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Problem beim entfernen der Anlagen aus MSG Dateien bei Outlook 2003

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: Misterc

Misterc (Level 1) - Jetzt verbinden

05.09.2006, aktualisiert 16:44 Uhr, 7718 Aufrufe, 4 Kommentare

Hallo Leute !

Wir haben hier folgendes Problem !

Und zwar arbeiten wir mit einer Dokumentenmanagement Software, diese benötigt
das MSG Format bei abgelegten E-Mails.

Die E-Mails werden in den jeweiligen Projektordnern am Server als xxxxx.msg abgelegt.
In diesen Dateien befinden sich auch die Anhänge, welche dann aus dieser MSG Datei in andere
Projektordner gespeichert werden ( z.B. CAD zeichnungen ), um diese dann zu Bearbeiten.

Nun wird der Anhang in der MSG Datei nicht mehr benötigt !

Die MSG wird aus der Dokumentenmanagementsoftware geöffnet, und die Anlage wird nun aus der Datei gelöscht.

Mir ist nun Aufgefallen, das sich an der Dateigröße der MSG nichts verändert, obwohl die Anlage entfernt wurde.

Erst nachdem man die MSG neu öffnet und dann speichern unter, MSG, Pfad manuell auswählen usw., wird die Größe von z.B. 12 MB auf 24 KB reduziert.

Gibt es einen Trick um MSG Dateien ohne Anlagen zu bereinigen, um den Speicherplatz zu reduzieren?

Für Hilfe im voraus riesigen Dank
Mitglied: drop-ch
05.09.2006 um 11:44 Uhr
Hi Misterc

Ich kann deinen Effekt mit meinem Outlook 2003 reproduzieren.
Kann mir vorstellen, dass das msg-Format auch einen Datenbank-Aufbau hat, wie das pst-Format.
Somit besteht das Problem, dass beim Entfernen von Daten die Gesamtgrösse nicht ändert.
Bei MS in der Knowledge-Base kann ich jedenfalls auf Anhieb keine Infos zu diesem Thema finden.

gretz drop
Bitte warten ..
Mitglied: Misterc
05.09.2006 um 15:40 Uhr
Danke für die schnelle Antwort.

Ja das vermute ich auch !
Die Problematik ist eben, das wenn in einem Projekt ständig neue Pläne kommen,
die Speichernutzung am Server extrem steigt.

Bei z.B. 20 Projekten in denen je 20 E-Mails ( größe durchschnittlich 10 MB ) mit Plänen vorhanden sind,
die nicht doppelt gebraucht werden, da diese ja schon aus der Msg gespeichert auf einem anderen Verzeichnis liegen,
kommt da langsam ganz schön was zusammen.

Habe auch schon gegoogelt, ob es vielleicht ein Tool gibt das die gelöschten Anhänge aus der Msg bereinigt, so
das nur noch das Anschreiben vorhanden ist, bzw. eine funktion in Outlook, die mir die Anhänge komplett entfernt.

Aber so wie ich das sehe funktioniert das mit Outlook leider nicht ! Grummel !!

Vielleicht kann man sowas mit nem Makro lösen ?

Da wären dann die Programmierfreaks gefragt

Hoffe auf weitere Antworten

Vielen Dank im voraus

Grüsse

Chris
Bitte warten ..
Mitglied: drop-ch
05.09.2006 um 16:08 Uhr
Hi Chris

Das klingt doch Interessant: Outlook Attachment Sniffer
http://www.rsbr.de/Software/OASniffer/index_deu.htm

Habe ich auch eben im INet gefunden...kann dir aber nicht sagen, ob die msg-Dateien danach kleiner sind. Jedenfalls kann dieses Programm gemäss Beschreibung Attachments aus msg extrahieren.

Musst mal testen.

Gruss Ivo
Bitte warten ..
Mitglied: Misterc
05.09.2006 um 16:44 Uhr
Hallo danke für den Tipp !

Leider muss ich sagen, wir benutzen diesen Sniffer.

ich führe mal den genauen Ablauf des Vorgangs mal auf

-Outlook 2003 wird geöffnet

-E-Mails werden abgeholt ( Zentrale E-Mail Eingang ) Sekreteriat

-Der Sniffer schiebt diese in ein überwachtes Verzeichnis ( Dokumentenmanagement )

-Hier werden die automatisch gespeicherten E-Mails ( MSG ) samt Anlagen in Projekte
verschoben, und von einer E-Mail Zentrale über Workflow dem Mitarbeiter zugeteilt.

-Jetzt öffnet der Mitarbeiter die abgelegte MSG samt z.B. Plandateien, diese Plandateien werden aus der MSG
in den Planordner gespeichert.

-Hier beginnt die Problematik

-Die Plandateien werden nicht mehr in der MSG benötigt und entfernt.

-MSG wird nach dem verschieben und entfernen der Anlage gespeichert ( Dateigröße bleibt !!!)

Dies wird alles in der Dokumentenmanagementsoftware erledigt.

Mit dem Sniffer könnte ich das Problem auf dem zentralen E-Mail Eingang schon beheben, nur
hätte ich dann das Problem das der Mitarbeiter die Email ohne Anhang erhält.

... also irgendwie nicht so einfach

Grüsse

Chris
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