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Word 2007 Überarbeitung von Vorlagen mit Variablen,Links

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: TheToxic

TheToxic (Level 1) - Jetzt verbinden

02.04.2013, aktualisiert 11:23 Uhr, 3561 Aufrufe

Gründe:
- Vereinfachung der Überarbeitung von Impressumsangaben in Word-Vorlagen

Ideen:
- Arbeiten mit Variablen
- Arbeiten mit Links zu externen Dateien

Hallo an alle,

ich habe ein Mittelschweres Problem bei der Überarbeitung von Word Vorlagen.

Ausgangspunkt

In unserer Firma wird mit ca. 80 verschiedensten Word-Vorlagen gearbeitet. Alle sind standardisiert und werden nur durch Mitarbeiter der IT angepasst. Durch häufige Personaländerungen in der Führungsebene ist es notwendig das Impressum in den Vorlagen anzupassen. Bei so vielen Vorlagen verliert man schnell den Überblick und das ganze raubt auch eine Menge zeit.

Ich möchte eine Methode finden, in der ich die Impressumsangabe an einer Stelle ändern kann und dies in alle anderen Vorlagen angepasst wird.
Es sollen keine Makros eingesetzt werden, da dies bei so vielen Dokumenten ein erhebliches Fehlerpotential mit sich bringt. Außerdem sollen die Vorlagen auch von Kollegen überarbeitet werden, die keine Kenntnisse in VBA haben.


Lösungsansätze

1. Arbeiten mit Variablen

Ich habe in einer Test-Vorlage Variablen integriert und wollte diese im darauf erzeugten Dokument mit nutzen.
Die Variablen habe ich manuell in den Dokumenteigentschaften hinterlegt.
(Word-Button-->Vorbereiten-->Eigenschaften-->Dokumenteigenschaften-->Erweiterte Eigenschaften-->Anpassen)
Diese Variablen beziehen sich allerdings (so scheint mir) nur auf das aktuelle Dokument, in diesem Fall die Vorlage, und werden nicht an andere Dokumente übergeben.

Ist es möglich zentrale Variablen für Word Dokumentenübergreifend zu erstellen?


2. Arbeiten mit Links zu externen Dateien

Ich habe in einer Datei die immer wieder zu aktualisierenden Daten einzeln hinterlegt und diese mit einer Textmarke versehen (z.B. Geschäftsführer1)
Auf diese Textmarke verweise ich dann über ein Feld hinter dem folgender Code liegt:
{LINK Word.Document.12 \\PfadZuDokument Geschäftsführer1 \a \t}
Der Verweis funktioniert auch zu 80% zuverlässig. Wenn ich nun aus der Vorlage heraus ein Dokument erstelle erhalte ich den Hinweis: "Das Dokument enthält Verknüpfungen, die möglicherweise auf andere Dateien verweisen. Möchten Sie das Dokument mit den Daten aus den verknüpften Dateien aktuallisieren?"
Diese Fehlermeldung ist Inhaltlich korrekt, ist aber für die Anwender störend. Die so überarbeitenden Dokumente haben bei den Anwendern keinerlei akzeptanz, da die Mitarbeiter am Tag >20 Dokumente schreiben. Mich stört diese Meldung auch extrem.

Ist es möglich diese Meldung zu deaktivieren?
Die aktuallisierung hat außerdem auch nur eine zuverlässigkeit von ca. 80%. Ich würde daher einen anderen Lösungsweg bevorzugen.

Es wäre schön wenn jemand unter euch vielen mir bei den Problemen helfen kann.
Wenn noch Fragen bestehen, dann meldet euch.

Vielen Dank schonmal!
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