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Zwei Outlooks, große Mailflut, Synchron halten

Frage Microsoft Outlook & Mail

Mitglied: ImNotHere

ImNotHere (Level 1) - Jetzt verbinden

10.01.2011, aktualisiert 17:57 Uhr, 4827 Aufrufe, 6 Kommentare

Guten Abend liebes Forum,

folgendes Szenario:

- POP3-Konto
- Zwei PCs mit Outlook 2007
- Ständig Synchron
- Tägliche Mailvolumen: ~ 120 inkl. Lesebestätigung & Junk-Mail
- Ankommende Mails werden ausgedruckt, dann in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben (gelöscht)

Momentan wird das Programm "Syncing.net" benutzt um beide auf den aktuellen Stand zu halten. Dies funktionierte anfangs recht zügig, Synchronisierungszeit ~ 4, 5 Sekunden. Inzwischen ist es knapp ein Monat in Benutzung und die eine pst-Datei ist auf knapp 16 GB gewachsen, die vom anderen PC ist "nur" 4 GB groß, obwohl beide auf <10 Mails gleich viele Mails beinhalten. Jetzt dauert es bis zu einem Tag ehe die Daten wieder synchron sind. Die Mails werden bis zu 3 Monate im Outlook aufbewahrt.
Ich werde gleich den Provider anschreiben ob es nicht die Möglichkeit gibt auf IMAP zu wechseln. Ich denke das wäre die beste Möglichkeit das Problem langfristig in den Griff zu bekommen. Wobei hierbei ja die gelöschten Mails NICHT in "Gelöschte Objekte" verschoben werden, Zitat "Die Ordner für Gesendete Objekte, Entwürfe und Gelöschte Objekte dürfen nicht auf einem IMAP-Server gespeichert sein." (Quelle: http://www.planet-outlook.de/imap.htm). Habe ich das richtig vernommen?
Hättet ihr noch andere Lösungsvorschläge? Wie würde das mit 'nem Exchange-(Simulation) aussehen? Welcher Arbeitsaufwand?
Vielen Dank für die nette Unterstützung im Vorwege, schönen Abend, Mit freundlichen Grüßen

Gerrit
Mitglied: NetWolf
10.01.2011 um 19:15 Uhr
Moin Moin,

- POP3-Konto
- Zwei PCs mit Outlook 2007
- Ständig Synchron
grusel
- das geht i.d.R. schief!
- Frage: warum ist das nötig?

- Tägliche Mailvolumen: ~ 120 inkl. Lesebestätigung & Junk-Mail
grusel, grusel
- dein Provider sollte schon 90%-95% deiner Junk-Mails filtern
- Lesebestätigungen? wer daran glaubt, glaubt auch an den Weihnachtsmann! Abschalten, in der heutigen Zeit sagen diese überhaupt nichts mehr aus, zumal 99% der User die Antwort darauf abgeschaltet haben, weil sie nicht noch mehr Spam haben wollen.

- Ankommende Mails werden ausgedruckt, dann in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben (gelöscht)
grusel, grusel, grusel
- warum noch ausdrucken? warum nicht einfach speichern?
- warum verschieben? und dann noch in diesen Ordner?

Momentan wird das Programm "Syncing.net" benutzt um beide auf den aktuellen Stand zu halten. Dies funktionierte anfangs
recht zügig, Synchronisierungszeit ~ 4, 5 Sekunden. Inzwischen ist es knapp ein Monat in Benutzung und die eine pst-Datei ist
auf knapp 16 GB gewachsen, die vom anderen PC ist "nur" 4 GB groß, obwohl beide auf <10 Mails gleich viele
Mails beinhalten.
das dürfte auch dir auffallen, dass das nicht sein kann. Entweder die PST-Dateien sind gleich, oder eben unterschiedlich.
Ich vermute mal, dass deine Synchronisation einen Fehler hat.

Jetzt dauert es bis zu einem Tag ehe die Daten wieder synchron sind.
Ich vermute mal, dass deine Synchronisation einen Fehler hat.

Die Mails werden bis zu 3 Monate im Outlook aufbewahrt.
es gibt die Möglichkeit, der automatischen Archivierung (in eine andere PST), warum nutzt du sie nicht?

Ich werde gleich den Provider anschreiben ob es nicht die Möglichkeit gibt auf IMAP zu wechseln.
die Hilfe-Seite des Providers im Internet sollte dir das sagen können!

Ich denke das wäre die beste Möglichkeit das Problem langfristig in den Griff zu bekommen.
das kann man so nicht sagen

Wobei hierbei ja die gelöschten Mails NICHT in
"Gelöschte Objekte" verschoben werden, Zitat "Die Ordner für Gesendete Objekte, Entwürfe und
Gelöschte Objekte dürfen nicht auf einem IMAP-Server gespeichert sein." (Quelle:
http://www.planet-outlook.de/imap.htm). Habe ich das richtig vernommen?
egal, dein "handling" der Mails ist einfach falsch

Hättet ihr noch andere Lösungsvorschläge?
bestimmt, aber z.Z. erschließt sich mir der Sinn des Ganzen nicht. Du magst bestimmt deine Gründe haben, aber ich persönlich denke, dass es da noch bessere Wege gibt, wenn man erfahren könnte, was du warum so machst.

Wie würde das mit 'nem Exchange-(Simulation) aussehen?
ohne mehr Hintergrundinfos kann man das so pauschal nicht sagen

Welcher Arbeitsaufwand?
wofür?


