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Was passiert in der IT beim Ausscheiden eines MA?

Frage Sicherheit Rechtliche Fragen

Mitglied: SonnyBlack219

SonnyBlack219 (Level 1) - Jetzt verbinden

18.11.2013 um 12:36 Uhr, 3384 Aufrufe, 16 Kommentare

Hall zusammen,

ist es rechtlich OK als Admin in Postfächer (MA hat aufgehört) zu schauen und private Mails zu löschen? Bin mir da nicht sicher.


Kollege sieht das wie folgt:


unwichtiger Text ..... Exchange-Postfach in eine PST exportiert, nach dem alles nicht geschäftliche aus dem Postfach gelöscht ist Das muss der Admin leider Gottes prüfen, deshalb immer den MA sagen, sie sollen ihr Postfach auf jeden Fall aufräumen, damit nichts privates mehr drin ist. Papierkorb leeren, Sachen wie Kuchen-Mails und Terminzusagen etc. auch löschen.


Ist das korrekt? Wie geht ihr bei euch vor?


Danke!

Mitglied: Pjordorf
18.11.2013, aktualisiert um 13:09 Uhr
Hallo,

Zitat von SonnyBlack219:
ist es rechtlich OK als Admin in Postfächer (MA hat aufgehört) zu schauen und private Mails zu löschen?
Das kann dir nur ein Anwalt deines vertrauens, der sich mit dieser Materie auskennt, bindend und Juristisch korrekt beantworten.

Meine Meinung: "Ihr brecht durch das extrem dünnen Eis schneller durch als euch lieb ist." Du darfst keine dir nicht gehörende Post löschen. Ist wie wenn du postkarte an jemand anderes einfach wegwirfst. Du musst dir den Empfänger anschauen, und der ist schon nicht für dich bestimmt. Warum dürfen überhaupt private Mails erlaubt sein wenn ihr damit hinterher Probleme habt. Privates verbieten..mit allen Vor- und nachteilen. Meine Meinung ende.

Gruß,
Peter

[Nachtrag]
War diese Jahr schon mehrmals in der Presse. So einfach geht es doch nicht, aber dein Anwalt kann es euch genauer sagen.
http://www.rechtsindex.de/arbeitsrecht/3290-arbeitgeber-darf-e-mail-acc ...
[/Nachtrag]
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Mitglied: VGem-e
18.11.2013 um 13:05 Uhr
Hallo,

meine Vorgehensweise beim letzten MA-Ausstieg (ohne Anspruch auf rechtliche Korrektheit!):
MA hatte evtl. vorhandene private Mails schon vorher gelöscht.
Ich habe in ihrem Beisein die vorhandenen und lt. ihrer Mitteilung nur noch dienstlichen Mails an den inzwischen eingestiegenen MA weitergeleitet, damit diese dort geprüft und auf evtl. noch offene Sachverhalte erledigt werden konnten.
Ihr Mailpostfach wurde anschließend gelöscht.

P.S.: Natürlich gibt es bei uns NUR rein dienstliche Mails (ist per Vereinbarung so geregelt). Inzwischen ist die gleiche Kollegin, die wg. Heirat u. Wegzugs ausgeschieden war, wieder stundenweise in einer Außenstelle tätig, nutzt aber dort nur eine funktionsbezogene Mailadresse.

Gruß,
VGem-e

Ach so:
Rechtlichen Ratschlag natürlich nur von einem Rechtsanwalt Eures Vertrauens, nicht übers Forum!
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Mitglied: Lochkartenstanzer
18.11.2013 um 13:07 Uhr
Moin,


kommt auf Eure Policy an. genaueres kann aber nur der Anwalt Deines vertrauens sagen.

Ist private mail erlaubt gewesen, so ist das sicherste einfach das Postfach zu löschen, nachdem man dem scheidenden mitarbeiter zeit gegeben hat, seine "privaten Sachen" in Sicherheit zu bringen.

Legt man Wert auf die 8geschäftlichen) Mails, weil man sie villeicht als geschäftsrelevante Mail 10 Jahre archivieren muß, soltle man dem Mitarbeiter Zeit geben, seine privaten Mails âus dem Postfach zu entfernen.

Ist das Vertrauensverhältnis gestört, sollte das ggf. "unter Aufsicht" passieren.

Das einfachste ist natürlich, wenn keien privaten Mails erlaubt sind (oder für privates ein extra Postfach existiert).

lks
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Mitglied: SlainteMhath
18.11.2013 um 13:52 Uhr
Moin,

Ist das korrekt?
Kommt drauf an Bei uns ist private Nutzung von Mail, Internet und Infrastruktur untersagt, deshalb:

Wie geht ihr bei euch vor?
- HR gibt schriftlich Anweisung an die IT
- IT archiviert Postfach, Homefolder und Profile
- IT stellt die Daten dem Nachfolger, Abteilungsleiter oder Abtleitungspostfach nach Anweisung von HR zur Verfügung
- IT meldet Vollzug an HR

lg,
Slainte
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Mitglied: Coreknabe
18.11.2013 um 15:41 Uhr
Moin,

wie schon von meinen Vorrednern erwähnt: Ihr braucht eine EDV-Mitarbeitervereinbarung, die im Idealfall jeder Mitarbeiter unterschrieben hat. Da wird u.a. sowas geregelt. Es gibt keine? Schlechte Karten für die Firma, ein gewiefter (Ex-) Mitarbeiter kann damit ordentlich Ärger machen.

