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Termine mit Regel weiterleiten

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: Hittebarn

Hittebarn (Level 1) - Jetzt verbinden

09.05.2012 um 11:31 Uhr, 15052 Aufrufe, 8 Kommentare

Hallo zusammen,

vielleicht kann mir ja hier jemand weiterhelfen. Wäre echt toll!

Wir arbeiten mit XP und Outlook 2003 über einen Exchange Server.

Folgende Konstellation:

In den Kalender des Chefs tragen sowohl er, als auch 2 weitere Personen als Verantwortliche, oder im Vertretungsfall noch weitere 2 Personen, Termine ein. Berechtigungsstufe ist jeweils Stufe 7. So weit funktioniert das noch. Aber: der Chef hat ein Smartphone, mit dem er von unterwegs Termine einträgt oder abändert, wovon die 2 weiteren verantwotrlichen Personen nichts mitbekommen.

Gibt es eine Möglichkeit, z. B. eine Regel, durch die die Verantwortlichen eine Mitteilung (vorzugsweise E-Mail) bekommen können, wenn der Chef einen Termin einträgt oder verschiebt?

Dass er die verantwortlichen Personen explizit auswählen könnte und zu diesem Termin einladen, das ist mir bekannt. Es verhält sich aber so, dass die Verantwortlichen die erforderlichen Leute zu den jeweiligen Terminen einladen und die gesamte Planung samt Ressourcen machen und nicht der Chef selbst.

Das Problem ist Folgendes:
Z. B. wenn ein Termin nach vorne verschoben wird, ohne dass die Verantwortlichen, die die Gesprächspartner zu diesem Termin eingeladen haben, darüber informiert werden, können diese die Gesprächspartner nun über die Verschiebung auf einen früheren Zeitpunkt nicht informieren. Oder, falls noch gewisse Vorbereitungen getroffen werden müssen, hierfür die Zeit nicht mehr ausreicht, da die Änderung zu spät bekannt wurde.

Im Zeitalter der modernen Technik müsste es da doch eine relativ komfortable Lösung geben, ohne dass der Chef einen über Änderungen ständig mündlich informieren muss, oder die Verantwortlichen jeden Tag mehrfach den Kalender von mehreren Tagen, Wochen oder Monaten auf Änderungen manuell durchsuchen müssen.

Vielleicht hat ja jemand ähnliche Konstellationen und hat mir einen Tipp. Es müsste ja eigentlich in verschiedenen Chefetagen so oder ähnlich ablaufen.

Ich hoffe, ich habe mich deutlich genug ausgedrückt, so dass Ihr versteht, was ich genau meine. Ansonsten bitte einfach nachfragen.

Bin für jede Hilfe dankbar.

Viele Grüße
Ute
Mitglied: emeriks
09.05.2012 um 12:12 Uhr
Hi,
ich denke, das geht wirklich nur, wenn die betreffenden Mitarbeiter immer mit eingeladen werden und man bei Änderungen am Termin diese dann auch an alle Teilnehmer senden lässt (da fragt Outlook ja nach).

Ansonsten fällt mir nur VBA ein und etwas eigenes ranprogrammieren.

MRX
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Mitglied: Hittebarn
09.05.2012 um 12:41 Uhr
Hei hei MRX,

vielen Dank für Deine Antwort.

Das ist genau das, was ich auch vermute und was an unseren Chef vermutlich nicht so leicht ranzubringen ist. Aber ich werde mal versuchen, falls nicht noch jemand eine andere Idee hat, den Leuten das so schmackhaft zu machen.

Ob VBA bei uns dafür in Frage kommt, das weiß ich nicht.

Viele Grüße
Ute
Bitte warten ..
Mitglied: NetWolf
09.05.2012 um 15:31 Uhr
Moin Moin,

Aber: der Chef hat ein Smartphone,
ja, das ist ein Problem

mit dem er von unterwegs Termine einträgt oder abändert, wovon die 2 weiteren verantwotrlichen Personen nichts mitbekommen.
verbieten, sofort ein 0815 Händi aushändigen, ohne Internet-Flat und Exchange-Server Anbindung

Gibt es eine Möglichkeit, z. B. eine Regel, durch die die Verantwortlichen eine Mitteilung (vorzugsweise E-Mail) bekommen
können, wenn der Chef einen Termin einträgt oder verschiebt?
nein, mit einer Regel geht das nicht.

Dass er die verantwortlichen Personen explizit auswählen könnte und zu diesem Termin einladen, das ist mir bekannt.
sehr gut
Es verhält sich aber so, dass die Verantwortlichen die erforderlichen Leute zu den jeweiligen Terminen einladen und die gesamte
Planung samt Ressourcen machen und nicht der Chef selbst.
Moment mal, wenn diese Personen bei sich im eigenen Kalender den Termin erstellen und andere dazu einladen, dann und nur dann sind sie der Veranstalter.
Wenn Sie das im Kalender des Chefs machen, ist der Chef Veranstalter!

