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Suche Mailarchiv und Dokumentenmanagement - kann Sharepoint Server 2016 das?
Hallo Zusammen,
ich verzweifle an meinen Usern
Ich betreue ein stetig wachsendes Architekturbüro. Das mir zu Verfügung stehende Budget ist immer sehr knapp bemessen, die Anforderungen allerdings nicht. Ich könnte dazu jetzt jede Menge Geschichten erzählen, aber das lasse ich jetzt ...
Mein immer wiederkehrendes Problem, die User sprengen die Infrastruktur an allen Ecken und Enden. Exchange-Postfächer werden vollgestopft, Tausenden von Mails mit zig Megabyte großen Anhängen werden in vielen Postfächern und Öffentlichen-Ordner mehrfach als Kopie gehortet. Dateipfade sind so lang das nichts mehr geht. Dateien werden in vielen unübersichtlichen Versionen gesammelt usw.
Hard- und Softwaretechnisch habe ich jetzt einen neuen ordentlichen Grundstock gesetzt.
Zwei Raid 5 Server mit je WinServer2012R2 als Hypervisor
Hosts: Alle WinServer2012R2 1
1. HOST
1. DC momentan noch mit Exchange und Dateiserver (Mittelfristig soll der Exchange auf einen Memberserver, ist halt aus der Historie so)
2. Terminalserver (Memberserver)
3. SQL-Express für Controllinganwendung (Memberserver)
2. HOST
1. Dateiserver (Memberserver)
2. Testumgebung
Alle VMs werden mit Veeam auf einer NAS gesichert.
Jetzt meine Frage:
Ich suche ein Archivsystem für Mails, am besten Intranet über ein Browser durchsuchbar. Die Inhalte sollten selbstständig indiziert werden und ein PDF-Preview wäre auch klasse.
Außerdem will ich von Öffentlichen-Ordnern weg, also sollte das System selbstständig Mail empfangen können. Wenn die User da auch noch per Drag and Drop Mail "reinwerfen" könnten wäre das auch ein tolles Gimmick. Eine Premiumfunktion wäre natürlich das möglichst weitgehend doppelte Mails und/oder Anhänge vermieden werden.
Als zweites oder noch besser aus einem Guss suche ich ein Dokumentenmanagementsystem, dass das normale Dateisystem ablöst oder zumindest ergänzt.
Wichtig ist mir bei allem natürlich die Leistung, der Preis, einfache Bedienbarkeit und eine Möglichkeit der zuverlässigen Datensicherung.
Jetzt zu meinem Betreff, kann MS SharePoint Server 2016 das weitestgehend alles ober habt Ihr andere Vorschläge? Ich bin für alles offen, nur Architekturwechsel (Linux usw.) kommen nicht in Frage, habe ich schon hinter mir
Viele Grüße,
Matthias.
ich verzweifle an meinen Usern
Ich betreue ein stetig wachsendes Architekturbüro. Das mir zu Verfügung stehende Budget ist immer sehr knapp bemessen, die Anforderungen allerdings nicht. Ich könnte dazu jetzt jede Menge Geschichten erzählen, aber das lasse ich jetzt ...
Mein immer wiederkehrendes Problem, die User sprengen die Infrastruktur an allen Ecken und Enden. Exchange-Postfächer werden vollgestopft, Tausenden von Mails mit zig Megabyte großen Anhängen werden in vielen Postfächern und Öffentlichen-Ordner mehrfach als Kopie gehortet. Dateipfade sind so lang das nichts mehr geht. Dateien werden in vielen unübersichtlichen Versionen gesammelt usw.
Hard- und Softwaretechnisch habe ich jetzt einen neuen ordentlichen Grundstock gesetzt.
Zwei Raid 5 Server mit je WinServer2012R2 als Hypervisor
Hosts: Alle WinServer2012R2 1
1. HOST
1. DC momentan noch mit Exchange und Dateiserver (Mittelfristig soll der Exchange auf einen Memberserver, ist halt aus der Historie so)
2. Terminalserver (Memberserver)
3. SQL-Express für Controllinganwendung (Memberserver)
2. HOST
1. Dateiserver (Memberserver)
2. Testumgebung
Alle VMs werden mit Veeam auf einer NAS gesichert.
Jetzt meine Frage:
Ich suche ein Archivsystem für Mails, am besten Intranet über ein Browser durchsuchbar. Die Inhalte sollten selbstständig indiziert werden und ein PDF-Preview wäre auch klasse.