Grüße aus Rostock
Wolfgang
(Netwolf)
Bitte warten ..
Mitglied: 2hard4you
10.01.2011 um 20:37 Uhr
Zitat von ImNotHere:
- Ankommende Mails werden ausgedruckt, dann in den Ordner "Gelöschte Objekte" verschoben (gelöscht)

Moin,

ach Du bist der, der die Abholzung des Regenwaldes verursacht

aber im Ernst - so wie Netwolf beschrieben hat - Du solltest Dich auf den Hosenboden setzen und Dir mal über ein ordentliches Mailhandling Gedanken machen - Brainstorming bei Bier, Wein oder Wasser - und dann das zusammenfassen (und alles ohne Papier bitte) - und dann Deine Fragestellung etwas konkretisieren...

Gruß

24
Bitte warten ..
Mitglied: ImNotHere
11.01.2011 um 00:18 Uhr
Moin und guten Abend,
vielen Dank für die gutgemeinte Kritik
Zitat von NetWolf:
- Frage: warum ist das nötig?
Ich sehe es ebenfalls wie ihr, mir sind aber momentan die Hände gebunden was eine komplette Umstellung der Mailstruktur angeht. Alle Mails von ca. 15 Mitarbeiter laufen über ein bzw. zwei Outlook-Konten. Sprich, es gibt nur eine Mailadresse über den der komplette Schriftverkehr des Büros abgewickelt wird, das ist wirklich gruselig!
Grund: das es um sensible Daten geht, sollen so wenig PCs wie möglich mit dem Internet verbunden sein. Sprich die 15 Workstation haben keinen Zugriff bzw. sehr eingeschränkten Zugriffs aufs Internet.

grusel, grusel
- dein Provider sollte schon 90%-95% deiner Junk-Mails filtern
- Lesebestätigungen? wer daran glaubt, glaubt auch an den Weihnachtsmann! Abschalten, in der heutigen Zeit sagen diese
überhaupt nichts mehr aus, zumal 99% der User die Antwort darauf abgeschaltet haben, weil sie nicht noch mehr Spam haben
wollen.
Ebenfalls auf Anweisungen des Chefs. Ich bin nur das ausführbare Organ.

grusel, grusel, grusel
- warum noch ausdrucken? warum nicht einfach speichern?
Tja, Zitat vom Chef "Wir sind noch ein altes Papierbüro". Das sagt alles oder?!
- warum verschieben? und dann noch in diesen Ordner?
Die beiden Sektretärinen drucken die Mails aus, nur die. Kommt nun aber ein andere Mitarbeiter um eine Mail zu schreiben, markiert er evtl. eine Mail, die im Posteingang liegt als gelesen. Nun wissen die Sektretärinen nicht, ob die Mail schon ausgedruckt wurde oder nicht. Deshalb ist es so geregelt, jede Mail die im Eingang liegt, muss noch ausgedruckt werden, danach wird diese "gelöscht" und man weiß, dass es die Mail in Papierform gibt.
das dürfte auch dir auffallen, dass das nicht sein kann. Entweder die PST-Dateien sind gleich, oder eben unterschiedlich.
Ich vermute mal, dass deine Synchronisation einen Fehler hat.
Tja das Ding an der Geschichte, die Ordner sind ja bis auf <10 Mails synchron, und diese werden kaum ~ 10 GB ausmachen.


> Die Mails werden bis zu 3 Monate im Outlook aufbewahrt.
es gibt die Möglichkeit, der automatischen Archivierung (in eine andere PST), warum nutzt du sie nicht?
Dies passiert ja. So das halt die letzten drei Monate nur drin sind.

> Ich denke das wäre die beste Möglichkeit das Problem langfristig in den Griff zu bekommen.
das kann man so nicht sagen
Was wäre deine Lösung? IMAP wird vom Provider NICHT unterstützt, trotz Business-Vertrag.

bestimmt, aber z.Z. erschließt sich mir der Sinn des Ganzen nicht. Du magst bestimmt deine Gründe haben, aber ich
persönlich denke, dass es da noch bessere Wege gibt, wenn man erfahren könnte, was du warum so machst.
Ich hoffe die kurze Beschreibung reicht soweit ersteinmal.

> Welcher Arbeitsaufwand?
wofür?
Um einen Exchange-(Simulation) aufzusetzen.

Grüße aus Rostock
Mein Nachbar ;)
Grüße aus Lübeck, aber momentan Grüße aus Innsbruck
Bitte warten ..
Mitglied: Synchronizer
11.01.2011 um 19:09 Uhr
Hättet ihr noch andere Lösungsvorschläge?

Hast du es mal mit Easy2Sync für Outlook probiert?
http://www.easy2sync.de/de/produkte/e2s4o.php

und die eine pst-Datei ist auf knapp 16 GB gewachsen, die vom anderen PC ist "nur" 4 GB groß
Probiere mal sie zu komprimieren. Wenn sie DANN noch recht verschieden sind, ist wirklich was schlimm geworden.

Grüße,

Thomas
Bitte warten ..
Mitglied: ImNotHere
11.01.2011 um 19:23 Uhr
Easy2Sync probiere ich gerade in meinem privaten Netzwerk aus. Diese Software scheint mir evtl. wirklich als eine gescheite Lösung, hoffentlich ...

Zur PST.Datei, ja klar daran wird es liegen. Hatte die eine Datei mal archiviert und dann nicht komprimiert.
Ich melde mich soweit Easy2Sync im Netzwerk läuft
Mit freundlichen Grüßen
Bitte warten ..
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