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GELÖST

Sekretärin möchte Terminbestätigungen für im Namen des Chefs verschickte Terminanfragen

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: yxcvbn

yxcvbn (Level 1) - Jetzt verbinden

10.01.2012, aktualisiert 16:28 Uhr, 8717 Aufrufe, 12 Kommentare

Hi,

der Betreff sagt eigentlich schon alles. Assistentin schickt im Namen des Chefs Terminanfragen, die Bestätigungen, bzw. Absagen landen aber nur beim Chef. Da es verdammt viele Anfragen
sind, ist es unökonomisch jeden Termin zu öffnen und da zu gucken, ob auch jeder brav zugesagt hat. Wie kriegt man es hin, dass nicht nur der Chef, sondern auch sie diese Mails bekommt?

Exchange 2007, Outlook 2007 (mindestens)

Grüße,

Benni
Mitglied: cse
10.01.2012 um 16:53 Uhr
sie immer in Kopie nehmen geht nicht?
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Mitglied: RockNRolla69
10.01.2012 um 16:57 Uhr
puh schwierig zum einen kannst du den account vom Chef in in das Outlook von der Sekritärin einbinden. Ist aber eher nicht so toll weil die dan auch alle anderen Mails von ihm lesen kann.
Ich persönlich würde die Terminanfragen an eine neue Email verteilerliste schicken und dan die accounts einfügen die die Mails bearbeiten sollen.
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Mitglied: yxcvbn
10.01.2012 um 17:16 Uhr
Das wäre natürlich möglich, dass man die Antwort noch bearbeitet und dann sie als Empfänger eingibt, aber das muss dann halt auch jeder berücksichtigen. Da ist ein Scheitern vorprogrammiert.
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Mitglied: RockNRolla69
10.01.2012 um 17:23 Uhr
Du könntest auch eine Regel formulieren alá Wenn Chef die Mail in Ordner ablegt schick Mail an Sekritärin
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Mitglied: cse
10.01.2012 um 17:27 Uhr
oder du legst einen verteiler an an den die einladungen gehen.
wenn dann der Kunde (oder wer auch immer) antwortet müsste es doch an alle gehen?
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Mitglied: yxcvbn
10.01.2012 um 17:27 Uhr
Sehr elegant, aber da habe ich leider noch ein PEBKAC namens Chef. Das funktioniert nicht. Trotzdem danke!
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Mitglied: yxcvbn
10.01.2012 um 17:28 Uhr
Da blicke ich jetzt nicht ganz durch, wie du das meinst mit der neuen Verteilerliste.

Mal zur Erklärung: Es geht hierbei um Jahresgespräche für die Mitarbeiter. Jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Termin und das sind ein paar Dutzend. Cheffchen will sich mit dem drumherum natürlich nicht behängen, dafür hat er ja seine Assistentin.

Ich könnte mir allerdings vorstellen, dass folgendes funktioniert. Sie macht ie Termine derzeit mit ihrem eigenen Kalender und verschiebt dann die bestätigten Anfragen in den passenden Slot seines Kalenders. Das habe ich sie eben mal gebeten zu testen.
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Mitglied: cse
10.01.2012 um 17:31 Uhr
ich meine du legst einen verteiler an in den du nun den cheffe und die alte packst. (wir haben das für diverse abteilungen)

wenn nun jemand eine einladung mit deinem cheffe will muss er die an den verteiler schicken.
so bekommen beide die mail zum termin.
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Mitglied: yxcvbn
10.01.2012 um 17:44 Uhr
Und ihr gebe ich die Berechtigung "senden als" für den Verteiler ... sie erstellt im Kalender einen Termin für Chef und Mitarbeiter und verschickt das im Namen des Verteilers, so dass die Antwort bei ihr und beim Chef ankommt ... liegen wir da auf einer Wellenlänge?
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Mitglied: cse
10.01.2012 um 17:49 Uhr
ja so hab ich mir das vorgestellt

bin aber selbst kein mail admin... musst du also probieren.
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Mitglied: RockNRolla69
10.01.2012 um 18:53 Uhr
Wenn der Chef eh kb(nicht benötigt) hat die mail zu bearbeiten/lesen dan sollen die User die Mails doch gleich an die alte schicken.
Der Chef gibt sein Kalender frei und die Sekretärin bearbeitet dan den Kalender. easy game?
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Mitglied: Alchemy
12.01.2012 um 19:22 Uhr
Hallo,

geh einfach beim Chef ins Outlook 2007 unter Extras, Stellvertretung, da kannst du einstellen das die Sekretöse die Besprechungsnachrichten bekommt. Unter outlook 2010 findest du es unter Kontoinformationen, Kontoeinstellungen, Stellvertretung.

Mit freundlichen Grüßen
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