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Serienbrief in Word plus 2. Feld in Abhängigkeit von der Adresse

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: muetzer123

muetzer123 (Level 1) - Jetzt verbinden

15.11.2013 um 13:00 Uhr, 4223 Aufrufe, 8 Kommentare

Office 2013: Habe einen klassischen Serienbrief in Word mit einer Datenquelle aus Excel. In der Excel Liste stehen Adressen mit Merkmalen. Also z.B. 1. Zeile Herr Huber, Merkmal = Grünes Auto. Es gibt die gleichen Adressen mehrfach, wenn die Adresse gleich ist, aber das Merkmal unterschiedlich, also z.B. wieder Herr Huber, hat aber noch ein Blaues Auto.
So jetzt die Aufgabe. Ich versuche, dass an Hr. Huber nur ein Brief geht. Word soll also ermitteln, dass im nächsten Datensatz die gleich Adresse ist, aber ein weiteres Merkmal. Word soll im Merkmal Feld den nächsten Datensatz in eine neue Zeile drucken und zwar solange bis eine neue Adresse kommt.

Habe mich schon durch Wenn-Dann Bedingungen gewälzt, bin aber auf kein Ergebnis gekommen.

Habt ihr eine Idee?
Mitglied: spinnifex
15.11.2013 um 14:49 Uhr
Hallo Muetzer,

ich kann Deiner Beschreibung, was im Merkmal-Feld bei Dubletten passieren soll, nicht folgen, versuche aber mal die Sache von der Excel-Seite anzugehen: Ist es dort wirklich notwendig, Adressen, für die es mehrere Merkmale gibt, mehrfach zu führen, oder lässt es sich realisieren, dass für jede Adresse mehrere Merkmale (rot, gelb, grünes Auto) eingetragen werden?

Dann hättest Du das Problem durch -ich nenne es mal- Bereinigung der Datenquelle gelöst.

Schöne Grüße!
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Mitglied: colinardo
15.11.2013, aktualisiert um 16:43 Uhr
Hallo muetzer123,
wie @spinnifex schon schreibt, würde ich es auch so angehen das du deine Datenquelle optimierst.

z.B. so: Die Merkmale sind hierbei in einer Zelle mit Zeilenumbrüchen hinterlegt (ALT+ENTER), so bist du flexibel was die Anzahl der Merkmale betrifft.

308afe26bac1b5f8b66b180ebe3fd66d - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

Ansonsten wenn die Anzahl der Merkmale z.B. maximal 5 sind kannst du für jedes Merkmal auch eine extra Spalte anlegen.

e080d7f76e9852d58c094a35d84cb8fb - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

Grüße Uwe
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Mitglied: muetzer123
15.11.2013 um 22:08 Uhr
Hallo Uwe & Spinnfex,

leider kann ich die Datenquelle dahin gehend nicht optimieren. Also ich gebe Euch das genaue Beispiel:
- Es gibt einen Weg der über viele Grundstücke führt.
- Es kann sein, dass der Weg der über verschiedene Grundstücke führt, der selben Person gehören.
- Das heißt das führende Kriterium ist die Flurnummer. Nach der Erfassung wird die Liste neu sortiert - nach der Adresse.
- Es wird eine Nutzungsvereinbarung (=Serienbrief) erstellt pro Grundstückseigentümer. Die sieht dann so aus:

Herr Müller
Adressfeld
Ort

blablablabla

Flurnummer, Beschreibung Grundstück - und wenn das nächste Grundstück wieder Herrn Müller gehört soll im gleichen Brief eine neue Zeile angefügt werden, eben wieder mit
Flurnummer, Beschreibung Grundstück

So dass im gleichen Brief alle Grundstücksflächen aufgeführt werden.

Ich hoffe, ich habe es rüber gebracht. Habt ihr ne Idee?
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Mitglied: spinnifex
15.11.2013 um 22:20 Uhr
Hallo Muetzer,

erst einmal Danke für die Konkretisierung Deiner Anfrage! Rübergebracht hast Du jetzt immerhin den Hintergrund. Allerdings ist Dein einleitender Satz "kann ich nicht optimieren" ohne Begründung schlecht nachvollziehbar. Egal welche Datenbank ich so bisher geführt habe, habe ich es tunlichst vermieden, Dubletten zu generieren. Wenn Du in Word mit Textfeldern arbeitest, wäre das Problem nach dem zweiten Modell von @colinardo schnell gelöst: Wenn Merkmal 1 <> leer, dann drucke es, sonst nicht, wenn Merkmal 2 <>leer, dann drucke es, sonst nicht, usw.

