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Raumverwaltung mit Outlook - Möglich?

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: kismet

kismet (Level 1) - Jetzt verbinden

28.01.2008, aktualisiert 29.01.2008, 41186 Aufrufe, 12 Kommentare

Hi Leute,

kurz und knapp gefragt:

Ist es möglich mit Outlook Raumbelegungen zu planen?

Sprich ich möchte ein Meeting um 10 - 12 Uhr im Raum "A" abhalten und schicke über Outlook Einladungen!
Der Herr vom Büro neben an möchte nun ein Meeting von 11 - 13 Uhr in Raum "A" abhalten und will eine Einladung verschicken!
nun soll er aber darauf hingewiesen werden das der Raum von 11 bis 12 uhr schon belegt ist!

Mir ist klar das man das mit einem Globalen Kalender regeln könnte in dem jeder einträgt wann er welchen raum braucht, nur wie man die Menschheit nunmal kennt
vergisst der ein oder andere das eintragen und es kommt immer wieder zu Terminkonflikten!

hätte da jemand von euch ne Lösung?

merci vorweg!
Mitglied: schregi82
28.01.2008 um 15:07 Uhr
nur wie man die Menschheit nunmal kennt
vergisst der ein oder andere das eintragen
und es kommt immer wieder zu
Terminkonflikten!

Da ändert aber auch deine "lokale" Lösung nichts daran.

lg
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Mitglied: kismet
28.01.2008 um 15:11 Uhr
klar, ziel ist es aber den Raum nur 1x in der Terminanfrage von Outlook zu "buchen"
und nicht doppelt, und zwar 1x in der Terminanfrage + im Öffentlichen Kalender!
das schönste währe wenn man in der Terminanfrage in Outlook den "Raum bucht" und dieser dann im "öffentlichen Ordner" vermerkt ist.
Bei überschneidungen soll es eine "Warunung" oder ähnliches geben!
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Mitglied: Netzheimer
28.01.2008 um 15:30 Uhr
Ich würde den Raum als "Person" anlegen. Jeder muss die Person "Raum A" auf seine Besprechungsanfrage mit drauf setzen. Ist der Termin belegt meckert der Kalender von "Raum A", dass es eine Überschneidung gibt. Allerdings müssen noch ein paar Regeln definiert werden, die mit der Besprechungsanfrage fertig werden (automatisch Antoworten, ...)
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Mitglied: kismet
28.01.2008 um 15:34 Uhr
Dieser vorschlag wurde mir auch schon gemacht. Wollte aber wissen obs da nicht ne "elegantere" lösung gibt, ist ja doch eher ein Workaround!
Desweiteren ist damit zwar das problem des "Terminkonfliktes" gelöst, jedoch nicht die automatische eintragung in den "öffentlichen Kalender"
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Mitglied: Logan000
28.01.2008 um 15:58 Uhr
Wollte aber wissen obs da nicht ne "elegantere" lösung gibt, ist
Noch eleganter?
ja doch eher ein Workaround!
Eigentlich ist das die optimale Lösung. Wir verwalten auf diese weise etliche Räume und sonstige Resourcen (Dienstwagen, Projektoren, usw.)

Desweiteren ist damit zwar das problem des "Terminkonfliktes" gelöst, jedoch nicht die
automatische eintragung in den "öffentlichen Kalender"
Veröffentliche den Kalender des Raumes. Fertig.

Gegen die vergesslichkeit der User gibt es leider kein wirksames Mittel.
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Mitglied: kismet
28.01.2008 um 16:08 Uhr
hmmm, das ganze ist ne überlegung wert, ich werd das heute abend mal ausprobieren... unschön finde ich aber das ich auf diese art und weise 2 Kalender habe
1 öffentlichen Kalender (momentan aktueller)
1 für jeden "Raum" (sind zwar in meinem Fall nur Besprechungs und Präsentationsraum) macht aber 3 Kalender!

gibt es die möglichkeit der Syncronisation ?
sprich der öffentliche Kalender bleibt und er holt sich die Termine aus den zwei "Raum-Kalendern" ?
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Mitglied: miniversum
28.01.2008 um 16:52 Uhr
Es ist doch möglich per vba eine "automatische Kalendereintragung" zu schreiben die dann immer wenn eine Besprechungsanfrage zu "Raum A" geschickt wird, diesen Termin aus der anfrage ausliest un in den Kalender einträgt, wenn er bestätigt wurde.
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Mitglied: kismet
28.01.2008 um 17:58 Uhr
jetzt müsste man nurnoch coden können ;) geschweigedenn VBA
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Mitglied: Netzheimer
29.01.2008 um 08:02 Uhr
Wir sind doch in einem Forum, da kennt sich sicher einer aus, wenn man eine Frage zu VBA stellt
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Mitglied: drop-ch
29.01.2008 um 08:58 Uhr
Hi kismet

Klar ist es möglich, in Outlook Raumbelegungen zu planen.

Dazu bietet Outlook folgende Funktion: Ressource
Beschreibung dazu findest du hier

Einen öffentlichen Kalender benötigst du somit nicht mehr. Jeder Benutzer kann sich in seinem Outlook den Kalender der jeweiligen Ressource (also deine Räume) ansehen, sofern die Berechtigungen korrekt vergeben sind.

@Netzheimer: Was meinst du mit "Ich würde den Raum als "Person" anlegen"? Der Raum muss als Ressource definiert werden, nicht als Person. Oder habe ich das was falsch verstanden?

gretz drop
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Mitglied: kismet
29.01.2008 um 10:22 Uhr
danke für die Info, konnte gestern nach nicht schlafen und hab mir noch ein paar Links vorgemerkt die Hilfreich sein könnten, wenn also jemand das selbe Problem hat, hier meine Links:

http://www.outlook-net.de/MSX_Ressource.htm#_Toc483725070

http://support.microsoft.com/?scid=kb%3Bde%3B169872&x=17&y=13

http://support.microsoft.com/?scid=kb%3Ben-us%3B166899&x=21&y=1 ...

http://support.microsoft.com/kb/291616/de

wenn ich heute die Zeit finde und das durchgearbeitet habe, werd ich mich nochmal melden!
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Mitglied: NicLei
19.03.2012 um 16:42 Uhr
Hi Kismet,

grundsätzlich ist es natürlich möglich Outlook zur Reservierung von Besprechungsräumen zu verwenden. Bei einer Anzahl von Besprechungsräumen > 5 ist es jedoch nicht sinnvoll da die Ressourcen nicht nur gebucht sondern auch bewirtschaftet (Catering, Technik, Umbestuhlung, Abrechnung ...) werden müssen. Auch die Raumauslastung kann dadurch optimiert werden.

Eine Wirtschaftlichkeitsberechnung weist eine Kosteneinsparung von mehr als 5000 Euro pro Jahr pro Raum aus, bei der Verwendung eines Profi Tools wie etwa die Raumverwaltung Book-IT von Nexxt Solutions www.nexxtsolutions.de .
Das System kann auch durch ein Outlook Add-In integriert werden.

Liebe Grüße

NicLei
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