Außerdem will ich von Öffentlichen-Ordnern weg, also sollte das System selbstständig Mail empfangen können. Wenn die User da auch noch per Drag and Drop Mail "reinwerfen" könnten wäre das auch ein tolles Gimmick. Eine Premiumfunktion wäre natürlich das möglichst weitgehend doppelte Mails und/oder Anhänge vermieden werden.
Als zweites oder noch besser aus einem Guss suche ich ein Dokumentenmanagementsystem, dass das normale Dateisystem ablöst oder zumindest ergänzt.
Wichtig ist mir bei allem natürlich die Leistung, der Preis, einfache Bedienbarkeit und eine Möglichkeit der zuverlässigen Datensicherung.
Jetzt zu meinem Betreff, kann MS SharePoint Server 2016 das weitestgehend alles ober habt Ihr andere Vorschläge? Ich bin für alles offen, nur Architekturwechsel (Linux usw.) kommen nicht in Frage, habe ich schon hinter mir
Viele Grüße,
Matthias.
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6 Comments
Latest comment
Guten Abend...
ich verzweifle an meinen Usern
nicht doch ... 
Ich betreue ein stetig wachsendes Architekturbüro. Das mir zu Verfügung stehende Budget ist immer sehr knapp bemessen, die Anforderungen allerdings nicht. Ich könnte dazu jetzt jede Menge Geschichten erzählen, aber das lasse ich jetzt ...
ist ja standard
Mein immer wiederkehrendes Problem, die User sprengen die Infrastruktur an allen Ecken und Enden. Exchange-Postfächer werden vollgestopft, Tausenden von Mails mit zig Megabyte großen Anhängen werden in vielen Postfächern und Öffentlichen-Ordner mehrfach als Kopie gehortet. Dateipfade sind so lang das nichts mehr geht. Dateien werden in vielen unübersichtlichen Versionen gesammelt usw.
ist normal bei Architekturbüros...
Hard- und Softwaretechnisch habe ich jetzt einen neuen ordentlichen Grundstock gesetzt.
oha...
Zwei Raid 5 Server mit je WinServer2012R2 als Hypervisor
Hosts: Alle WinServer2012R2 1
1. HOST
1. DC momentan noch mit Exchange und Dateiserver (Mittelfristig soll der Exchange auf einen Memberserver, ist halt aus der Historie so)
2. Terminalserver (Memberserver)
3. SQL-Express für Controllinganwendung (Memberserver)
2. HOST
1. Dateiserver (Memberserver)
2. Testumgebung
na ja...
Alle VMs werden mit Veeam auf einer NAS gesichert.
Jetzt meine Frage:
Ich suche ein Archivsystem für Mails, am besten Intranet über ein Browser durchsuchbar. Die Inhalte sollten selbstständig indiziert werden und ein PDF-Preview wäre auch klasse.
Mailstore... ist auch nicht so teuer!
was haben den jetzt die Öffentlichen-Ordner mit dem Mailempfang zu tun...?
Als zweites oder noch besser aus einem Guss suche ich ein Dokumentenmanagementsystem, dass das normale Dateisystem ablöst oder zumindest ergänzt.
das wird nix... vergiss das...
Wichtig ist mir bei allem natürlich die Leistung, der Preis, einfache Bedienbarkeit und eine Möglichkeit der zuverlässigen Datensicherung.
jo.. Mailstore!
Jetzt zu meinem Betreff, kann MS SharePoint Server 2016 das weitestgehend alles ober habt Ihr andere Vorschläge? Ich bin für alles offen, nur Architekturwechsel (Linux usw.) kommen nicht in Frage, habe ich schon hinter mir
nein, der MS SharePoint Server 2016, ist ein SharePoint... und kein Mailarchiv
Viele Grüße,
Matthias.
Frank
ich verzweifle an meinen Usern
Ich betreue ein stetig wachsendes Architekturbüro. Das mir zu Verfügung stehende Budget ist immer sehr knapp bemessen, die Anforderungen allerdings nicht. Ich könnte dazu jetzt jede Menge Geschichten erzählen, aber das lasse ich jetzt ...
Mein immer wiederkehrendes Problem, die User sprengen die Infrastruktur an allen Ecken und Enden. Exchange-Postfächer werden vollgestopft, Tausenden von Mails mit zig Megabyte großen Anhängen werden in vielen Postfächern und Öffentlichen-Ordner mehrfach als Kopie gehortet. Dateipfade sind so lang das nichts mehr geht. Dateien werden in vielen unübersichtlichen Versionen gesammelt usw.