Was ist denn der Grund, dass Du die Datenquelle nicht optimieren kannst?

Schöne Grüße!
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Mitglied: muetzer123
15.11.2013 um 22:33 Uhr
Hallo Spinnflex,
Also wenn Du mir sagen kannst wie ich die Datenquelle optimieren kann, dann mache ich das gerne. So ist die Tabelle aufgebaut:
Flurnummer, Beschreibung Grundstück, Eigentümer, Adresse und weitere Angaben
Führendes Kriterium ist die Flurnummer

Wie gesagt, in einem weiteren Schritt wird dann nach Eigentümer sortiert und dann ergibt sich, ob ein Eigentümer mehrere Flurnummern besitzt.

Beste Grüsse
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Mitglied: spinnifex
15.11.2013, aktualisiert um 23:25 Uhr
Hallo Muetzer,

@colinardo hat mit seinen beiden Beispielen eigentlich schon gezeigt, wie eine Optimierung aussehen könnte. Dass Du die Flurnummer als führendes Kriterium nimmst, ist vielleicht das Problem. Für Datenbanken versuche ich nach dem Prinzip "index=unique first" vorzugehen, und dann steht der Adressat an erster Stelle, also erst Günther Huber [den gibt's nur einmal], dann Flurnummer(n) [kann der mehrere haben].

Nachdem Du eine Excel-Datei als Datenquelle hast, kannst Du für alle andere Abfragen die Sortier-/Filter-Features dort nutzen. Jede SQL-Datenbank (die gerne als Standard genannt wird) würde dies genau so anbieten.

Ich denke wirklich, dass diese Optimierung auch für spätere Auswertungen (und ein Serienbrief ist letztlich nichts anderes) die bessere Datenbasis bietet.

Als Nachtrag noch ein Beispiel der möglichen Ausgabe:

Name
Anschrift
PLZ Ort

Betreff: Flurnr #1, Flurnr #2, Flurnr #3, Flurnr #4


Schöne Grüße!
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Mitglied: muetzer123
16.11.2013 um 00:05 Uhr
ok. Ich habe aber 2 Spalten mit Merkmalen, nämlich Flurnummer und Beschreibung (also Wiese, Wald, Weg usw.). Füge ich dann Spalte Merkmal 1A Merkmal 1B, 2A, 2B usw. ein?

Finde ich vom Tabellenaufbau nicht mehr übersichtlich, da ich die Grundstücke, die für mich das wichtige Kriterium sind (vielleicht nicht vom Datenbankaufbau), nicht mehr untereinander stehen habe. Gefällt mir eigentlich nicht.
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Mitglied: colinardo
16.11.2013, aktualisiert um 16:56 Uhr
Hallo muetzer,
ich habe eine Lösung für dein Problem, ohne das du deine Datentabelle ändern musst!
Ich gehe das ganze mal anhand eines Beispiels durch, da es etwas schwierig zu erklären ist

Die Datentabelle

8be7e02c17738d92334004e2a67b11b3 - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

In Word wählst du als Seriendruck-Option "Verzeichnis" aus:

26e9ea7be07e0e92354883c29b1ddbfa - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

Jetzt kommt die Magie! Du fügst die Felder in einer ganz bestimmten Art und Weise in dein Dokument ein:

Seite 1:

174e1d3561daed6e3b60cb9939be6147 - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

hinter die letzte Zeile der ersten Seite setzt du einen manuellen Zeilenumbruch (STRG+ENTER) (WICHTIG damit jede Adresse auf einer neue Seite landet)

Seite 2:

6d7027dae16bca42e17d6d34616e4be8 - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

Wichtiger Hinweis: Ich habe den Inhalt der Seiten hier nicht zum kopieren gepostet, da dies nur zu Nachfragen (Funktioniert doch nicht ...) führen würde, du musst nämlich zum erstellen der jeweiligen geschweiften Klammern die Tastenkombination CTRL+F9 benutzen ansonsten werden diese nicht als Felder erkannt. Die Feldnamen sind natürlich an deine benutzten anzupassen!

Du kannst das Ergebnis folgendermaßen Testen, denn über die Vorschaufunktion erhält man hier keine korrekte Voransicht:

79084425880d388bb8e842c9bb77b818 - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

Dies erstellt die fertigen Serienbriefseiten so wie sie aussehen würden.

3675409a55111e645eb6ec895b8a088d - Klicke auf das Bild, um es zu vergrößern

Die Vorgehensweise ist hier bei Microsoft noch mal genauer beschrieben:
How to use mail merge to create a list sorted by category in Word

Grüße Uwe
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