrere Kalender im Sekretariatspostfach anlegen und das kategorisch trennen (freigeben nicht vergessen).
Wenn alle in einen Kalender schreiben ist das natürlich wahnsinn, da geht ja jegliche Übersicht verloren.

Um es einfach zu erklären (an nem Beispiel):

Die kalendarische Trennung des z.Bsp. Innen.- und Außendienstes, nur das Du das nun an Deine Anforderungen anpassen musst,
(Beispiel: Disposition, Buchhaltung, Lager, ... was weiß ich). Die Kalender alle im Sekertariatspostfach hinterlegen und die Sekretärin
hat alle Termine in Ihrem Postfach zur Übersicht.

Sie muss eben nur auf verschiedene Kalender im eigenen Postfach schauen (was ned schwer sein sollte - man kann ja nun ned alles
minimieren). Ist jedenfalls strukturell sauberer als alles in einen Kalender zu packen.

Wäre mein Vorschlag ...
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Mitglied: JonnyDread
11.05.2011 um 16:33 Uhr
Auch Hi,

im Sekretariat ist es jetzt schon so eingerichtet, das die Kalender der anderen Mitarbeiter angezeigt werden, wenn das entsprechende Häckchen gesetzt ist.
Es sind dann einige Kalender nebeneinander oder überlappend angezeigt, je nach Einstellung. Genau das ist jedoch zu unübersichtlich.

Oder habe ich Deine Antwort nicht richtig gedeutet?

JD
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Mitglied: 74344
11.05.2011 um 16:41 Uhr
Nein umgekehrt ... im Sekretariat eigene Kalender anlegen die z.Bsp. nach Abteilungen getrennt sind ... nach Mitarbeiter empfinde ich als
zu unübersichtlich.

Beispiel:

Mitarbeiter A - C -> Abteilung 01 Kalender
Mitarbeiter D - H -> Abteilung 02 Kalender
Mitarbeiter G - X -> Abteilung 03 Kalender
.
.
.
.
usw.

Sozusagen schreiben alle Mitarbeiter Ihrer jeweiligen Abteilung in den Kalender, der Ihnen zugeteilt ist (Berechtigungskonzept)
und es wir übersichtlicher. Wenn die Sekretärin von jedem Mitarbeiter den Kalender einbindet ist das doch der Wahnsinn.

Wenn man 100 Mitarbeiter hat, es reichen ja schon 30 oder so ... da fehlt einem doch dann der Überblick ...
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Mitglied: danielmuc
11.05.2011 um 17:05 Uhr
Hello,

1. Vorschlag wäre ein Teamkalender unter Öffentliche Ordner anzulegen und diesen dann für die entsprechende User(Gruppe) zu berechtigen.
2. Gibts es unter Outlook die Frei/Gebucht Infos - nennt sich Terminplanungsassistent

Viele Grüsse Daniel.
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Mitglied: Connor1980
11.05.2011 um 17:26 Uhr
Hallo,

die Übersicht wird aber nicht besser, dadurch dass mehrere in einen Kalender schreiben. Wenn in den Kalender 5/10/15 ... Leute einen Termin gleichzeitig haben, und dich mir diese 5/10/15 Einblende dann wird es eben unübersichtlich. Ob ich diese gleichzeitigen Termine auf viele oder auf einen Kalender aufteile ist von der Übersicht fast egal, nur das bei verschiedenen Kalendern auch jedem ein Farbe zuteilbar ist.

Im Outlook 2010 (bei 2007 bin ich mir nicht sicher) kann man Kalendergruppen einrichten. Ich mache es z.B. so, dass ich 3 Kalendergruppen habe in denen jeweils die Mitarbeiter unserer Teams enthalten sind. So kann ich mit einem Klick eine ganze Gruppe hinzu- oder wegschalten bzw. natürlich auch einzelne wieder hinzu- oder wegschalten.

Vielleicht hilft das weiter.

Grüße
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Mitglied: YotYot
11.05.2011 um 17:30 Uhr
Hm, Du hast ja sowieso nur die Option, alle Kalender einzeln (bzw. mehrere in mehreren Fenstern) zu öffnen oder in einem Kalender alles anzuzeigen. Hast Du 30 Mitarbeiter mit reichlich Terminen, wird jede Zusammenstellung unübersichtlich. Wenn Du aber etwas brauchst, um festzustellen, wann z.B. zwei Kollegen gleichzeitig frei haben: Es gibt im Outlook eine Funktion: Kalenderansicht, --> Aktionen --> Gruppenterminpläne ermitteln.
Damit kannst Du Dir die anzuzeigenden Kalender zurechtbauen, wie Du sie haben willst. Abteilungsweise, nach Buchstaben, Haarfarbe oder Wichtigkeit - egal. Die Ansicht ist dann etwa so, wie Ihr es vorher hattet mit dem Einladen.

Hoffe, ich hab Deine Anforderung richtig verstanden...

Gruß

Jörg
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Mitglied: JonnyDread
17.05.2011 um 07:19 Uhr
Hallo nochmal,

erstmal vielen Dank für die Tipps und Infos.

Zzt. ist es halt so, das jeder Mitarbeiter einen Kalender hat und dass jeder alle Termine an alle sendet. Eine Kalenderaufteilung in Gruppen haben wir nicht, da alle Mitarbeiter wechselnd in allen eventuell zu schaffenden Gruppen tätig sein können.

Ich werde mit den Infos mal versuchen, eine Kalenderstruktur zu entwickeln, mit der hier alle leben können.

Grüße

Jonny
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Mitglied: JonnyDread
19.05.2011 um 09:56 Uhr
Hallo nochmal,

wir haben nun eine Alternative gefunden.

Das ganze nennt sich Gruppenzeitplan und ist einfach einzurichten, entweder für bestimmte Mitarbeiter/Gruppen oder, so wie wir es hier nutzen werden, für alle Mitarbeiter.

Wenn ich nun sehen will ob bestimmte Mitarbeiter einen Termin haben, öffne ich einfach den Gruppenzeitplan und habe alle im Überblick. Der eigene Kalender bleibt so frei von Einträgen die mich nicht betreffen.

Grüße

Jonny
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