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Software Ausstattung für Kleinunternehmen
Hallo miteinander,
ich arbeite in einem Kleinunternehmen mit 5 Mitarbeitern.
Derzeit existiert bei uns keinerlei spezielle Software zur täglichen Arbeit.
Auf unseren 3 Büro-Arbeitsplatz PC´s läuft Windows XP Prof mit einer
Office 2003 Installation (Word + Outlook). Emails werden von jedem Mitarbeiter
direkt vom Webserver auf sein Outlook abgerufen (kein exchange etc.)
Angebote, Lieferscheine und sonstiges wird mit Word "zurecht gefriggt".
Es existiert zwar eine Vorlage (alte Rechnung bzw. Lieferschein etc.)
aber nunja wie das am Ende aussieht kann sich jeder vorstellen. Das ganze
wird dann auf LAN-Drucker ausgedruckt und anschließend am Rechner verworfen
(man will ja nicht die alte Vorlage zerstören). Wenn nun jemand die Rechnung
im nachhinein einsehen möchte heißt es Leitz Ordner blättern.
Noch schlimmer sieht es mit den täglichen Anfragen (Telefonisch und per Email) aus.
Was am Telefon reinkommt, sei es Problemmeldungen, Anfragen,... schmiert
jeder auf einen Zettel den er gerade vor sich findet und dann stapelt sich das
Papier auf den Tischen. Die Zettelchen tauscht man dan gegenseitig aus und am
Ende weis niemand mehr was derzeit überhaupt noch alles an "Projekten" läuft und
was zu bearbeiten ist bzw. feritig ist.
Um das ganze wenigstens etwas in den Griff zu bekommen habe ich mich schonmal
umgeschaut was es an open-source software so alles gibt. Man kommt jedoch relativ
schnell an den Punkt wo man dann eine hochkomplexe Dokumentenmanagment Software (z.B. Alfresco)
hat und dann noch eine andere fürs CRM (vtiger). Also viele Produkte nebeneinander
und alle samt vollgestopft mit Funktionen.
Meine Frage an euch - wie macht ihr das in einem kleinen Betrieb mit "nicht soo qualifizierten PC Nutzern"?
Anfallende Punkte sind:
- Angebote, Rechnungen, Lieferscheine (Produkt-Verwaltung) muss keine Lagerhaltung etc. behinhalten
- Digitale Ablage von sämtlichen erzeugten Dokumenten (PDF) in Ordnerstruktur
- Daten im Netzwerk verfügbar machen für alle Mitarbeiter (zb. wenn Kunde anruft und Frage zu Rechung hat - Nachschauen in PDF)
- Einfache Erfassung von Telefonaten bzw. allg. Projekten (Status offen, geschlossen,....)
Das ganze sollte wie gesagt leicht zu bedienen sein und nach Möglichkeit im Preis nicht
all zu teuer werden.
Ich glaube am einfachsten ist es wenn mir ein Admin oder Nutzer der ebenfalls in
einem Kleinunternehmen beschäftigt ist kurz deren Aufbau bzw. Prinzip nennen würde.
Ich danke euch!
ich arbeite in einem Kleinunternehmen mit 5 Mitarbeitern.
Derzeit existiert bei uns keinerlei spezielle Software zur täglichen Arbeit.
Auf unseren 3 Büro-Arbeitsplatz PC´s läuft Windows XP Prof mit einer
Office 2003 Installation (Word + Outlook). Emails werden von jedem Mitarbeiter
direkt vom Webserver auf sein Outlook abgerufen (kein exchange etc.)
Angebote, Lieferscheine und sonstiges wird mit Word "zurecht gefriggt".
Es existiert zwar eine Vorlage (alte Rechnung bzw. Lieferschein etc.)
aber nunja wie das am Ende aussieht kann sich jeder vorstellen. Das ganze
wird dann auf LAN-Drucker ausgedruckt und anschließend am Rechner verworfen
(man will ja nicht die alte Vorlage zerstören). Wenn nun jemand die Rechnung
im nachhinein einsehen möchte heißt es Leitz Ordner blättern.