Apropos Recourcen: Ihr habt Resourcenpostfächer? Also Geräte und Räume?
Die Verantwortlichen sind diesen Postfächern zugeordnet? Dann erhalten sie über diesen Weg eine Info über Veränderungen des Termins.

Das Problem ist Folgendes:
Z. B. wenn ein Termin nach vorne verschoben wird, ohne dass die Verantwortlichen, die die Gesprächspartner zu diesem Termin
eingeladen haben, darüber informiert werden, können diese die Gesprächspartner nun über die Verschiebung auf
einen früheren Zeitpunkt nicht informieren. Oder, falls noch gewisse Vorbereitungen getroffen werden müssen,
hierfür die Zeit nicht mehr ausreicht, da die Änderung zu spät bekannt wurde.
genau dafür gibt es die Resourcenpostfächer, damit die Verantwortlichen für die Resource auch informiert werden.

Im Zeitalter der modernen Technik müsste es da doch eine relativ komfortable Lösung geben, ohne dass der Chef einen
über Änderungen ständig mündlich informieren muss, oder die Verantwortlichen jeden Tag mehrfach den Kalender
von mehreren Tagen, Wochen oder Monaten auf Änderungen manuell durchsuchen müssen.
gibt es schon lange, nutzt einfach die Möglichkeiten

Vielleicht hat ja jemand ähnliche Konstellationen und hat mir einen Tipp. Es müsste ja eigentlich in verschiedenen
Chefetagen so oder ähnlich ablaufen.
mit Resourcenpostfächern alles kein Problem

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: Hittebarn
10.05.2012 um 07:35 Uhr
Hallo Wolfgang,

vielen Dank für Deine Antwort.

Die 2 Verantwortlichen machen diese Termine im Kalender des Chefs und haben dort die Berechtigung 7. Ja, somit ist der Chef der Veranstalter.

Die 2 Verantwortlichen können sich ja auch selber mit einladen, dann bekommen Sie auch eine Mitteilung, wenn der Chef einen Termin verschiebt oder löscht. Bei dieser Vorgehensweise muss der Chef dann einfach auf "Ja" klicken, wenn er danach gefragt wird, ob er die eingeladenen Gäste von der Änderung informieren möchte. Das geht auch noch. Die Eingeladenen müssen daraufhin aber zusagen, und da bekommt der Chef dann von jedem eine E-Mail. Das ist das, was wir eigentlich umgehen wollen. Es handelt sich auch nicht nur um die 2 Verantwortlichen, die da eingeladen werden. Das können zeitweise zwischen 20 und 30 Leute sein. Und, wir sprechen hier nicht von 5 oder 10 Terminen in der Woche sondern pro Tag und vorausgebucht bereits für mindestens 3 Monate.

Ressourcenpostfächer im Outlook haben wir nicht. Bei uns werden verschiedene Ressurcen über das Intranet reserviert. Wäre aber auch nicht das Allheilmittel, da die Besprechungen nicht nur bei uns im Hause oder in einem Besprechungszimmer stattfinden, sondern auch sehr oft bei externen Gesprächspartnern.

Es war einfach die Frage, ob es eine Möglichkeit gibt, Mitteilungen über die Verschiebung von Terminen über eine andere Art und Weise erhalten zu können. Wir wollten es dem Chef einfach erleichtern und umgehen, dass evtl. Termine in den Sand gesetzt werden. Wozu hat er Assistenten, wenn er dann die Arbeit, die eigentlich von den Assistenten gemacht werden soll, selber machen muss.

Habe auch schon mal einen Blick in Outlook 2010 gemacht, ob da evtl. eine Möglichkeit besteht. Bin aber auch dort nicht fündig geworden. Den einzigen Unterschied, den ich dort festgestellt habe ist, dass da im Termin selbst durchgestrichen drin steht, was vorgesehen war, bevor der Termin geändert wurde. Eine Meldung an die Eingeladenen wurde dort überhaupt nicht abgefragt. Das dürfte aber vermutlich ein Häckchen an der richtigen Stelle sein, damit auch dort die Abfrage für eine Meldung kommt.

So, jetzt weiß ich nicht mehr, was ich im Moment noch dazu schreiben könnte.

Viele Grüße
Ute
Bitte warten ..
Mitglied: NetWolf
10.05.2012 um 14:20 Uhr
Moin Moin,

Die 2 Verantwortlichen machen diese Termine im Kalender des Chefs und haben dort die Berechtigung 7. Ja, somit ist der Chef der Veranstalter.
vielleicht sollte man das mal ändern? Die Verantwortlichen sollten die Veranstalter sein und der Chef wird eingeladen.

Die 2 Verantwortlichen können sich ja auch selber mit einladen, dann bekommen Sie auch eine Mitteilung, wenn der Chef einen
Termin verschiebt oder löscht. Bei dieser Vorgehensweise muss der Chef dann einfach auf "Ja" klicken, wenn er
danach gefragt wird, ob er die eingeladenen Gäste von der Änderung informieren möchte. Das geht auch noch.
ja, das wäre auch möglich

Die Eingeladenen müssen daraufhin aber zusagen, und da bekommt der Chef dann von jedem eine E-Mail. Das ist das, was wir eigentlich umgehen wollen.
lies bitte hier letzter Absatz
und hier wenn es um automatische Annahme von solchen Besprechungsanfragen geht.

