Synchronisation von Dateien zwischen Notebook und Server

Hallo,
ich suche für folgenden Ablauf eine Lösung.
Wir haben für unsere Baustellen in jedem Projektordner verschiedene Dateien: da wären Bilder, Word Dateien, Excel Dateien und PDF Dateien. Diese Dateien möchten gerne mit auf die Baustelle herausgenommen werden. Eine Online Lösung ist in vielen Fällen alleine schon wegen der Abgelegenheit der Baustelle nicht möglich. Die Exceldateien und PDF Dateien werden (bzw. eigentlich nur jeweils eine Datei) werden auf der Baustelle täglich verändert. In der Excel Datei dokumentieren wir den Baufortschritt in der PDF Datei wird der Baufortschritt eingezeichnet. Bilder kommen auf der Baustelle „täglich“ neue hinzu. Derzeit setzen wir ein Acer W 510 ein und synchronisieren die Daten von Hand. Das nervt natürlich.
Es ist aber auch denkbar, dass ein Kollege in der Zwischenzeit im Büro selber einen Eintrag im Baustellentagebuch vornimmt. Diese kommt eher selten vor, ist aber denkbar.

So jetzt zu meiner Frage: Wie kann ich diesen Prozess automatisieren?
Ich stelle mir das so vor: sobald der Mitarbeiter wieder ins Büro kommt, also unser Wlan Netzwerk ist wieder verfügbar, der das Acer W510 die Synchronisation selbstständig und meckert das bei dem eventuell veränderten bestehenden auf dem Büro Server Dateien (meistens das Baustellentagebuch Excel) „diese Datei wurde in der Zwischenzeit verändert und man muss die Dateien händisch abgleichen“. Also es sollte dann weder in die eine noch in die andere Richtung geschrieben werden. Nur auf einer Seite veränderte Dateien sollten dann abgeglichen werden. Dateien die auf beiden Seiten verändert wurden, sollten somit angemeckert werden. Gelöschte Dateien sollten auch angemeckert werden.
Wichtig wäre der automatische Synchronisationsstart bei Verfügbarkeit unseres Netzwerkes, die Mitarbeiter vergessen es sonst! Erster Schritt ist es die Möglichkeit die Abläufe zu testen, macht der Mitarbeiter die Einträge auf dem mobilen Gerät überhaupt auf der Baustelle. Danach könnte man auch eventuell über ein professionelles System nachdenken.
Sorry, aber so viel Text um vermutlich ein banale Sache. Ich danke für eine Empfehlung.
Danke!! Der Horst