Hard- und Softwaretechnisch habe ich jetzt einen neuen ordentlichen Grundstock gesetzt.
Zwei Raid 5 Server mit je WinServer2012R2 als Hypervisor
Hosts: Alle WinServer2012R2 1
1. HOST
1. DC momentan noch mit Exchange und Dateiserver (Mittelfristig soll der Exchange auf einen Memberserver, ist halt aus der Historie so)
2. Terminalserver (Memberserver)
3. SQL-Express für Controllinganwendung (Memberserver)
2. HOST
1. Dateiserver (Memberserver)
2. Testumgebung
Alle VMs werden mit Veeam auf einer NAS gesichert.
Jetzt meine Frage:
Ich suche ein Archivsystem für Mails, am besten Intranet über ein Browser durchsuchbar. Die Inhalte sollten selbstständig indiziert werden und ein PDF-Preview wäre auch klasse.
Außerdem will ich von Öffentlichen-Ordnern weg, also sollte das System selbstständig Mail empfangen können. Wenn die User da auch noch per Drag and Drop Mail "reinwerfen" könnten wäre das auch ein tolles Gimmick. Eine Premiumfunktion wäre natürlich das möglichst weitgehend doppelte Mails und/oder Anhänge vermieden werden.
das kann nur def User richten...was haben den jetzt die Öffentlichen-Ordner mit dem Mailempfang zu tun...?
Als zweites oder noch besser aus einem Guss suche ich ein Dokumentenmanagementsystem, dass das normale Dateisystem ablöst oder zumindest ergänzt.
Wichtig ist mir bei allem natürlich die Leistung, der Preis, einfache Bedienbarkeit und eine Möglichkeit der zuverlässigen Datensicherung.
Jetzt zu meinem Betreff, kann MS SharePoint Server 2016 das weitestgehend alles ober habt Ihr andere Vorschläge? Ich bin für alles offen, nur Architekturwechsel (Linux usw.) kommen nicht in Frage, habe ich schon hinter mir
Viele Grüße,
Matthias.
Hallo Frank,
Mailstore werde ich mal testen.
Den Teil Deiner Antworten verstehe ich nicht -
??
Ich nutze e-mailaktivierte Öffentliche Ordner um zumindest etwas Ordnung in das Chaos zu bringen.
Gruß, Matthias.
Mailstore werde ich mal testen.
Den Teil Deiner Antworten verstehe ich nicht -
Außerdem will ich von Öffentlichen-Ordnern weg, also sollte das System selbstständig Mail empfangen können. Wenn die User da auch noch per Drag and Drop Mail "reinwerfen" könnten wäre das auch ein tolles Gimmick. Eine Premiumfunktion wäre natürlich das möglichst weitgehend doppelte Mails und/oder Anhänge vermieden werden.
das kann nur def User richten...??
was haben den jetzt die Öffentlichen-Ordner mit dem Mailempfang zu tun...?
Ich nutze e-mailaktivierte Öffentliche Ordner um zumindest etwas Ordnung in das Chaos zu bringen.
Gruß, Matthias.
Hallo Matthias,
als reiner Nutzer kann ich nur zu Mailstore aus eigener Erfahrung sagen:
Seitdem wir Mailstore haben, ist die Suche für mich nicht besser geworden. Leider hat Mailstore es innerhalb von 3 Jahren nicht hinbekommen, dass man Mail im Mailstore mit der Pfeiltaste nach oben oder unten eben anwählen kann. Das geht leider nur mit der Mouse. Das nervt mich als Nutzer gewaltig, meistens kann man die Suche noch nicht so sehr eingrenzen, dass man sich nicht doch eine Vielzahl von Mails anschauen kann. Die Bedienung mit den Pfeil hoch und runter habe ich schon 2-fach als Verbesserung vorgeschlagen. Ist leider bisher noch nicht umgesetzt. Ich bin durch Mailstore nur genervt. Wie gesagt persönliche Meinung als Nutzer!
Leider kenne ich keine vergleichbare Software, somit muss man nehmen was man hat
Als Archiv System und da Du anscheinend auch auf Datei-Vorschau stehst (ich auch), würde ich mir mal
https://www.elooffice.com/index.php?L=0&gclid=EAIaIQobChMI5YvJ3N6q1w ...
anschauen.
Wir setzen im Unternehmen Easy Achriv ein, genau wie Mailstore aus meiner Meinung eine sehr User unfreundliche Lösung. Aber auch hier muss man halt leider nehmen was man hat.