Noch schlimmer sieht es mit den täglichen Anfragen (Telefonisch und per Email) aus.
Was am Telefon reinkommt, sei es Problemmeldungen, Anfragen,... schmiert
jeder auf einen Zettel den er gerade vor sich findet und dann stapelt sich das
Papier auf den Tischen. Die Zettelchen tauscht man dan gegenseitig aus und am
Ende weis niemand mehr was derzeit überhaupt noch alles an "Projekten" läuft und
was zu bearbeiten ist bzw. feritig ist.
Um das ganze wenigstens etwas in den Griff zu bekommen habe ich mich schonmal
umgeschaut was es an open-source software so alles gibt. Man kommt jedoch relativ
schnell an den Punkt wo man dann eine hochkomplexe Dokumentenmanagment Software (z.B. Alfresco)
hat und dann noch eine andere fürs CRM (vtiger). Also viele Produkte nebeneinander
und alle samt vollgestopft mit Funktionen.
Meine Frage an euch - wie macht ihr das in einem kleinen Betrieb mit "nicht soo qualifizierten PC Nutzern"?
Anfallende Punkte sind:
- Angebote, Rechnungen, Lieferscheine (Produkt-Verwaltung) muss keine Lagerhaltung etc. behinhalten
- Digitale Ablage von sämtlichen erzeugten Dokumenten (PDF) in Ordnerstruktur
- Daten im Netzwerk verfügbar machen für alle Mitarbeiter (zb. wenn Kunde anruft und Frage zu Rechung hat - Nachschauen in PDF)
- Einfache Erfassung von Telefonaten bzw. allg. Projekten (Status offen, geschlossen,....)
Das ganze sollte wie gesagt leicht zu bedienen sein und nach Möglichkeit im Preis nicht
all zu teuer werden.
Ich glaube am einfachsten ist es wenn mir ein Admin oder Nutzer der ebenfalls in
einem Kleinunternehmen beschäftigt ist kurz deren Aufbau bzw. Prinzip nennen würde.
Ich danke euch!
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Printed on: April 20, 2024 at 04:04 o'clock
2 Comments
Latest comment
bin zwar kein admin in einen kleinen unternehmen aber:
für eure belange sprich faktura usw solltet ihr euch ein warenwirtschaftssystem zu legen, diese kosten auch nicht mehr die welt.
pc-kaufmann, easybüro .
wegen projekte. das problem könntet ihr zusammen mit lexware lösen
financeloffice pro (da ihr es im netzwerk nutzen wollt), damit schlägst du 2-3 fliegen mit einer klappe.
eure auftragsverwaltung, projekte und die angebote usw sind einsehbar
http://www.lexware.de/
für eure belange sprich faktura usw solltet ihr euch ein warenwirtschaftssystem zu legen, diese kosten auch nicht mehr die welt.
pc-kaufmann, easybüro .
wegen projekte. das problem könntet ihr zusammen mit lexware lösen
financeloffice pro (da ihr es im netzwerk nutzen wollt), damit schlägst du 2-3 fliegen mit einer klappe.
eure auftragsverwaltung, projekte und die angebote usw sind einsehbar
http://www.lexware.de/
Lexware würde ich euch auch empfehlen, außerdem solltet ihr euch auch Gedanken über eine zentrale Server-Lösung machen, wo ihr Dateien auch gemeinsam ablegen und sichern könnt.
Am sinnvollsten, wenn ihr selber niemanden vor Ort habt, der sich damit auskennt, solltet ihr euch jemanden suchen, der das für euch einrichtet und euch auch den Umgang erklären kann. Ist oftmals günstiger, als wenn ihr versuch euch alles selber beizubringen.
Am sinnvollsten, wenn ihr selber niemanden vor Ort habt, der sich damit auskennt, solltet ihr euch jemanden suchen, der das für euch einrichtet und euch auch den Umgang erklären kann. Ist oftmals günstiger, als wenn ihr versuch euch alles selber beizubringen.