Es handelt sich auch nicht nur um die 2 Verantwortlichen, die da eingeladen werden. Das können
zeitweise zwischen 20 und 30 Leute sein. Und, wir sprechen hier nicht von 5 oder 10 Terminen in der Woche sondern pro Tag und
vorausgebucht bereits für mindestens 3 Monate.
eben aus diesem Grund sollte der Chef nicht der Veranstalter sein, denn der hat dann die Arbeit damit.

Es war einfach die Frage, ob es eine Möglichkeit gibt, Mitteilungen über die Verschiebung von Terminen über eine
andere Art und Weise erhalten zu können. Wir wollten es dem Chef einfach erleichtern und umgehen, dass evtl. Termine in den
Sand gesetzt werden. Wozu hat er Assistenten, wenn er dann die Arbeit, die eigentlich von den Assistenten gemacht werden soll,
selber machen muss.
eben, s.o. die Verantwortlichen sollten die Veranstalter sein

Habe auch schon mal einen Blick in Outlook 2010 gemacht, ob da evtl. eine Möglichkeit besteht. Bin aber auch dort nicht
fündig geworden. Den einzigen Unterschied, den ich dort festgestellt habe ist, dass da im Termin selbst durchgestrichen drin
steht, was vorgesehen war, bevor der Termin geändert wurde. Eine Meldung an die Eingeladenen wurde dort überhaupt nicht
abgefragt. Das dürfte aber vermutlich ein Häckchen an der richtigen Stelle sein, damit auch dort die Abfrage für
eine Meldung kommt.
doch auch dort gibt es diese Möglichkeit, alles eine Sache der Einstellungen. Allerdings bevor man auf Outlook 2010 umsteigt sollte der Exchange-Server auch auf die neueste Version aktualisiert werden. Auch der Mischbetrieb von Outlook 2003 und 2010 in einer Firma führt oft zu Problemen, also wenn umstellen dann imho ganz oder gar nicht.

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: Hittebarn
10.05.2012 um 15:14 Uhr
Hallo Wolfgang,

danke nochmals für Deine Antwort.

Ich muss mal den Verantwortlichen die Möglichkeiten aufzeigen, und dann sollen die selbst entscheiden, welchen Weg sie gehen möchten. Darüber hinaus müssen sie dann auch mit dem Chef sprechen, was er willig ist, dazu beizutragen

Aber du hast mich jetzt mit etwas Anderem etwas wachgerüttelt. Du erwähnst am Schluss, dass der Umstieg auf 2010 auf einen Rutsch passieren soll, da es oft zu Problemen führt, wenn zweigleisig gefahren wird. Hast Du da zufällig etwas zur Hand, das die möglichen Probleme aufzeigt?

Wir wollen dieses Jahr noch auf 2010 umsteigen. Und was für uns völlig undenkbar ist, ist, dass wir alle Rechner auf einen Schlag umstellen. Wir haben ca. 1.200 Rechner im Einsatz. Dazu noch viele Sonderprogramme, die u.U. noch an 2010 angepasst werden müssen. Und, wenn umgestellt wird, wird sowohl das Betriebssystem als auch das Officepaket umgestellt. Das lässt sich aus Kapazitätsgründen überhaupt nicht auf einmal schaffen. Nicht nur die Installation, sondern auch ein Crash-Kurs für die User braucht seine Zeit.

Wäre nett von Dir, solltes Du was zur Hand haben, aus dem ersichtlich ist, welche Probleme durch 2003 und 2010 auftauchen können, bzw. schon aufgetaucht sind, mir dazu die Links zukommen zu lassen.

Viele Grüße
Ute
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Mitglied: NetWolf
10.05.2012 um 16:17 Uhr
Moin Moin,

nun da gibt es einige tausend Links

Suche einfach nach:
Problem Outlook 2003 Umstellung Outlook 2010
oder
Problem Outlook 2003 Umzug Outlook 2010


Beispiele:
http://blog.itforum-saar.de/2011/04/umzug-von-outlook-2003-nach-outlook ...
http://www.wintotal.de/tipparchiv/?id=1760

Da Ihr vermutlich erst den Exchange-Server umstellen werdet:
http://onehundredwatt.wordpress.com/2010/03/01/exchange-2010-with-outlo ...

Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
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Mitglied: Hittebarn
14.05.2012 um 08:11 Uhr
Hallo Wolfgang,

vielen Dank für die Links.

Ich habe da letzte Woche etwas total übersehen. Ich verstand es so, dass das komplette Officepaket auf einen Satz umgestellt werden sollte. Bin vermutlich schon zu sehr auf das komplette Paket fixiert.

Weiß im Moment nicht, wie unsere Administratoren vorgehen werden, aber denke doch auch, dass sie zuerst den Exchang-Server umstellen werden.

Nochmals vielen Dank für die Antworten und

viele Grüße
Ute
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