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GELÖST

Wann ist Element abgelaufen

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: Exzel

Exzel (Level 2) - Jetzt verbinden

02.11.2009 um 10:06 Uhr, 15390 Aufrufe, 8 Kommentare

Hallo zusammen,

in der AutoArchivierung gibt es die Möglichkeit, abgelaufenen Elemente zu löschen. Wann ist ein Element abgelaufen, wo wird das festgelegt?

Gruß
Mitglied: drop-ch
02.11.2009 um 19:50 Uhr
Hallo Exzel

Der Timestamp vom letzten Zugriff ist massgebend.

gretz drop
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Mitglied: Exzel
04.11.2009 um 09:33 Uhr
Hallo drop,

leider verstehe ich deine Aussage nicht genau. Die E-Mail bekommt also einen Timestamp aufgedrückt. Soweit so gut, aber wann ist diese dann abgelaufen?

Gruß
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Mitglied: drop-ch
04.11.2009 um 16:06 Uhr
Hi Exzel

Wann ist ein Element abgelaufen, wo wird das festgelegt
Heutiges Datum minus Eingabe 'wenn älter als' = Element abgelaufen

...oder kann es sein, dass ich deine doch etwas knapp formulierte Frage nicht richtig verstehe?

gretz drop
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Mitglied: Exzel
04.11.2009 um 16:42 Uhr
Hallo!

Ja, da habe ich etwas wichtiges vergessen zu sagen, sorry. Wir arbeiten mit Outlook 2007. Im Menü unter Extras->Optionen-> Weitere->AutoArchivierung gibt es den Punkt "Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)". Wenn nur dieser und der Punkt "AutoArchvierung alle..." aktiviert ist, dann ist "Element löschen, wenn älter als..." inaktiv.

Es lässt sich somit kein Ablaufdatum in dieser Maske eingeben, weshalb ich da verwundert bin.

Gruß
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Mitglied: drop-ch
04.11.2009 um 21:29 Uhr
Hi Exzel

Nun sind auch die fehlenden Informationen ersichtlich

Die Funktionen des Menüs AutoArchivierung sind von Oben nach Unten zu bearbeiten und durch das Einrücken der Zeilen wird die Abhängigkeit dargestellt.

Bedeutet:

[] AutoArchivierung alle xx Tage > aktiv = AutoArchivierung ist eingeschaltet ; inaktiv = gesamte AutoArchivierung ist ausgeschaltet. Die darunterliegenden Funktionen können nicht ausgewählt werden

[] AutoArchivierung nach Bestätigung beginnen > aktiv = Start muss bestätigt werden ; inaktiv = Startet automatisch

[] Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner) > aktiv = werden gelöscht ; inaktiv = werden nicht gelöscht ; Was "Abgelaufene Elemente" sind, siehe weiter Unten

[] Alte Elemente archivieren oder löschen > aktiv = schaltet die weiteren Einstellungsmöglichkeiten frei ; inaktiv = keine weiteren Einstellungen möglich

Eingerückt: [] Archivordner in Ordnerleiste anzeigen > aktiv = zeigt Archivordner im Navigationsbereich an ; inaktiv = zeigt ihn nicht an

Die restlichen Einstellungsmöglichkeiten sind selbstsprechend.


Abgelaufene Elemente
Die Hilfe-Funktion von Outlook sagt dazu folgendes:
" ;Abgelaufene Elemente sind Nachrichten- und Besprechungselemente, deren Inhalt nach einem bestimmten Datum nicht mehr gültig ist, wie z. B. eine Besprechung, die vor vier Monaten stattgefunden hat, im Kalender aber immer noch angezeigt wird. Obwohl ein Ablaufdatum optional ist, können Sie es beim Erstellen des Elements oder zu einem späteren Zeitpunkt definieren. Bei Ablauf eines Elementes steht dieses nicht mehr zur Verfügung und wird durchgestrichen angezeigt."

PS: Wie bereits angesprochen, wird der interne Timestamp der Elemente (ist nicht zu sehen) beim Öffnen erneuert. Das bedeutet: Öffnest du eine alte eMail von Februar 2009 mittels Doppelklick wird der interne Timestamp auf das aktuelle Datum November 2009 gesetzt. Startest du nun die AutoArchivierung mit 'alles älter 3 Monate' wird diese eMail nicht archiviert, obwohl sie mit Datum Februar 2009 angezeigt wird.

gretz drop
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Mitglied: Exzel
06.11.2009 um 18:01 Uhr
Hallo und danke für deine Geduld.

Ich will jetzt wirklich nicht nerven, aber da gibt es noch immer eine Unklarheit.

"Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)" so lautet der Punkt bei der Funktion AutoArchivierung. Dein Zitat aus der Hilfe bezieht sich auf die Kalenderelemente, obwohl beim Punkt bei der AutoArchivierung (nur E-Mail Ordner) steht.

Das klingt für mich als würden nur E-Mail gelöscht werden, oder?

Und wo lege ich den Zeitraum fest, wann die Elemente abgelaufen sind? Der Punkt "Elemente löschen, wenn älter als..." ist es augenscheinlich nicht.


Gruß
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Mitglied: ThorstenMUC
23.11.2009 um 08:40 Uhr
Hallo Exzel,

bin eben über die gleiche Frage gestolpert wie du: Was hat "Abgelaufene Elemente löschen (nur E-Mail-Ordner)" für eine Funktion, wenn ich weiter unten nochmal angebe, dass Elemente verschoben werden sollen und ab wann sie als abgelaufen gelten.

Meine die Lösung hier gefunden zu haben: http://technet.microsoft.com/de-de/library/cc179124.aspx#section2
"Löscht abgelaufene E-Mail-Nachrichten, statt sie in einen Archivordner zu verschieben."

Ich verstehe das so, dass abgelaufene Termine, Aufgaben etc. wie von drop_ch beschrieben behandelt werden. Ist unsere verwirrende Option aktiviert werden E-Mails gesondert behandelt und nicht verschoben, sondern nach Ablauf gelöscht.

Gruß, Thorsten
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Mitglied: Exzel
23.11.2009 um 09:13 Uhr
Hallo und danke für die Antwort,

da ist es jetzt schon klarer. Ich hab' auch noch eine Antwort auf die Frage gefunden, wie das Datum für den Ablauf festgelegt wird.



Planen der automatischen Archivierung

"Abgelaufene Elemente sind E-Mail-Nachrichten und Besprechungsanfragen, deren Inhalt nach einem bestimmten Datum nicht mehr gültig ist, z. B. ein E-Mail-Element, das vor zwei Monaten abgelaufen ist, aber weiterhin im Postfach des Benutzers angezeigt wird.

Benutzer können in Outlook beim Erstellen oder Senden oder zu einem späteren Zeitpunkt ein Ablaufdatum für Elemente angeben. Wenn das Element abläuft, ist es nicht mehr verfügbar und wird in Ordnerlisten durchgestrichen angezeigt."

Gruß
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