In JEDEM Fall die Vereinbarung mit einem Anwalt erstellen und / oder die Vereinbarung zumindest von einem absegnen lassen. Mit dem Verbot von privater Nutzung wäre ich allerdings vorsichtig, das zieht einige Konsequenzen nach sich: Es MUSS regelmäßig geprüft werden (sonst reichen Stichproben bzw. das Nachfassen bei Auffälligkeiten), JEDER Verstoß muss geahndet werden. Neben zwischenmenschlichen Problematiken wirft das IMHO einiges Ungemach auf.

Gruß
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Mitglied: akamai
18.11.2013 um 16:19 Uhr
Hi,

wir sind IT damit zuständig für Einrichtung, Instandhaltung, Technik etc.
Wir kümmern uns nicht um den Inhalt. Im Endeffekt stellen wir, wenn gewünscht die Mail-DB dem Geschäftsführer zur Verfügung. Er kann dann weiteres entscheiden.
Niemals gehen wir die Postfächer durch und entscheiden, was privat ist und was nicht. Habe ich auch noch nie gehört.

Aber wenn Ihr keine Policy habt, dann wie schon erwähnt wurde, wäre ein Anwalt am sichersten.

grüße
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Mitglied: Lochkartenstanzer
18.11.2013 um 18:04 Uhr
Zitat von akamai:
Im Endeffekt stellen wir, wenn gewünscht die Mail-DB dem Geschäftsführer
zur Verfügung. Er kann dann weiteres entscheiden.

Das alleine kann schon Euch ein blaues Auge eintragen, wenn der Mitarbeirter da sich querstellt. Selbst Geschäftsführer dürfen sich nicht über geltende Gesetze hinwegsetzen, die da sagen, daß da niemen reinschauen darf, wenn privtae Mails erlaubt (oder geduldet) sind.

lks
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Mitglied: akamai
18.11.2013 um 18:09 Uhr
Zusatz: es sind keine privaten Mails erlaubt und der ex MA unterschreibt dafür. Geschäftliche Mails darf der Geschäftsführer einsehen.
Sollte reichen
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Mitglied: Lochkartenstanzer
18.11.2013 um 18:36 Uhr
Zitat von akamai:

Zusatz: es sind keine privaten Mails erlaubt und der ex MA unterschreibt dafür. Geschäftliche Mails darf der
Geschäftsführer einsehen.
Sollte reichen

In dem falle schon.

lks
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Mitglied: departure69
21.11.2013 um 12:50 Uhr
Hallo.

Es ist in der Praxis so gut wie unmöglich, private Mails wirksam zu untersagen. Ich kann per Vereinbarung oder Anweisung regeln, was ich will, die Praxis macht den Unterschied:

Ich bin Mitarbeiter bei "FirmaXY". Ich habe eine Familie und Freunde, die mich kennen, die meinen Namen wissen und wissen, wo ich arbeite. Viele, sehr viele Meschen wissen, daß berufliche Mail-Adressen häufigst nach dem Schema "vorname.nachname@firmaXY.de" aufgebaut sind. Oder auch nur "nachname@firmaXY.de". Wenn ich durch diesen Versuch eine private Mail erhalte, liegt das Kind also schon im Brunnen, ohne daß ich jemandem aktiv meine berufliche Mailadresse verraten hätte. Eine geschäftliche/dienstliche Regelung, die privaten Mailverkehr untersagt, kann mir dann höchstens noch verbieten, auf diese Mail zu antworten. Aber niemals den Empfang!

Meines Erachtens muß jeder, der einen Mailserver im professionellen/beruflichen Umfeld betreibt, die Post auch zustellen! Dies gilt sogar für SPAM! Es ist zwar erlaubt, SPAM zu kennzeichnen, damit der potentielle Empfänger SPAM dann auf eigene Faust besser sortieren/filtern/löschen kann, aber ich muß erstmal zustellen, denn ich kann nicht entscheiden, ob der adressierte Empfänger nicht vielleicht doch Viagra oder eine gefälschte Rolex aus einem dubiosen Online-Shop kaufen will.

Fazit: Privaten Mailverkehr zu untersagen ist zwar möglich, funktioniert aber in einer Einbahnstraße, also nur beim versenden, nicht beim Empfang.


