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Revisionssichere Archivierung von Lieferscheinen und Eingangsrechnungen mit OCR

Mitglied: Anulu1

Anulu1 (Level 2) - Jetzt verbinden

02.12.2013 um 12:02 Uhr, 5324 Aufrufe, 10 Kommentare

Hallo,
ich suche nach einer Lösung wo man über einen Scanner Eingangsrechnungen und Lieferscheine einscanner kann. Die OCR Funktion soll die Dokumente so auslesen dass der Dokumentname wie die Rechnungsnummer oder Lieferscheinnummer lautet. Dann soll das ganze noch Revisionssicher sein. Pro Tag kommen ca. 50 Dokumente rein. Ob die Dokumenter in einen Ordner oder in eine Datenbank sollen ist noch offen.

Hat da jemand Erfahrungen was das kostet und welche Hardware man dazu braucht?

Gruß,
Christoph
Mitglied: SlainteMhath
02.12.2013 um 12:17 Uhr
Moin,

Scannen und Erkennen ist das Problem nicht. Das Problem ist das revisionsichere Aufbewahren. Falls ersetzend gescannt werden soll muss auch das Medium "unter" dem Archiv passen (sprich 10 Jahre durchhalten).

Softwareanbieter gibt's dafür massenweise.... ELO, EasyArchiv, DokuWare usw.

Hat da jemand Erfahrungen was das kostet und welche Hardware man dazu braucht?
Kann ich leider nichts dazu sagen, aber schreib doch einfach mal ein paar Hersteller an, die geben gerne Angebote und Hardwareempfehlungen ab.

lg,
Slainte
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Mitglied: keine-ahnung
02.12.2013, aktualisiert um 13:16 Uhr
Moin,

revisionssicher ... PDF-A sollte dem am Nächsten kommen . Wenn Du noch nicht weisst, wie Ihr archivieren wollt, würde ich die Hardwarefrage hintenanstellen - einen Dokumentenscanner solltet Ihr Euch aber schon leisten, die Frage ist, ob TWAIN, ISIS oder SANE.

Ein recht günstiges DMS gibt es auch bspw. hier ... ist nicht ganz so funktionsüberladen wie ELO und macht es eigentlich auch, ich setze das privat für meinen Schriftkrimskrams ein. Das tut's schon ...

LG, Thomas
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Mitglied: Snowman25
02.12.2013 um 13:19 Uhr
Hallo Anulu1,

wir benutzen zum einscannen einen Canon LiDe 110. Der dreht die Dokumente automatisch und hat halbwegs brauchbare OCR. Dazu verwenden wir die mitgelieferte Software. Die Revisionssichere Speicherung musst du über das Medium lösen.

Gruß,
Snowman25
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Mitglied: Anulu1
02.12.2013 um 13:30 Uhr
Kann die Software dann auch Rechnungsnummer und Lieferscheinnummer auslesen und dementsprechend den Dateinamen vergeben? Dann wärs Perfekt.
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Mitglied: Snowman25
02.12.2013 um 13:33 Uhr
Zitat von Anulu1:

Kann die Software dann auch Rechnungsnummer und Lieferscheinnummer auslesen und dementsprechend den Dateinamen vergeben? Dann
wärs Perfekt.

Nein, das machen wir selbst, allerdings kannst du die Buttons an der Vorderseite so konfigurieren, dass direkt der Scan gestartet, nach weiteren Seiten gefragt und dann das Dokument geöffnet wird. Das macht's schonmal wesentlich einfacher. Dazu muss die Software auch nicht im Hintergrund laufen, da dies über den Treiber abgewickelt wird und sich nach dem Scan wieder selbst beendet.
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Mitglied: Anulu1
02.12.2013 um 14:24 Uhr
Also gibt man z.B. bei jedem Lieferschein den Dateinamen an und startet dann den Scan mit dem Button. Aber für was benötigt man dann OCR?
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Mitglied: Snowman25
LÖSUNG 02.12.2013, aktualisiert 31.01.2014
Ablauf ist folgendermaßen:
  1. Dokument in Scanner legen
  2. vorkonfigurierten Knopf am Scanner drücken
    1. Scanner fängt an zu scannen.
    2. Nachdem die Seite gescannt ist, fragt ein Popup, ob das alle Seiten waren oder ob noch mehr kommt
    3. Scan abgeschlossen
  3. Dokument öffnet im Standard-Viewer für PDF
  4. Ich kopiere die Bestellnummer vom Dokument und überprüfe sie (Win + R --> Ctrl + V und Sichtüberprüfung)
  5. Schließe das Dokument und benenne es mit der Bestellnummer um
  6. Trage das Dokument in unsere Ordnerstruktur ein
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Mitglied: Rudbert
02.12.2013 um 14:57 Uhr
Hallo,


zum Thema Hardware:

wir nutzen als revisionssicheres Hardware-Archiv einen "Silent Cube": http://www.fast-lta.de/2/de/


mfg
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Mitglied: keine-ahnung
02.12.2013 um 16:56 Uhr
Zitat von Anulu1:

Aber für was benötigt man dann OCR?
Indizierung?

LG, Thomas
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Mitglied: keine-ahnung
LÖSUNG 02.12.2013, aktualisiert 31.01.2014
Zitat von Snowman25:

Ablauf ist folgendermaßen:
  1. Dokument in Scanner legen
  2. vorkonfigurierten Knopf am Scanner drücken
    1. Scanner fängt an zu scannen.
    2. Nachdem die Seite gescannt ist, fragt ein Popup, ob das alle Seiten waren oder ob noch mehr kommt
    3. Scan abgeschlossen
  3. Dokument öffnet im Standard-Viewer für PDF
  4. Ich kopiere die Bestellnummer vom Dokument und überprüfe sie (Win + R --> Ctrl + V und
Sichtüberprüfung)
  1. Schließe das Dokument und benenne es mit der Bestellnummer um
  2. Trage das Dokument in unsere Ordnerstruktur ein

Alter Schwede - in der Zeit hast Du das auch mit Hand abgeschrieben ...

LG, Thomas
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