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Word Vorlagen (Kopf, Fuß usw) zusammensetzen

Frage Microsoft Microsoft Office

Mitglied: MTM

MTM (Level 1) - Jetzt verbinden

25.01.2006, aktualisiert 26.01.2006, 6071 Aufrufe, 3 Kommentare

Wir haben hier im Unternehmen wesentlich zu viele Word Vorlagen und die Verwaltung wurde leider zentral an die IT Abteilung "abgegeben". Das tägliche Geschäft ist eigentlich kein Problem, aber bei Vorstandswechseln, Logo-Änderungen oder ähnlichem hab ich gut zu tun.

Gibt es die Möglichkeit den Kopf bzw. den Fuss eines Dokuments extern zu speichern und so z.B. 40 Dokumete auf den gleichen Kopf zugreifen zu lassen (bei Erstellung einer DOC aus einer DOT oder so)?

Gibt es generell gute Tools, die einem bei solchen Dingen helfen? Ich hab schon im Internet gesucht, aber irgendwie nichts brauchbares gefunden. Darf ruhig Geld kosten, sollte aber wirklich eine Hilfe sein.

Gibt es sonst generelle Tricks die man beachten sollte? Ich kenn mich mit dem ganzen Thema nicht so wirklich aus, weiß nur, dass es so nicht weitergehen kann.
Mitglied: gize
25.01.2006 um 09:32 Uhr
Mojen MTM,

also ich hätte da so'ne Idee

Versuchs doch mal mit'nem Makro... Du zeichnest Dir in Word ein Makro auf, tust also genau die Schritte beim Aufzeichnen die Du normaler Weise in den Dokumenten tun würdest.

Zum Beispiel
Kopf- und Fußzeilen anzeigen
Grafik einfügen
Texte einfügen
Autotexte einfügen

Dann speicherst Du das Ganze ab, unter'ner .dot. Wenn Du jetzt immer eine aktuelle Kopzeile haben willst, dann ändere den VBA-Code des Dokumentes entsprechend ab, wie zum Beispiel, dass die Kopfzeile beim Öffnen des Dokumentes erstellt(aktualisiert) wird.
Bei Änderungen des Logos, legst Du das neue Logo in einen entsprechnden Ordner und paßt einfach die Pfadangabe der Grafik in dem Quelltext der Vorlage an. Du könntest es auch noch verfeinern in dem Du das Ganze über einen Dialog abwickelst, in dem der Anwender das Logo zum Beispiel frei wählen kann. Wenn es um die Namen und Daten des einzelnen Mitarbeiters geht, könntest Du in einer Datenquelle (Excel; Access...etc.) diese bereitstellen, so dass beim Starten die Daten automatisch aus dieser Quelle gezogen werden, Index dafür ist bei uns der Anmeldename.

Ich hoffe das gibt Dir mal'nen Impuls.

cu next
Bitte warten ..
Mitglied: 16034
25.01.2006 um 13:41 Uhr
Für Neu zu erstellende Dokumente kannst Du Vorlagen (dot) erstellen und auf dem Server in einem freigegebenen Verzeichnis speichern.

Bei den Clients stellst Du bei Word unter
Extras > Optionen > Speicherort für Dateien > Arbeitsgruppenvorlagen den Pfad ein.
(Gilt für Office 2003. Bei älteren Versionen ist die Funktion evtl. an anderer Stelle)

Somit hast Du für alle Clients zentral gespeicherte Vorlagen.
Änderungen wie Vorstand, etc. musst Du dann nur bei den zentral gespeicherten Vorlagen machen.

Mit freundlichen Grüßen
Bitte warten ..
Mitglied: MTM
26.01.2006 um 09:55 Uhr
Die Verteilung ist hier weniger das Problem als die Erstellung / Pflege. Soweit ist es auch geregelt, aber bei >100 Vorlagen dauert sowas trotzdem einige Zeit.
Bitte warten ..
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