Edit: ich bin gerade verwundert.... als ich mir das angeschaut habe, da hatten die doch auch noch eine deutsche Seite.... bei ELO
E-Mails muss man als Unternehmen archivieren, aber in einem Projektteam, braucht man Projekt Ordner und dann möchte man gerne eine Mail per drag and drop in das Projektverzeichnis verschieben. Und die Mails sollte dann auch im Idealfall gleich mit Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger und Betreff abgespeichert werden. Wäre auch mein Traum...
der Horst
als reiner Nutzer kann ich nur zu Mailstore aus eigener Erfahrung sagen:
Seitdem wir Mailstore haben, ist die Suche für mich nicht besser geworden. Leider hat Mailstore es innerhalb von 3 Jahren nicht hinbekommen, dass man Mail im Mailstore mit der Pfeiltaste nach oben oder unten eben anwählen kann. Das geht leider nur mit der Mouse. Das nervt mich als Nutzer gewaltig, meistens kann man die Suche noch nicht so sehr eingrenzen, dass man sich nicht doch eine Vielzahl von Mails anschauen kann. Die Bedienung mit den Pfeil hoch und runter habe ich schon 2-fach als Verbesserung vorgeschlagen. Ist leider bisher noch nicht umgesetzt. Ich bin durch Mailstore nur genervt. Wie gesagt persönliche Meinung als Nutzer!
Leider kenne ich keine vergleichbare Software, somit muss man nehmen was man hat
Als Archiv System und da Du anscheinend auch auf Datei-Vorschau stehst (ich auch), würde ich mir mal
https://www.elooffice.com/index.php?L=0&gclid=EAIaIQobChMI5YvJ3N6q1w ...
anschauen.
Wir setzen im Unternehmen Easy Achriv ein, genau wie Mailstore aus meiner Meinung eine sehr User unfreundliche Lösung. Aber auch hier muss man halt leider nehmen was man hat.
Edit: ich bin gerade verwundert.... als ich mir das angeschaut habe, da hatten die doch auch noch eine deutsche Seite.... bei ELO
E-Mails muss man als Unternehmen archivieren, aber in einem Projektteam, braucht man Projekt Ordner und dann möchte man gerne eine Mail per drag and drop in das Projektverzeichnis verschieben. Und die Mails sollte dann auch im Idealfall gleich mit Datum, Uhrzeit, Absender, Empfänger und Betreff abgespeichert werden. Wäre auch mein Traum...
der Horst
Zitat von @IxxZett:
Hallo Frank,
Mailstore werde ich mal testen.
Den Teil Deiner Antworten verstehe ich nicht -
das kann nur der User Richten... bedeutet, wenn der User will, haut er dir 30 kopien einer 30 MB mail rein...Hallo Frank,
Mailstore werde ich mal testen.
Den Teil Deiner Antworten verstehe ich nicht -
Außerdem will ich von Öffentlichen-Ordnern weg, also sollte das System selbstständig Mail empfangen können. Wenn die User da auch noch per Drag and Drop Mail "reinwerfen" könnten wäre das auch ein tolles Gimmick. Eine Premiumfunktion wäre natürlich das möglichst weitgehend doppelte Mails und/oder Anhänge vermieden werden.
das kann nur def User richten...??
was haben den jetzt die Öffentlichen-Ordner mit dem Mailempfang zu tun...?
Ich nutze e-mailaktivierte Öffentliche Ordner um zumindest etwas Ordnung in das Chaos zu bringen.
das sind Künstler, freidenker.... mittellos... ah... ok
Gruß, Matthias.
Hallo,
ich empfehle für den Bereich "Mail" immer Reddoxx (https://www.reddoxx.com).
Vorteil, du hast gleich eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung nach GoBD.
Gruß
SH
ich empfehle für den Bereich "Mail" immer Reddoxx (https://www.reddoxx.com).
Vorteil, du hast gleich eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung nach GoBD.
Gruß
SH
Hi
ich werfe mal Veritas Enterprise Vault in den Raum - als Mailarchiv-Lösung.
Wenn du Filesystem ablösen möchtest suche mal nach PLM, ECM Tools - das eine ist für Zeichnungen und additive Dokumente das andere für Dokumente und deren Steuerung.
Gruß
@clSchak
ich werfe mal Veritas Enterprise Vault in den Raum - als Mailarchiv-Lösung.
Wenn du Filesystem ablösen möchtest suche mal nach PLM, ECM Tools - das eine ist für Zeichnungen und additive Dokumente das andere für Dokumente und deren Steuerung.
Gruß
@clSchak