Grüße

von

departure
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Mitglied: Coreknabe
21.11.2013 um 12:57 Uhr
Meines Erachtens muß jeder, der einen Mailserver im professionellen/beruflichen Umfeld betreibt, die Post auch zustellen!
Dies gilt sogar für SPAM! Es ist zwar erlaubt, SPAM zu kennzeichnen, damit der potentielle Empfänger SPAM dann auf
eigene Faust besser sortieren/filtern/löschen kann, aber ich muß erstmal zustellen, denn ich kann nicht entscheiden, ob
der adressierte Empfänger nicht vielleicht doch Viagra oder eine gefälschte Rolex aus einem dubiosen Online-Shop kaufen
will.


Stimmt so nicht. Das Unternehmen hat ein Anrecht und sogar die Pflicht, sich und sein Netzwerk vor Schadsoftware zu schützen. Hier rechtfertigt das Unternehmensinteresse Dinge wie Postunterdrückung.

Zum Thema Mail: Meiner Meinung nach ist es die eleganteste Lösung, private Mails zuzulassen, den Mitarbeiter jedoch anzuweisen, private Mails in einen Ordner "PRIVAT" zu verschieben. Hier hat der Arbeitgeber nichts zu suchen und ist, Stichwort Emailarchivierung, zumindest theoretisch fein raus.
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Mitglied: departure69
21.11.2013, aktualisiert um 13:03 Uhr
Zitat von Coreknabe:

> Meines Erachtens muß jeder, der einen Mailserver im professionellen/beruflichen Umfeld betreibt, die Post auch
zustellen!
> Dies gilt sogar für SPAM! Es ist zwar erlaubt, SPAM zu kennzeichnen, damit der potentielle Empfänger SPAM dann auf
> eigene Faust besser sortieren/filtern/löschen kann, aber ich muß erstmal zustellen, denn ich kann nicht
entscheiden, ob
> der adressierte Empfänger nicht vielleicht doch Viagra oder eine gefälschte Rolex aus einem dubiosen Online-Shop
kaufen
> will.
>

Stimmt so nicht. Das Unternehmen hat ein Anrecht und sogar die Pflicht, sich und sein Netzwerk vor Schadsoftware zu schützen.
Hier rechtfertigt das Unternehmensinteresse Dinge wie Postunterdrückung.

Von Schutz vor Malware am Mailserver war ja hier auch nicht die Rede. Das ist selbstredend erlaubt (natürlich auch bei SPAM). Dann ist der Körper der Mail mit der animierten GIF, die mit Schadcode kontaminiert war, eben leer. Es geht um die Zustellung ansich.


Grüße

von

departure
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Mitglied: Coreknabe
21.11.2013 um 13:04 Uhr
Von Schutz vor Malware am Mailserver war ja hier auch nicht die Rede. Das ist selbstredend erlaubt (natürlich auch bei SPAM).
Dann ist der Körper der Mail mit der animierten GIF, die mit Schadcode kontaminiert war, eben leer. Es geht um die Zustellung
ansich.


Unerheblich. Dann argumentiere ich, dass sich Links in der Mail befinden, die besser unangeklickt bleiben.
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Mitglied: departure69
21.11.2013, aktualisiert um 13:19 Uhr
Unerheblich. Dann argumentiere ich, dass sich Links in der Mail befinden, die besser unangeklickt bleiben.

Solche können sich in einer Nicht-SPAM und Nicht-privaten-Mail aber auch befinden ("He, sieh' mal, hab da was tolles gefunden" - von einem Kollegen).

Ich muß allerdings dazusagen, daß ich Admin im öffentl. Dienst bin. Wir müssen zustellen. Der Exchange hat natürlich Enterprise-Schutz vor aller Art von Malware, SPAM wird im Betreff gekennzeichnet (*SPAM*), der Enterprise-Schutz vor Malware ist natürlich auch auf allen Clients und Servern installiert, und die Router-/Firewall-Appliance hat auch noch Schutzmechanismen. Damit fühle ich das Netzwerk in einigermaßen sicherer Hand. Aber, wie gesagt, ich muß jegliche Post zustellen.

Grüße

von

departure
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Mitglied: Lochkartenstanzer
21.11.2013 um 16:08 Uhr
Zitat von departure69:

Fazit: Privaten Mailverkehr zu untersagen ist zwar möglich, funktioniert aber in einer Einbahnstraße, also nur beim
versenden, nicht beim Empfang.

Man kann zwar nciht verhindern, daß jemand private Mail bekommt, aber man kann den Mitarbeiter anweisen, diese Mail enweder in einen eindeutig gekennzeichneten Ordner zu verschieben oder zu entsorgen. Damit sind mails, die nicht in diesem Privatordner abgelegt sind, der Firma zuzuordnen und daher auch ohne Problme einzusehen.

lks
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Mitglied: win-dozer
25.11.2013 um 10:16 Uhr
Hallo,

bei uns ist das so gelöst, das es für alle firmeninternen Bereiche Mailboxen gibt. Also Gruppenadressen wie z.B. MB.Procurement@abc.de - über diese werden dann die geschäftlichen emails versendet.

Das hat IMHO auch den Vorteil das im Krankheitsfall die Mails von anderen bearbeitet werden können, ohne unsichere Freigaben im rechtlichen Graubereich...

Gruß

win-dozer
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