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gelöst Speichern aller eingehender Mails eines Postfachs auf Fileserver

Mitglied: HarLeaQuinn

HarLeaQuinn (Level 1) - Jetzt verbinden

17.04.2012, aktualisiert 18.10.2012, 5921 Aufrufe, 3 Kommentare

Hallo liebe Mit-Admins,
folgende "Machbarkeitsanfrage" zur Arbeitserleichterung/Fehlervermeidung wurde an mich gestellt:

Aktuell wird an einem Arbeitsplatz folgendes durchgeführt:

Mitarbeiter meldet sich am AP mit seinem Domänen-Account an, öffnet (s)ein Outlook-Postfach, schiebt neu empfangene Mails per Drag&Drop in einen "noch zu bearbeiten"-Ordner auf dem Fileserver. Wenn in diesem Ordner eine Datei mit dem gleichen Dateinamen vorhanden ist (da vorher gleicher Betreff in der E-mail) benennt er die Dateien um (Stellt z.B. Datum+Uhrzeit voran).
Diese Vorgehensweise ist natürlich "unschön": Zum einen muss ein Mitarbeiter ständig bei eingehenden Mails immer die gleiche stupide Tätigkeit machen, und bei der "gleicher-Betreff"-Problematik muss er immer erst die vorhandene Mail umbenennen, bevor er die neue rein schieben kann. (Wär ja außerdem besser, wenn die Datums/Uhrzeitangaben bei allen Mails drinstehen würde)

Daher die Frage(n):
a) kann man automatisiert vollständige Mails aus Outlook auf einem Fileserver in einen bestimmten Ordner ablegen?
b) kann man bei diesem Vorgang auch direkt Datum und Uhrzeit vorweg in den Dateinamen (also den ehemaligen Betreff) schreiben?

Sollten Informationen fehlen/ Sachverhalte unklar sein: einfach fragen *g

Nur zur Sicherheit (nein, ich will nicht nur nur die Anhänge wegspeichern und nein ich will die Mails nicht in einen bestimmten Outlook-Ordner schieben)
Umgebung: Win7ENT-de mit Office2010 (mit Exchange2010/Win2k8R2ENT)
Mitglied: NetWolf
17.04.2012 um 12:54 Uhr
Moin Moin,

um deine Fragen zu beantworten:

a) kann man automatisiert vollständige Mails aus Outlook auf einem Fileserver in einen bestimmten Ordner ablegen?
nein

b) kann man bei diesem Vorgang auch direkt Datum und Uhrzeit vorweg in den Dateinamen (also den ehemaligen Betreff) schreiben?
nein

Was du machen könntest: programmiere mit VBA eine Routine, die das erledigt.

aber .....da du einen Exchange-Server nutzt, solltest du auch dessen Möglichkeiten nutzen.
- erstelle einen öffentlichen Ordner (öO) im Exchange-Server
- weise dem öO die Email-Adresse des Postfachs zu
- gib den öO für alle Beteiligten frei
- füge ggf. den öO den Favoriten des User-Outlooks hinzu, damit sie schnell dran können
- fertig

- auch ohne öO kannst du das Sammelpostfach allen Beteiligten aus zusätzliches Postfach hinzufügen.


Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: HarLeaQuinn
17.04.2012 um 13:16 Uhr
nun, durch Deine eindeutigen NEINs und die in diesem Fall nicht nutzbare Alternative des öO DANKE ICH trotzdem, dass dadurch mein Verdacht bestätigt ist und ich nun eine Absage schicken kann.

Danke (und gelöst)
Bitte warten ..
Mitglied: mak-xxl
17.04.2012, aktualisiert 18.10.2012
Moin HarleaQuinn,

auch wenn bereits gelöst - ein Blick auf die von NetWolf empfohlene VBA-Lösungsmöglichkeit kann nicht schaden - ganz intern sozusagen. Da automatisierte Mail-Verarbeitung, -Speicherung und -Archivierung ein sehr aktueller Punkt ist, sei dieser Link empfohlen.

Freundliche Grüße von der Insel - Mario
Bitte warten ..
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