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Sharepoint 2013 Dokumentenbibliothek automatische Integration einer CI + Versionsnummer

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: MaxDionysius

MaxDionysius (Level 1) - Jetzt verbinden

12.11.2014 um 17:13 Uhr, 1171 Aufrufe

Hallo liebe Kolleginnen und Kollegen,

wir möchten gerne die Dokumentenbibliothek unseres SharePoint 2013 nutzen für eine Art QM System. Ein Teil davon ist rein für die interne Verwendung von Dokumenten, ein Teil soll jedoch auch unseren Kunden zur Verfügung gestellt werden. Diese Dokumente sollen natürlich auch unsere CI beinhalten; zusätzlich auch die Felder, wer ist der Erstelle des Dokumentes, wer hat das Dokument Freigegeben und welche Versionsnummer dieses Dokument hat.

Eine Möglichkeit wäre natürlich, dass der User, wenn er ein neues Dokument erstellt, manuell die CI reinsetzt. Beim Bearbeiten muss auch jeder immer dann die Daten bearbeiten, also wer hats Freigegeben, welche Versionsnummer, etc.

Aber das ist umständlich und manuell solche Daten zu erfassen schreit ja förmlich nach einer großen Fehlerquelle.

Unsere Idealvorstellung wären zwei Szenarios:
Beim Erstellen eines neuen Dokumentes (entweder über mein lokales Word und / oder über die Dokumentenbibliothek mit Word Online im Browser), dass diese Daten automatisch bereits in das Dokument übernommen werden und bei einer Aktualisierung auch mit aktualisiert werden.
Spätestens bei meinem lokalen Word fürchte ich aber Schwierigkeiten; woher soll es denn die Versionsnummer bspw. kennen.

Der andere Ansatz wäre uns fast lieber, da wir keine Dokumente rausgeben wollen die nicht im PDF Format sind. Soweit ich weiß, kann der SharePoint Word Automatisierungsdienst (WAD) Word Dokumente automatisch in ein PDF umwandeln. Das ist soweit schön und gut. Aber gibt es die Möglichkeit, dass dieser Dienst auch diese Daten an das Word Dokument anfügt?
Sprich: Der User erstellt ein Dokument ohne CI. Wenn das Dokument freigegeben wird, nimmt sich der WAD das Dokument, fügt unsere CI in die Kopfzeile ein und wandelt anschließend das Dokument in ein PDF um.

Die Reine Umwandlung in ein PDF habe ich schon hinbekommen; aber ich habe keine Ahnung wo und wie ich ansetzten müsste, um diese Daten in das Dokument zu bringen.

Ist da jemandem was bekannt?

Vielen Dank vorab und viele Grüße,

Max Dionysius
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